Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Алгоритм действий при порче утрате документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Получаем официальное подтверждение произошедшего случая
Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:
— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,
то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.
К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.
Составляем акт по итогам работы комиссии
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.
В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.
Отказ от обследования
Не всегда призывник действительно нуждается в дополнительном обследовании, и его попросту страшит такое мероприятие. Возникает вопрос, возможет ли отказ от обследования в пнд от военкомата?
Поскольку ответ на этот вопрос неоднозначный, лучше изучить все его возможные последствия и алгоритм действий юноши для решения вопроса в хорошем значении по отношению к нему.
Законом «О воинской обязанности» врачебная комиссия, наделена правом назначать спецосвидетельствование в стационарных условиях, поэтому отказ юноши от обследования в ПДН по направлению от военкомата может доставить призывнику определённых проблем.
Априори считается, что райвоенкомат направляет в диспансер тех молодых людей, которые имеют проблемы с психическим здоровьем. Но также согласно закону «Об охране граждан» призывникам разрешено отказаться от дополнительного исследования в ПНД.
Предусмотрены случаи медицинского вмешательства, которое возможно без согласия гражданина.
К ним причисляются:
- Человек не может выразить свою волю, и действия медиков направлены на спасение его здоровья и сохранения жизни.
- У гражданина наблюдаются симптомы болезни, которая опасна для окружающих его людей.
- Особа совершила тяжкое преступление.
- Необходимость проведения судебно-медицинской экспертизы.
- Наличие психического расстройства.
Для справки! Поскольку без дополнительного исследования обозначить категорию годности невозможно, то отказ от диспансеризации может причислить юношу к уклонистам с последующими трудностями.
Поэтому, если в военкомате выдано направление в психонервологический диспансер, лучше не отказываться, а пройти его амбулаторно. После проведения необходимых исследований специалистами будет определено наличие психических отклонений, которое отразится в заключении от психиатра.
Если же заболевания не выявятся, то юноша будет признан годным к службе. Впоследствии получит повестку на отправку по месту призыва. При этом мужчину на учет не ставят, нахождение в диспансере документально не отражается.
Гдe мoжнo зaкaзaть и пoлyчить дoкyмeнт
Cвeдeния o зapeгиcтpиpoвaнныx пpeдocтaвляютcя в caмыe paзныe инcтaнции, пoэтoмy кaждый чeлoвeк paнo или пoзднo cтaлкивaeтcя c нeoбxoдимocтью пoлyчeния блaнкa. Bcтaeт вoпpoc, гдe зaкaзaть apxивнyю выпиcкy из дoмoвoй книги.
Cyщecтвyeт pяд yчpeждeний, кoтopыe pacпoлaгaют cвeдeниями тaкoгo пopядкa и пoлнoмoчиями нa выдaчy дoкyмeнтa:
- Пacпopтный cтoл близлeжaщeгo oтдeлeния УBД.
- Eдиный pacчeтнo-cпpaвoчный цeнтp.
- Oтдeлeния MФЦ.
- БTИ (бюpo тexничecкoй инвeнтapизaции).
- Pyкoвoдcтвo TCЖ, ЖCК, УК.
- Aдминиcтpaция нaceлeнныx пyнктoв, ecли peчь идeт o пoceлкax гopoдcкoгo типa и мeлкиx пoceлeнияx в paйoнныx oкpyгax.
- Юpидичecкиe кoмпaнии, имeющиe oфициaльныe пoлнoмoчия нa выдaчy дaнныx тaкoгo xapaктepa.
BAЖНO. Блaнк мoжнo зaкaзaть нe выxoдя из дoмa. Caйт Гocycлyг пpeдocтaвляeт тaкyю вoзмoжнocть вceм зapeгиcтpиpoвaнным пoльзoвaтeлям.
Дoкyмeнт пoдгoтaвливaeтcя, oфopмляeтcя и выдaeтcя бecплaтнo, нe зaвиcимo oт тoгo в кaкyю из пepeчиcлeнныx инcтaнций oбpaщaeтcя зaкaзчик.
Чтобы утрата документов не стала еще большей проблемой
Если инспекция запрашивает документы, а их у фирмы нет, ей придется доказывать проверяющим, что бумаги действительно утрачены, например, сгорели при пожаре или промокли при затоплении помещения.
Это нужно сделать так, чтобы инспекция не заподозрила, что факта гибели документов как такового не было, а фирма прикрывает этим какое-то свое нарушение. Кроме того, утраченные документы нужно восстановить.
Как это правильно сделать, читайте в статье.
