Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача беспроцентного займа сотруднику компании». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В каждой компании приняты собственные правила, применяемые при кредитовании работников. Некоторые предприятия в качестве средства мотивации выдают небольшие суммы в долг работникам практически с момента их трудоустройства в компанию, другие – после прохождения испытательного срока работы.
Требования к сотруднику
В серьезных компаниях решение о выдаче работнику беспроцентного займа в соответствии с его заявлением принимается руководством организации исходя из материальных возможностей компании и с учетом характеризующих заявителя факторов в виде:
- его личностных качеств (ответственность, качество труда);
- продолжительности работы в компании;
- величины получаемого дохода (заработной платы);
- наличия действующих (непогашенных) долгов по ссудам в различных кредитных организациях;
- характеристики непосредственного руководителя работника;
- целей, для которых запрашивается ссуда.
Потенциальный заемщик входит в число сотрудников организации, в которую он обращается за кредитом, а потому практически все требуемые для рассмотрения вопроса о выдаче средств документы находятся в бухгалтерии и кадровой структуре работодателя.
При положительном рассмотрении заявки в организации готовится соответствующий приказ и уведомление (распоряжение), после чего с работником подписывается договор о займе.
Источником денежных ресурсов для выдачи займов могут служить личные деньги руководителя организации, часть резервного, уставного или других фондов, а также нераспределенная прибыль предприятия.
Как выдать займ работнику от работодателя
Если неправильно оформить процедуру выдачи беспроцентного займа, у компании могут быть проблемы с самим сотрудником или налоговой. Посмотрим, как нужно проводить такие сделки.
обеспеченный, между работником и организациейг. «» 2023 г. в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Займодавец», с одной стороны, и гр. , паспорт: серия , № , выданный , проживающий по адресу: , именуемый в дальнейшем «Заемщик», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:
Как оформляют займы кадрам
У каждого работодателя свои правила и требования. Одни выдают деньги на любые нужды, другие — исключительно на конкретные цели (чаще всего это улучшение жилищных условий). Стороны подписывают соглашение в свободной форме. В тексте обычно указывают права и обязанности заемщика и кредитора, фиксируют сумму, ставку и срок договора. Финансы переводят на зарплатный счет сотрудника или перечисляют по указанным реквизитам, в зависимости от ситуации. К примеру, когда речь идет об оформлении ипотеки, средства отправляют напрямую в банк.
На одобрение заявки не стоит рассчитывать всем подряд. Обычно руководство и бухгалтерия обращают внимание на следующие моменты:
- стаж сотрудника (чем дольше работает, тем выше шансы получить заем);
- возраст и семейное положение (молодым специалистам, имеющим маленьких детей и нуждающимся в улучшении жилищных условий, охотнее идут навстречу);
- занимаемая должность;
- размер зарплаты (от этого показателя зависит максимальная сумма займа).
НДФЛ с займа сотруднику
Если организация выдала работнику беспроцентный заем или величина процента в договоре установлена меньше 2/3 ставки рефинансирования, то у работника возникает материальная выгода от экономии на процентах. С нее организация обязана удержать и перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц. Ставка налога с материальной выгоды составляет:
- 35 % — для резидентов;
- 30 % — для нерезидентов.
Расчет материальной выгоды и НДФЛ с нее необходимо производить в последний день каждого месяца на всем протяжении пользования займодавцем заемными средствами. Ставка рефинансирования также учитывается, действующая на дату расчета. С 01.01.2016 ставка рефинансирования признается равной ключевой ставке. Показатель изменяется достаточно часто. За изменениями необходимо следить. Так, в 2020 году ее значение уже дважды пересматривали.
| Дата начала действия | Размер ставки рефинансирования |
|---|---|
| 18.12.2017 | 7,75 |
| 12.02.2018 | 7,5 |
| 26.03.2018 | 7,25 |
Возврат займа и сроки
Законодательство не запрещает вычитать платежи по займу из заработной платы работника. Однако работник может и самостоятельно вносить деньги в кассу предприятия. В данном случае все зависит от желания и договоренности сторон.
Срок возврата займа определяется индивидуально и зависит от суммы займа, размера ежемесячных платежей и т.д. Поскольку в случае увольнения работник может оказаться неплатежеспособным, работодателю выгодно предусмотреть для себя определенные гарантии возврата. Например, путем указания в договоре займа условия, согласно которому работник после получения займа обязан отработать в организации как минимум полгода или год.
Отметим, что если срок займа в договоре не указан, то согласно ст. 810 ГК РФ заемщик обязан вернуть деньги в течение 30 дней с момента получения письменного требования от работодателя о возврате займа.
