Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сотрудник увольняется. Как платить компенсацию за неиспользованный отпуск?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.
Как отправить сотрудника в «принудительный» отпуск
Итак, что же делать с заядлыми трудоголиками, из-за которых компания несет необоснованные риски? В данном случае полагаем возможным отправить работника в отпуск «принудительно».
Как уже говорилось, график отпусков работодатель вправе утвердить самостоятельно, не спрашивая мнения работника, если он не относится к особо защищаемым категориям.
Поэтому предлагаем действовать следующим образом:
- Составить график отпусков или дополнение к уже существующему графику, где указать соответствующим работникам как очередной отпуск за текущий год, так и неотгулянные дни за прошедшие годы. Работника можно отправить отгуливать как сразу весь отпуск, так и разбить неиспользованный отпуск на части.
- Хотя работодатель и не обязан знакомить работника с графиком отпусков, следует все же сообщить о намерении «выпроводить» его в отпуск. Можно отправить график отпусков на электронную почту или разместить его на информационном стенде, чтобы соответствующие работники обратили внимание на этот документ и могли заранее скорректировать свои личные планы.
- Своевременно известить сотрудника о времени начала отпуска, начислить и выплатить ему отпускные, чтобы у него не было повода отказаться от отпуска по причине нарушений со стороны работодателя (ч. 2 ст. 124 ТК РФ).
- Издать приказ об отпуске и ознакомить с ним работника под личную подпись.
Теперь рассмотрим нюансы, которые могут возникнуть в данной ситуации:
- работник отказывается ставить подпись об ознакомлении с приказом об отпуске. Тогда придется собрать комиссию (или свидетелей) и составить акт о том, что он с приказом был фактически ознакомлен уполномоченным лицом, приказ ему зачитали вслух, а работник от подписи отказался;
- работник в период нахождения в отпуске все равно присутствует на рабочем месте. На этот случай можно заранее в приказе об отпуске прописать, что работнику на период отпуска не будут поручаться задания в рамках функционала, не будут предоставляться рабочее место, необходимое оборудование, программное обеспечение, обеспечиваться доступ к учетной записи и т. п.
Как рассчитывается компенсация за неиспользованный отпуск?
При компенсации за неиспользованный отпуск важно учесть точное количество дней. Сама процедура аналогична как при увольнении, так и без него.
Для расчета компенсации по неиспользованному отпуску, берется период равный 12 месяцем до начисления этой самой выплаты. Сумма за 1 год делится на 12 месяцев для вычисления средней зарплаты за годовой период. Далее это число и будет основанием для расчета отпускного возмещения, а именно число з/п за 1 день работы. В среднем срок основного отпуска колеблется от 28 до 31 дня. Постановлением установлено среднемесячное правило отсчета, а именно это число равно 29,3 дня.
Таким образом мы получаем такой пример расчета:
Компенсация = годовой доход/12 месяцев/29,3 дня * сумма дней отпуска, подлежащих возмещению.
Возможны ситуации, когда работник в течении года, который берется в расчет, отсутствовал (к примеру, болел). Такие условия способствуют более сложному расчету компенсации. Для этого сначала необходимо посчитать сумму дней в полных месяцах, а затем отдельно посчитать рабочие дни в неполных месяцах.
Такая формула будет выглядеть примерно так:
Компенсация = (29,3 дня * количество полных месяцев работы + сумма неполных рабочих дней) * сумма дней, подлежащих возмещению.
Порядок возмещения компенсации прописывается в листе расчета.
Когда компенсационное возмещение начисляется по причине увольнения работника, форма 2-НДФЛ, выдаваемая на руки при уходе сотрудника, помимо основной информации, содержит в себе данные о сумме компенсации.
Согласно Трудовому Кодексу РФ, вам, как работнику какой-либо организации, работодатель должен предоставить минимум 28 дней в году основного отпуска. Если у вас не возникло желание его использовать, возможен перенос отдыха на следующий год.
Работодатель не имеет право не предоставлять вам отдых более 2 лет. Это запрещено законом.
Неиспользованный отпуск всегда возможно заменить выплатой (компенсацией), но сумма положенных к ней дней колеблется в зависимости от того, увольняется работник или нет.
Для расчета положенной к выплате суммы, необходимо сложить все рабочие дни за прошедший год и высчитать среднюю зарплату, по которой будет видна сумма компенсации. Для того, чтобы получить деньги за не использованный отпуск, следует написать заявление начальнику организации.
