Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения командировочного удостоверения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Действия сотрудника после командировки
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
Оформление командировки
При направлении в командировку нужно оформить:
- служебное задание (форма № Т-10а);
- приказ о направлении сотрудника в командировку (по форме № Т-9 или Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма № Т-10).
Эти документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Служебное задание, как правило, оформляет непосредственный руководитель командируемого. В нем указываются:
- информация о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение и должность);
- место командировки (государство, город и название компании);
- срок командировки (в т.ч. даты начала и окончания командировки);
- наименование организации, которая оплачивает расходы работника во время командировки;
- основание для командирования.
На документе должны стоять подписи сразу трех лиц: руководителя структурного подразделения, руководителя организации, командируемого работника. Забегая вперед, скажем, что по возвращении из командировки на том же бланке служебного задания составляется краткий отчет о выполнении задания. Делает это, как правило, сам сотрудник, а руководитель структурного подразделения утверждает отчет.
Рассмотрим заполнение формы № Т-10а на примере.
На что следует обращать внимание в части расходов?
1. Транспорт
Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить. Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета.
Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать. Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое. При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается.
2. Найм жилья
До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем. Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать. Стоимость всей суммы в этом случае будет включена в расход.
3. Представительские расходы
Во время командировки делегации могут возникнуть различные дополнительные расходы, например, связанные с затратами на рестораны и т д. В таких случаях вступает в силу ограничение в части представительских расходов (не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный/налоговый период). Если это ограничение не будет преодолено, то все расходы можно учитывать при расчете налогов (налога на прибыль или налога в связи с применением УСН).
Что делать, если расходы превысили допустимые нормы? В таких случаях работодатель может возместить работнику все расходы, несмотря на то, что норма превышена, но учесть их при расчете налогов он сможет только в той части, на которую распространяется закон, а остальную часть списать на убытки.
Выплата суточных
Размер суточных
В настоящее время закон позволяет выплачивать суточные, которые не облагаются налогом на доходы физических лиц, в пределах 700 руб. в сутки. Но если, например, в командировку едет директор, то можно предположить, что 700 руб. в сутки ему не хватит. Ему могут назначить большую сумму, при этом сумма, превышающая 700 руб., будет облагаться налогом на доходы физических лиц в размере 13%.
В случае с загранкомандировками размер суточных варьируется в зависимости от того, в какую страну направляется командировочное лицо. Это также нормируется законом.
Документы, утверждающие размер суточных
Величина суточных утверждается приказом директора, в котором можно прописать, каким категориям работников какая величина суточных устанавливается. Можно установить любой критерий (по отделам, должностям, фамилиям и т д.), который можно однозначно толковать и использовать при указании суточных в приказе.
Расчет командировочных
Суточные выплачиваются за все дни нахождения сотрудника в командировке. Расчет командировочных производится по календарным дням из расчета среднего заработка.
Правила оформления командировочного удостоверения
Стандартная унифицированная форма для составления удостоверения на командировку заполняется с двух сторон листа. Есть три части, которые нужно заполнить.
Первая часть лицевой стороны бланка включает:
- номер удостоверения, под которым оно вносится в журнал учета;
- полное наименование предприятия с указанием его формы (индивидуальный предприниматель, открытое или закрытое акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью);
- дата, когда издан документ.
Вторая часть документа, также расположенная на лицевой стороне формы, включает основные сведения о гражданине, отправляемом в командировку:
- Ф. И. О.;
- табельный порядковый номер личного дела;
- занимаемая должность;
- место прохождения служебного задания;
- цель командировки (обучение, проверка работы филиала, повышение квалификации, совершение сделки и т. д.);
- сроки поездки.
Сейчас нет необходимости оформлять командировочное удостоверение. Оформлять его или нет – решает сам работодатель. На его усмотрение – он может использовать унифицированную форму Т-10, которая применялась ранее, или же разработать свой бланк.
Вне зависимости от того, на каком бланке будет оформляться удостоверение, если администрация приняла решение о его использовании, его необходимо закрепить в локальном акте. К нему нужно приложить бланк.