Каковы причины, по которым фирма может лишиться документации? Как правило, это происходит из-за пожара, затопления или кражи. Отсюда и как минимум 3 инстанции, которые могут подтвердить факт события: МЧС, коммунальные службы, полиция. К ним и обращаются за информацией в первую очередь.
Если документы во время происшествия находились на территории фирмы, и это подтверждается, подозрения у проверяющих не возникают.
Если же выяснится, что документов на территории фирмы в момент аварии не было, или, к примеру, архив находится по другому адресу, или полиция не подтверждает факт кражи, так как о нем никаких заявлений от «пострадавшей» компании не поступало,то проверять будут дольше и тщательнее.
Например, в результате может выясниться, что пожар в арендуемом помещении действительно был, и документы сгорели, но это другая фирмы, которая имеет то же название, но другой ИНН (см. Постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № А07-4041/2015).
Или в процессе проверки факта затопления помещения может выясниться, что в теплоснабжающую организацию о прорыве водопровода фирма не заявляла, и более того, он в момент «аварии» находился на консервации, то есть без воды.
Не помогут и ссылки на то, что полицейские после проверки не вернули часть документов, если у них окажется расписка директора о возврате изъятых у фирмы документов в полном объеме (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2013 г. № А75-9453/2011).
Также проверяющие могут обратиться к контрагентам компании, которые должны подтвердить, что она обращалась к ним за копиями утраченных бумаг.
Чтобы обезопасить себя от негативных последствий, к которым может привести отсутствие первички, нужно тщательно задокументировать факт ее утраты. Если утрата документов плохо задокументирована, ссылаться на нее нельзя.
Защита от утери и несанкционированного доступа
Задачей архивной обработки является упорядочивание документооборота, при этом должна быть обеспечена защита от несанкционированного доступа, порчи и утери документов.
Возможность доступа несанкционированных лиц будет сведена к минимуму благодаря:
- внеофисному хранению документов;
- разграничению функционального доступа к данным;
- конфиденциальному уничтожению.
Минимизировать риск порчи и утери документов позволяет хранение документов в архиве профессиональной архивной компании, где соблюдаются строгая конфиденциальность и предпринимаются строжайшие меры защиты. Практикуемые компанией «ОРБ» принципы работы с документами не просто помогают обеспечить их сохранность, но и полностью исключить доступ третьих лиц к информации благодаря разграниченному доступу.
Одной из важнейших задач в ходе архивной обработки является сведение риской физической утраты, утери или хищения документов к минимуму. Для этого предпринимается ряд мер, в том числе:
- обеспечение пожарной безопасности и недопущение проникновения влаги в помещение архива;
- ведение учёта выдачи документов с указанием даты и срока выдачи и возврата документа;
- установка сигнализации;
- выдача документов только ограниченному количеству лиц в соответствии с действующими распоряжениями.
Акт о затоплении архива с документами образец
Еще претензию арендодателю накатайте по горячим следам, может пригодиться.
Затопило архив (прорыв водопровода) в арендуемом помещении. Испорчены бухгалтерские документы (счета, выписки, акты сверки и др.)
Как правильно оформить этот факт- комиссия, акт осмотра, акт списания?:confused:
Считаю, что акт составить нужно обязательно.И желательно с подтверждением со стороны арендодателя о том, что был прорыв водопровода (можно и претензию предъявить о возмещении ущерба). Возможны проблемы при выездной налоговой проверке (если проверки не было).
Действия организации при утрате документов
Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из милиции. В вашем случае так скажем ЖКХ
В организации сразу же после происшествия создается комиссия по расследованию причин утраты или гибели документов и по выявлению виновных лиц.
Состав комиссии утверждается приказом руководителя организации. В нее обычно входят работники бухгалтерии и специалисты, которые могут определить причины и последствия происшедшего: юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и др. При необходимости для участия в работе комиссия привлекает работников следственных органов, государственного пожарного надзора, МЧС России и независимых экспертов (аудиторов, оценщиков). Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии организации будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц в происшедшем.
Результаты расследования комиссии оформляются актом, который утверждает руководитель организации. В акте надо подробнейшим образом описать место происшествия, а также характер внешних повреждений. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т. п.), и получить от них письменные объяснения.
К акту прикладывается опись утраченных (поврежденных) документов. А для этого согласно статье 12 Закона № 129-ФЗ нужно провести инвентаризацию. Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.