Как выдать заем сотруднику: бухгалтерский учет
Все операции, связанные с предоставлением работникам займов необходимо учитывать на 73 счете «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 1 «Расчеты по предоставленным займам». Проводки при этом будут следующими:
| Хозяйственная операция | Д | К |
|
Сотруднику выдан заем |
73.1 | 50 (51) |
| Начислены проценты | 73.1 | 91.1 |
| Оплачен заем (часть займа), проценты по нему или удержан из зарплаты | 50 (51) | 73.1 |
| Удержан НДФЛ с материальной выгоды работника | 70 | 68.1 |
| Сумма прощенного работнику займа списана в расходы | 91.2 | 73.1 |
Какие должны соблюдаться условия?
Первоначально следует определиться, может ли организация выдать беспроцентный займ сотруднику. Процедура может реализоваться при удовлетворении определенных условий:
- полученные средства или товары должны использоваться сотрудником для каких-либо целей;
- требуется вернуть деньги в указанном размере в заранее оговоренные сроки;
- если предоставляется материальный предмет, то он должен быть возвращен в прежнем состоянии;
- работодатель не может требовать от работников уплаты каких-либо процентов;
- процедура передачи денег фиксируется путем составления письменного договора и расписки;
- если выдаются деньги для конкретных целей, то не допускается направлять их на другие цели, так как это является нарушением условий соглашения.
Налоговые последствия
Многие фирмы предлагают возможность оформлять беспроцентный займ сотрудникам. Налоговые последствия такого решения являются приемлемыми для любой компании, так как не требуется уплачивать налоги. Обусловлено это тем, что компания не получает от сотрудника какую-либо прибыль в виде процентов.
У работников при этом формируется определенный доход, представленный экономией на процентах. Поэтому у него возникает необходимость уплачивать сбор за полученный доход, если предоставляется компанией беспроцентный займ сотруднику. Налоги в этом случае представлены НДФЛ. Сбор равен 13 %, причем удержанием занимается налоговый агент, представленный работодателем. Компания удерживает налог с зарплаты работника, но такое удержание не может превышать 50 % от дохода гражданина в месяц.
Проценты по умолчанию?
Договор займа может предусматривать уплату процентов или быть беспроцентным. Беспроцентным он является только в том случае, если в соглашении прямо это предусмотрено. Если в договоре нет условия о процентах, то не стоит думать, что их уплата автоматически не производится. В этом случае считается, что они взимаются в пользу заимодавца в размере ставки рефинансирования, действующей на день уплаты заемщиком суммы долга или его части (п. 1 ст. 809 ГК РФ).
То есть бухгалтеру следует внимательно ознакомиться с договором и, в случае если в нем ничего не сказано о процентах, на дату возврата долга (его части) проконтролировать их уплату заемщиком исходя из ставки рефинансирования.
Если в соглашении предусмотрена уплата процентов, то необходимо обратить внимание на условия их погашения. Здесь тоже возможны варианты. Согласно п. 2 ст. 809 ГК РФ проценты выплачиваются ежемесячно до дня возврата суммы займа. Но эта норма носит диспозитивный характер. То есть в договоре можно предусмотреть иные условия уплаты процентов. Например, предоставить сотруднику право вернуть их в день погашения займа.
Таким образом, возникает еще один момент, который необходимо контролировать бухгалтерии. Если в договоре отсутствует условие о времени погашения процентов, то на конец каждого месяца в учете следует начислять проценты на сумму займа.
Несвоевременное погашение работником задолженности по займу и процентам повлечет за собой дополнительные расходы для работника в виде процентов за пользование денежными средствами организации за каждый день просрочки в размере ставки рефинансирования (п. 1 ст. 811 и п. 1 ст. 395 ГК РФ). Отметим, что санкции за просрочку начисляют не на всю сумму займа, а только на сумму просроченных процентов.
Чтобы не допускать таких ситуаций, на практике сумму процентов обычно удерживают из заработной платы. Но для этого нужно получить от работника заявление со следующей формулировкой: «Прошу производить удержание процентов по договору займа N… дата… из заработной платы».
Приведенные выше правила понятны, когда заем предполагает уплату процентов. А каким образом определяется материальная выгода, если заем беспроцентный? И на какую дату возникает доход, если уплата процентов не производится в принципе?