Когда отпуск сотрудника можно заменить деньгами
По трудовому законодательству каждый сотрудник имеет право на оплачиваемый 28-дневный отпуск за каждый отработанный год. Отпуск гарантирует, что человек наберётся сил и продолжит работу без риска для здоровья. Поэтому основной отпуск запрещено подменять денежной компенсацией. О наказании за нарушение этого правила поговорим далее.
Существует всего две ситуации, когда работодатель может компенсировать отпуск деньгами, а именно:
Сотрудник просит заменить деньгами дополнительную часть отпуска, превышающую 28 календарных дней.
Некоторым категориям работников положены дополнительные (и удлинённые основные) отпуска. В общей сложности их ежегодный отпуск длится больше 28 дней. Это работники:
- трудящиеся в опасных или вредных условиях;
- инвалиды;
- с ненормированным рабочим днём;
- трудящиеся в районах Крайнего Севера и приравненных местностей;
- педагогические и медработники.
Трудовое законодательство не менялось
Минтруд напоминает, что изменений в Трудовом законодательстве не было. Компенсация за отпуск до сих пор выплачивается в полном объёме (письмо Минтруда от 25.01.2021 № 14−2/ООГ−521).
В соответствии со статьей 127 Трудового кодекса Российской Федерации, если работник не использовал отпуска за предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска при увольнении.
Компенсации при увольнении подлежат неиспользованные отпуска за все годы работы работника независимо от основания увольнения работника
Согласно ТК РФ, уволенный работник получает компенсацию за все дни неотгулянного отпуска вне зависимости от срока давности и причины увольнения. Если он пять лет не отдыхал, то и компенсация будет начислена за пять лет. Исключений нет.
Сколько лет можно копить неиспользованный отпуск, его неиспользованную часть?
Составляемые на производстве графики отпусков не всегда совпадают с нашими планами, или из-за каких-то личных обстоятельств мы не можем использовать эти отпуска полностью. Поэтому нередко, оформляя отпуск, выходим на работу раньше, оставляя неиспользованный отпуск или его часть «на потом».
- И вот мы подошли к главному вопросу — 2 года сбережения своего отпуска считается максимумом! В противном случае, выше мы уже упоминали, вышестоящий орган вправе отправить вас отдыхать! Даже через «не хочу»! Но эту сторону как раз и должен контролировать работодатель, а точнее его поручитель из отдела кадров.
- Нет, работнику отпуск тоже нужен, ведь всех денег не заработаешь. А отдых — это уже физиологическая потребность организма. При этом не обязательно должен быть физический труд до изнеможения — любое повторяющееся действие утомляет морально! После отпуска вы получите больший заряд энергии и энтузиазма. Вам, как гражданину, следует придерживаться законов, а как сотруднику, следует выполнять уставы и графики отпусков.
- Но у работодателя есть более веские для этого основания, исходя из 1 части ст. 5.27 КоАП РФ. Это уже может быть наложение штрафных взысканий в зависимости от объема производства и финансового потока, но сумма может быть в пределах от 50 тыс. рублей. В крайнем случае — компания может и вовсе прекратить свою функциональность.
- Кстати, неиспользованная часть отпуска также имеет срок годности своего сбережения — 12 месяцев! И, опять же, работодатель обязан контролировать, чтобы работники вовремя использовали свои части от каникулярных периодов, а не делали из них пирамиды!
Ответы на распространенные вопросы
Вопрос №1: Может ли работодатель не предоставить отпуск перед увольнением, а только компенсацию?
Ответ: Право на отпуск предоставляется работодателем, поэтому заявление может быть отклонено и выплачена компенсация. Датой увольнения будет отражен последний день отпуска, в течение которого нельзя принять на место увольняющегося нового работника.
Вопрос №2: Нередко случаются ситуации, когда работник много лет использовал право на отпуск. Как быть работнику, если работодатель не желает отпускать своего работника и заявление на увольнение?
Ответ: Процедура увольнения должна быть соблюдена обеими сторонами. Поэтому работнику необходимо уведомить работодателя не менее чем за две недели до планируемой даты увольнения. Работодатель обязан принять это заявление. При отказе работнику следует зарегистрировать заявление у секретаря. Как вариант – отправка заявления по почте с описью вложения.
Как посчитать дни неотгуленного отпуска?