Бланк удостоверения заполняется одинаково во всех случаях:
- сведения о работодателе;
- сведения о командированном;
- данные о поездке – место назначения, даты отсутствия, название принимающей фирмы.
Если не оформлять удостоверение, то подтвердить факт служебной поездки можно различными документами, например:
- проездными – на поезд, самолёт, автобус;
- чеками, квитанциями за бензин;
- платёжными документами за гостиницу;
- договором о найме жилого помещениями – договор аренды квартиры, комнаты в квартире, дома или его части;
- штампами в заграничном паспорте;
- служебной запиской;
- иными документами.
Форма и структура командировочного удостоверения
Удостоверение может выглядеть в виде книжки или простого бланка. Организации сами выбирают нужный формат. Если один и тот же сотрудник постоянно ездит в командировки, то ему выдают документ многоразового использования в виде книжки (унифицированная форма Т-10).
Если поездки случают очень редко, то бланк распечатывается на простой бумаге по форме, утвержденной руководством.
Удостоверение содержит:
- данные о предприятии (наименование, коды ОКУД, ОКПО);
- номер внутренней регистрации (по бухучету);
- дату выдачи;
- Ф. И. О. сотрудника, его должность;
- место поездки (название компании);
- цель поездки;
- на какой срок отправляется;
- номер паспорта;
- подпись и печать отправляющего директора.
В бланке принимающая сторона так же должна отметить время прибытия и отъезда командировочного. Данные скрепляются подписью и печатью.
Как подтвердить факт служебной поездки без командировочного
Как мы уже говорили, командировочное удостоверение предназначалось для того, чтобы удостоверить факт нахождения работника в служебной поездке.
Однако если фирма примет решение не оформлять работнику указанный документ, то срок нахождения в командировке могут подтвердить проездные билеты. При поездке по делам работодателя на личном или служебном транспорте следует заполнять служебную записку, приложив к ней путевые листы, счета, квитанции или иные документы, которыми можно подтвердить маршрут следования.
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Как оформить командировочное удостоверение
Форма удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. Бланк удостоверения является рекомендованным, то есть при желании организация может разработать собственную форму командировочного листа.
На лицевой стороне документа указывают:
Что написать в качестве цели командировки, в законе не говорится. В качестве примера можно привести самые разные варианты:
Отдельно прописывается, что удостоверение действительно только при предъявлении паспорта или другого документа, который его заменяет.
Командировочное удостоверение распечатывают в одном экземпляре и подписывают у гендиректора. Затем отдают командированному — он должен хранить его при себе во время поездки, а по возвращении отдать в отдел кадров или бухгалтерию.
Образец заполнения бланка по форме «Т-10»
| Унифицированная форма N Т-10
Утверждена постановлением Госкомстата России |
||||||||||||||||||||||||||||||
| от 05.01.2004 N 1 | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Код | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Форма по ОКУД | 0301024 | |||||||||||||||||||||||||||||
| ООО «Легион» | по ОКПО | 1265223 | ||||||||||||||||||||||||||||
| наименование организации | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Номер документа | Дата составления | |||||||||||||||||||||||||||||
| КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ | 256 | 24.06.2020 | ||||||||||||||||||||||||||||
| Табельный номер | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Работник | Иванов Семен Борисович | 552 | ||||||||||||||||||||||||||||
| фамилия, имя, отчество | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Отдел основного производства | ||||||||||||||||||||||||||||||
| структурное подразделение | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Инженер-технолог | ||||||||||||||||||||||||||||||
| должность (специальность, профессия) | ||||||||||||||||||||||||||||||
| командируется в | Россия Алтайский край г.Барнаул ООО «Смена», ООО «Регион» | |||||||||||||||||||||||||||||
| место назначения (страна, город, организация) | ||||||||||||||||||||||||||||||
| для | Обмена опытом | |||||||||||||||||||||||||||||
| цель командировки | ||||||||||||||||||||||||||||||
| на | 15 | календарных дней (не считая времени нахождения в пути) | ||||||||||||||||||||||||||||
| с | “ | “ | 27 июня | 20 | 18 | г. по | “ | “ | 11 июля | 20 | 18 | г. | ||||||||||||||||||
| Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его документа | Паспорт РФ , серия 40 25 №253156 | |||||||||||||||||||||||||||||
| наименование, номер | ||||||||||||||||||||||||||||||
| Руководитель | Директор | Сидоров | Сидоров П.С. | |||||||||||||||||||||||||||
| должность | личная подпись | расшифровка подписи | ||||||||||||||||||||||||||||
Для чего требовалось командировочное
Когда фирма посылает сотрудника в другой город, или даже страну, ее руководители желают быть уверенными, что в этой поездке сотрудник выполнит обязательства, возложенные на него. Именно поэтому работник обязан был получить на руки командировочное удостоверение. При выезде в нем ставилась соответствующая отметка. По прибытии на место этот документ предъявлялся, чтобы получить печать и подпись. Именно это и становилось основным доказательством того, что сотрудник компании выехал из родного города, и прибыл в пункт назначения.