По мнению Минфина России, в случае если организацией выданы беспроцентные займы, то фактической датой получения доходов в виде материальной выгоды следует считать соответствующую дату возврата заемных средств (Письмо Минфина России от 20.08.2010 N 03-04-06/7-184). Аналогичная позиция изложена в Письмах ведомства от 09.08.2010 N 03-04-06/6-173, от 22.01.2010 N 03-04-06/6-3 и от 17.07.2009 N 03-04-06-01/174. То есть чиновники настаивают на уплате НДФЛ с дохода в виде матвыгоды. Однако если следовать логике уже упомянутого Письма от 01.02.2010 N 03-04-08/6-18, то при отсутствии процентов дохода в виде материальной выгоды не возникает, соответственно, исчислять и уплачивать его организация не обязана.
Некоторые специалисты считают, что неясность возникает из-за формулировки ст. ст. 212 и 223 Налогового кодекса.
Действующее законодательство обязывает составлять письменную договоренностью. Требования нормативных актов таковы, что при формулировании договора нужно детально и понятно, не пользуясь двусмысленными формулировками, зафиксировать отсутствие процентов в пользу предприятия. Только в таком случае компания не должна будет платить налоги после предоставления человеку денег в долг.
Тесно связаны НДФЛ и беспроцентный заем сотруднику, поскольку второе автоматически влечет за собой обязанность по уплате первого. Деньги могут расходоваться на приобретение недвижимого имущества. В этом случае физлицо вправе обратиться в ФНС или в бухгалтерию предприятия, в котором оно трудоустроено, чтобы оформить имущественный вычет. 809 статья кодекса, регламентирующего гражданские отношения в пределах нашей страны, дает право предоставления работникам товарных либо денежных ссуд – на усмотрение заключающих договоренность лиц. 812 статья того же свода законов устанавливает возможность оспаривания заключенного соглашения. Это допускается лишь в случае, когда человек может предоставить доказательства того, что деньги, предусмотренные по договору, он не получил. При наличии доказывающих этот факт явлений можно говорить о потере договором действительности.
Шаг за шагом и регламент
Чтобы все было легально и законно, необходимо составить фиксирующий беспроцентный заем договор. В целом весь процесс предоставления персоне денег по соглашению можно разделить на несколько последовательных шагов. Сперва человек оформляет заявление, направляет его на имя владельца фирмы. В тексте документа персона запрашивает некоторую сумму, уточняя причины, из-за которых нуждается в деньгах. Очень важно точно указать, как много денег нужно человеку. Руководитель рассматривает прошение и принимает по нему решение. Если оно оказывается позитивным, вызывают работника на совещание, дабы согласовать положения, условия заключения договоренности. Ответственное лицо готовит необходимую документацию, сопровождающую процесс предоставления денег в долг.
При составлении договоренности необходимо зафиксировать в документе личную информацию о человеке, просящем деньги, и общие данные предприятия, предоставляющего запрашиваемое. Руководитель или иной сотрудник, на которого возложена такая ответственность, подписывает соглашение, фиксирует факт подписания постановкой печати предприятия. Это сравнительно простая процедура, особенно в случае, когда руководство не имеет ничего против предоставления денег нанятым людям.
Может ли работодатель простить долг
Чтобы работодатель простил сотруднику долг, нужно заключить соглашение о прощении долга или направить работнику соответствующее уведомление. В этих документах должны быть:
Например, можно простить только проценты и только за конкретные месяцы. Если в соглашении это не будет уточнено, считается, что должник полностью освобождается от долга. Так разъясняет Верховный суд.
Работодателю надо иметь в виду, что прощенный долг нельзя сразу учесть в расходах ни на общем режиме, ни на упрощенке. Это можно сделать только через признание долга безнадежным, когда истечет трехлетний срок исковой давности.
Сумма долга, который простили работнику, — это его натуральный доход. Он облагается НДФЛ по ставке 13%. Налог исчисляется на дату, когда прекратилось обязательство по возврату долга. Например, на день подписания соглашения.
НДФЛ нужно удержать с ближайшей денежной выплаты работнику, например зарплаты, и перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дня. Если до конца календарного года удержать налог не получится, работодатель должен до 1 марта следующего года сообщить о неудержанной сумме и работнику, и в инспекцию. Тогда ИФНС сама пришлет работнику уведомление об уплате НДФЛ.
Страховые взносы на сумму прощенного долга начислять не надо, ведь организация или ИП прощает долг не в рамках трудового договора или договора подряда.
Однако в этом случае есть неясность со взносами. Минфин говорит, что при дарении денег работнику взносы начислять надо, а ФНС — что нет. Но только если выдача займов и их прощение не происходят регулярно. Иначе работодателя могут заподозрить в выплате скрытой зарплаты или премий — доначислить взносы по полной программе и оштрафовать за их неуплату.