Число дней отпуска, оказавшегося невостребованным, на момент увольнения сотрудника высчитывается при сравнении количества дней ежегодного отпуска, которые заработал сотрудник, с числом использованных им дней.
В некоторых ситуациях сотрудники вправе получить полную или пропорциональную выплаты.
На полную компенсацию при увольнении могут рассчитывать категории сотрудников:
- Которые работают в одной компании на протяжении 11 месяцев;
- Которые проработали в одной компании от 5,5 до 11 месяцев и были уволены по причинам ликвидации или реорганизации предприятия, сокращения штата или уменьшения объёма работ, поступления на военную службу, выявившейся непригодности к работе.
В иных же ситуациях сотрудники могут рассчитывать на получение пропорциональной выплаты.
Что это такое и когда можно на неё претендовать?
Законодательство запрещает работу в выходные, отсутствие обеда и отпуска. Один раз в год каждый трудящийся должен отдыхать не менее 28 календарных дней.
Если человек трудится в тяжёлых условиях, он имеет право на дополнительные дни отдыха. Как поступить в ситуации, если время отдыха прошло, а отгулять дни сотруднику так и не удалось? Можно ли вместо отдыха выплатить компенсацию? В каких случаях неиспользуемый отпуск может быть заменен денежной выплатой?
В таком случае существуют несколько вариантов:
- Отдохнуть, то есть взять все заслуженные дни.
- Получить денежную компенсацию за накопившийся период при увольнении. Однако количество дней не должно превышать 28.
- Если предусмотрен дополнительный отпуск, то можно взять денежную компенсацию вместо него.
Следовательно, получить выплату за неиспользованные дни отпуска можно только лишь при увольнении или выходе на пенсию. Можно ли получить деньги, не увольняясь? В этом случае возможно получить оплату за дополнительный отпуск и только за дни, которые входят в стандартный отпуск (то есть более 28 дней).
О порядке начисления выплат за неиспользованные дни отпуска при увольнении и расчёте компенсации можно узнать в нашем материале.
Ответы на распространенные вопросы о том, какая компенсация за отпуск при увольнении за прогулы
Вопрос №1: Можно ли рассчитаться с сотрудником позднее дня увольнения, если трудовые отношения были прекращены по причине прогулов?
Ответ: Нет, несмотря на то, что в увольнении виноват сам сотрудник, работодатель должен соблюдать законодательные нормы и осуществлять окончательный расчет в день увольнения.
Вопрос №2: Сотрудник, уволенный за прогулы, не явился на работу, чтобы забрать причитающиеся ему деньги и трудовую книжку, что делать работодателю?
Ответ: Если сотрудник не явится на работу в течение 3 дней, наниматель обязан направить ему уведомление о необходимости прийти за деньгами и трудовой книжкой. Письмо должно быть заказное с уведомлением о вручении.
Невозможность замены деньгами
Для некоторых людей вопрос о том, положена ли компенсация за неиспользованный отпуск, не может быть поднят ни при каких обстоятельствах. В данную категорию входят беременные женщины и работники до 18 лет.
Для людей, занятых во вредных или опасных условиях труда, компенсация за отпуск по ТК РФ за дополнительные дни отдыха также недопустима. Однако на компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск при увольнении указанная норма законодательства не влияет.
Если сотрудник имеет право на денежную компенсацию за неиспользованный отпуск без увольнения в 2018 году, он в целях проведения данной операции в бухгалтерском и кадровом учете обязан написать заявление на компенсацию отпуска, образец которого может быть следующим.
Учитывается ли период нахождения в отпуске без сохранения зарплаты для расчета дней компенсации при увольнении?
Рассмотрим ситуацию, когда работник в течение года брал отпуск без сохранения зарплаты, а затем решил уволиться. Положены ли ему дни отпуска, которые приходились на период нахождения в отпуске без сохранения зарплаты? Нужно ли этот период учитывать при расчете положенных дней отпуска и суммы компенсации?
В ст.91 ТК РК указаны периоды, которые засчитываются в трудовой стаж при предоставлении оплачиваемого отпуска. К ним относятся периоды, когда работник:
- фактически работал;
- не работал, но за ним сохранялось место и зарплата;
- был на больничном (в т.ч. по беременности и родам);
- проходил процедуру восстановления на работе (в результате трудового спора, незаконного увольнения и т.д.).