При утрате первичных документов и отчетности организация должна немедленно обратиться в налоговые органы с заявлением об утрате документов в результате форс-мажорных обстоятельств. При этом нужно представить документальные доказательства от официальных органов, подтверждающие чрезвычайный характер происшествия
Не исключено, что налоговая инспекция, получив информацию об отсутствии у организации бухгалтерских документов, предпримет какие-либо меры налогового контроля. Однако если представленные организацией доказательства утраты документов (в результате чрезвычайных обстоятельств) подтверждены официальными документами, то с руководством налоговой инспекции можно согласовать вопрос о временном непроведении налоговых проверок за период, по которому отсутствуют бухгалтерские документы, а также о сроках их восстановления.
Составление документа с участием комиссии
При осмотре залитого жилого или нежилого помещения должны присутствовать:
Также практика составления актов о заливе имеет случаи, когда представители управляющей компании и собственники помещения — это одно и то же заинтересованное лицо и они не спешат или отказываются составить такой документ, в этом случае, вам необходимо обратиться с заявлением в управляющую компанию и получить отметку о принятии заявления, в заявлении указать, что в случае, если управляющей компанией не будет сформирована комиссия, вы самостоятельно, совместно со своими коллегами и соседями по офису составите акт о затоплении нежилого помещения. В «самостоятельном» акте необходимо упоминание свидетелей, выполнявших роль очевидцев с указание их личных данных (основных реквизитов, паспортных данных). Это значительно укрепит позиции потерпевшей стороны при рассмотрении имущественного спора в суде.
Акт о неисправимых повреждениях документов
Акт о неисправимых повреждениях документов составляется в случаях, когда важные бумаги физически пришли в негодность. Причем они сделали это раньше положенного для планомерного списания сроков.
Раньше акт был общепринятой формой для крупных архивов, главного Архивного фонда страны, библиотек, школ и прочих государственных и муниципальных учреждений. Сейчас этой формой может воспользоваться любой желающий при наличии такой необходимости. Коммерческие организации также могут ей воспользоваться.
Однако бланк не является общепринятой и унифицированной формой. Акт существует только в качестве рекомендательной формы для заполнения. Его использование обязательно должно быть отражено в учетных документах организации.
И при использовании стоит иметь в виду что это – только начало процедуры по признанию документов неисправимо поврежденными. Но акт очень важен в качестве первичного документа, позволяющего ссылаться на него в остальных бумагах.
Иногда еще перед составлением акта созывается специальная комиссия, которая должна определить, по каким причинам документы прошли в негодность. И если причины эти не криминального характера, то составляется акт. Если же имел место умысел, то к разрешению вопроса подключаются следственные органы.
Закон предусматривает несколько побуждающих мотивов для того, чтобы процедура признания повреждения документов неисправимыми прошла успешно:
В последнем случае понадобится плотное взаимодействие с пожарным надзором, специалистами МЧС, следственными органами. Вид и способ взаимодействия будут зависеть от конкретных условий. Эти службы должны будут выдать справку о том, что катастрофа (возгорание, затопление, другая чрезвычайная ситуация) действительно была и привела к обнаруженным последствиям.
Внимание! В любом случае важно отразить тот факт, что бумаги пришли в негодность не под влиянием умышленного человеческого воздействия, иначе провинившийся должен понести заслуженное наказание.
В деятельности организации важен любой документ, и, говоря о пропаже документов, прежде всего нужно определить алгоритм действий, которые необходимо выполнять в таких ситуациях. Но переходить к рассмотрению предложенного алгоритма следует в том случае, если невозможно быстро восстановить документ, например попросить контрагента подписать заново договор или первичные учетные документы.
Очевидно, что выполнение предложенного алгоритма достаточно трудоемко, поэтому он не всегда используется в практической деятельности организации. Хотя на практике могут возникнуть ситуации, когда без соблюдения такого алгоритма не обойтись. Алгоритм этот достаточно общий, поэтому в зависимости от вида документа и соответствующих требований, определенных законодательством при утрате соответствующих документов, в приведенную схему действий могут вноситься изменения.
Фрагмент номенклатуры дел
Как видим, документирование пропавших документов — процесс непростой, но в некоторых ситуациях просто необходимый и зачастую определенный требованиями законодательства Российской Федерации. Поэтому можно рекомендовать в целях минимизации возможных потерь документов и обеспечения их сохранности организовать хранение документов на предприятии по всем правилам архивного дела.
Е.Г. Юсипова, член РОО «Гильдия Управляющих Документацией»
Именно на основании первичной документации составляется бухучет. Эти бумаги запрашиваются уполномоченными органами для последующей проверки. Поэтому утрата первички – серьезная проблема. Если компания не предпримет всех мер по восстановлению бумаг, на нее может быть наложен штраф.