Также не исключена вероятность того, что правоохранителей заинтересует цель, с которой иногородний гражданин временно проживает не по адресу своей регистрации. Достаточно предъявить документ, подтверждающий факт командировочной поездки, все вопросы будут сняты.
Каков порядок заполнения формы № Т-10?
Сотрудник, который оформляет командировочное удостоверение, обязан придерживаться следующего порядка его заполнения:
- В первую очередь указать информацию о командируемом сотруднике:
- полное ФИО;
- табельный номер;
- должность, которою он занимает.
- Перепроверить правильность написания паспортных данных. Если будут допущены даже незначительные ошибки, это может осложнить оформление в месте командировки.
- Указывать число командировочных дней прописью. Стоит отметить, что время, которое будет потрачено сотрудником на дорогу к месту командировки, не берется в расчет продолжительности поездки.
- В удостоверении должен быть указан день:
- начала командировки;
- завершения поездки.
- В последнюю очередь заполняются паспортные данные командируемого сотрудника.
Когда процесс заполнения удостоверения будет завершен, на нем ставится печать директора предприятия, на котором трудится командируемый сотрудник.
На удостоверении должна также присутствовать личная подпись работника, отправляемого в служебную поездку.
Заполнить бланк № Т-10 разрешается:
- от руки;
- используя компьютерную технику.
Если при заполнении удостоверения были допущены ошибки:
- неправильную информацию зачеркнуть;
- указать сверху верные сведения;
- в местах исправления поставить личную подпись кадровика.
Какие даты ставить в командировочном удостоверении
В табеле учета рабочего времени за время командировки по строке «совместитель» проставьте буквенный код «ДО» или цифровой «16».
По основному месту работу сотрудника укажите буквенный код «К» или цифровой «06». Инфо Следует отметить, что сотрудник, работающий по совместительству, при командировании сохраняет средний заработок по той работе, по которой он направлен в командировку (п.
9 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Таким образом, в рассматриваемой ситуации за сотрудником сохраняется средний заработок только по основному месту работы.
Правомерность этой позиции подтверждена и судом (см., например, кассационное определение Вологодского областного суда от 23 марта 2011 г. № 33-1246). В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.
Здесь же нужно внести удостоверяющие данные из какого-либо личного документа командированного (наименование документа, серия, номер).
Все выше написанное должен заверить руководитель организации или иное уполномоченное лицо.
Что такое командировка?
Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Местом постоянной работы можно считать подразделение, в котором работает сотрудник. Если работник обособленного подразделения (филиала), которое находится в другой местности, едет в головной офис (или наоборот), это тоже следует считать командировкой.
Работа некоторых сотрудников (водители, экспедиторы, курьеры) постоянно протекает в пути или носит разъездной характер. Поездки таких работников командировками не считаются. Однако это вовсе не означает, что им можно не возмещать расходы, связанные со служебными поездками. Напротив, ст. 168.1 ТК РФ устанавливает, что таким работникам возмещаются:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Перечень работ, профессий, должностей таких работников устанавливают коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.