Расчет компенсации в случае нестандартных ситуаций
Не исключено возникновение следующих нестандартных ситуаций во время расчета оплаты за неиспользованный отдых:
- Сотрудник, который хочет уволиться, не отработал две недели с начала месяца. В таком случае компенсация ему не начисляется.
- Только в том месяце, когда произошло увольнение, у сотрудника был доход. В таком случае размер среднего заработка вычисляют путем деления начисленной за этот месяц заработной платы на среднее количество дней в нем. Данную величину вычисляют, ориентируясь на число 29,3, при этом учитывают долю рабочих дней по отношению к общему числу дней в месяце, когда служащий уходит с работы (Постановление Правительства РФ № 922 п. 10 от 24 декабря 2007 года).
- За последний месяц отсутствует доход. Чтобы рассчитать средний заработок, в этом случае ориентируются на предшествующий период (Постановление Правительства РФ № 922 п.6 от 24 декабря 2007 года). При отсутствии дохода в предыдущем месяце расчет среднего заработка происходит с учетом оклада или тарифной ставки.
- За год работы, который рассматривается при вычислении, служащий брал неоплачиваемые отпуска. Продолжительность отдыха составила больше 14 дней. При наличии разницы между длительностью отпуска за свой счет и двумя неделями, период неотгулянного отпуска сокращается.
- Сотрудник брал отпуск авансом и затем решил уйти с работы, при этом не собирается отрабатывать год до конца. При отсутствии возможности выплатить отпускные полностью с работника удерживают излишние выплаты.
Алгоритм расчета компенсации полностью
По порядку действий исчисление выглядит так:
- рассчитывают стаж (ст. 121 ТК);
- за каждый месяц полагается 2,33 дн. отпуска (письмо №5921-ТЗ, Роструд). Указанную цифру умножают на стаж – на отработанные фактически месяцы. При этом учитывают округление (выше мы описали, как это делают);
- от полученного отнимают отгулянное время (в днях).
Применяют 2 варианта формул. Рассмотрим их в таблице:
| Способ | Уравнение | Когда лучше использовать |
| 1 | Отработанное (в мес.) умножают на 2,33, и от полученного отнимают то, что было использовано. | Полученная цифра округляется в сторону возрастания, то есть, на пользу работника.
Зачастую используется бухгалтерами. |
| 2 | Отработанное (в мес.) за год умножается на длительность предусмотренных законом за год дней отпусков. Полученное разделают на 12. | Используется в судебных процессах, так как гарантирует получение более точного результата (определение Санкт-Петербургского суда от 13.02.14-го №33-2064/14). |
Выплаты за отпуск с последующим увольнением
Есть ситуации, когда сотрудник часть отпуска берет по факту с последующим увольнением, а за остаток желает получить компенсацию. Рассмотрим алгоритм действий и особенности такого варианта обстоятельств:
| Параметр | Описание |
| Процесс оформления | Гражданин может взять отпуск перед уходом с работы фактически. Тогда последним днем будет считаться крайняя дата окончания такого отдыха, а весь расчет и все финишные процедуры (выдача трудовой книжки и пр.) проведут в последний день перед отпуском.
То есть, если помимо взятого по факту, есть еще часть неиспользованного, то компенсацию сотруднику выплатят перед уходом на отдых, и при этом уволенным он будет считаться после его окончания. В заявлении необходимо в обязательном порядке прописать прошение о предоставление части отдыха по факту, указывать дату увольнения не обязательно. По умолчанию, это последнее число отпуска, но дату его начала и продолжительность в днях вписать надо. |
| Последняя дата работы | По всем заключительным процедурам – по расчету, отметкам в трудовой книжке и ее вручению увольняемому – применяется норма, предписывающая все перечисленное осуществить в последнее число перед отпуском (ст. 127 ТК). |
| Какие суммы выплачивают | Все суммы перечисляют авансом в последнее число перед уходом в отпуск – так, как если бы гражданин уже отбыл его фактически. Денежный аналог неиспользованных дней перечисляется только в случае, если они есть после учета фактически отгулянного.
Исчисления производят по уравнениям, указанным нами выше: определяют, сколько лицу предоставлено дней за весь период трудовых отношений на данном предприятии, отнимают продолжительность будущего отдыха, предоставленного фактически, так как если бы он уже был отгулянным. Результат и будет являть собой невзятый период. Затем исчисляют среднедневной заработок и подставляют все переменные в одну из формул, указанных выше. |