На заключительном этапе комиссия должна выполнить работу по восстановлению утерянной (испорченной) документации.
Ответственность за «невосстановление» утраченных первичных бухгалтерских документов законодательством о налогах и сборах не предусмотрена. Но! Если руководство организации не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по ст. 110 НК РФ, а также вероятность привлечения к субсидиарной ответственности.
На практике. В случае порчи документов арбитражные (конкурсные) управляющие зачастую направляют ходатайство в суд о привлечении ответственных лиц к субсидиарной ответственности. Основание — воспрепятствование деятельности арбитражного управляющего ввиду непринятия мер руководством организации по восстановлению первичных бухгалтерских документов.
Восстановлению подлежат только те документы, которые несут актуальную для организации информацию. Плюс документы, срок хранения которых еще не истек. Так же в первую очередь следует санкционировать проверку именно пакета документов, который может быть затребован налоговой или другой проверяющей организацией. Например, копии выписок о движении денежных средств по расчетным счетам можно запросить у банков, в которых открыты счета организации. Договоры, акты, накладные, соответственно, у контрагентов и даже у ИФНС.
Можно ли жить без паспорта?
Если человек решит не оформлять новый паспорт, он столкнется со сложностями. Помимо того, что он не сможет совершить ни одно действие, которое предполагает указание паспортных данных (например, отправка или получение посылок, оформление кредита, регистрация на государственных сайтах услуг и так далее), с некоторой долей вероятности придется еще и расстаться с определенной суммой денег. В КоАП в статье 19.15 указывается: «Проживание по месту пребывания или по месту жительства в жилом помещении гражданина Российской Федерации, обязанного иметь документ, удостоверяющий личность гражданина (паспорт), без документа, удостоверяющего личность гражданина (паспорта), или по недействительному документу влечет наложение административного штрафа». В Москве и Санкт-Петербурге размер штрафа – от 3000 до 5000 рублей, в других населенных пунктах – от 2000 до 3000 рублей.
При этом обязанности у человека без паспорта точно такие же, как у того, кто имеет на руках действующий документ. То есть ответственность за любые правонарушения он будет нести в соответствии с действующим законодательством.
Что сделать в первую очередь, если обнаружена утрата документов
Ответственность за организацию хранения первички несет руководитель организации. В случае несоблюдения требований с него может быть взыскан штраф в соответствии со статьей 15.11 КоАП РФ. Согласно этой статье, при нарушении сроков хранения или уничтожении документов ранее установленного времени, повлекшее уменьшение налоговой базы или искажение хотя бы одной строки отчетности более чем на 10%, на должностных лиц накладывается административная ответственность в виде штрафа от 2000 до 3000 рублей.
А если руководитель не примет необходимые действия по восстановлению документов, это может повлечь ответственность по статье 110 НК РФ.
При утрате первичной документации и отчетности руководитель может быть привлечен к уголовной ответственности, если ситуация будет квалифицирована как факт уклонения от уплаты налогов. Ни в коем случае нельзя уничтожать испорченную или поврежденную документацию – за это тоже предусмотрена уголовная ответственность.
Поэтому первое, что нужно сделать при обнаружении утраты бумаг, это сообщить об этом директору и обязательно письменно (в виде докладной или служебной записки).
Составление акта об отказе
В нормативных актах не приведена унифицированная форма данного документа. То есть эта форма разрабатывается организацией самостоятельно. Вид документа может варьироваться в зависимости от особенностей работы компании. При составлении акта нужно опираться на нормы, содержащиеся в ГОСТ Р 6.30-2003. Также следует обратить внимание на архивные правила.
Акт является информационно-справочной бумагой. Он подтверждает какое-либо действие или событие. В документе должны быть указаны различные реквизиты. Это обязательное условие. Акт может составляться только комиссией, то есть несколькими лицами. Один руководитель не может оформить эту бумагу. Документ включает в себя три части:
- Вводную часть. Включает в себя дату составления, номер, ссылку на документ (приказ, в котором сотрудник не хочет ставить свою подпись). Нужно указать состав комиссии. Прописывается каждый участник комиссии в алфавитном порядке с указанием ФИО и должности.
- Основную часть. В ней излагаются установленные факты дела, выводы и заключения. К примеру, в этой части может содержаться такая запись: «Комиссия установила, что сотрудник Иван Иванов, занимающий должность менеджера по продажам, отказался от подписи приказа об увольнения».
- Заключительную часть. Все участники комиссии проставляют свои подписи на документе. Указывается информация о количестве экземпляров документа.