Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация расходов сотрудников на мобильную связь». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать. В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность. Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь.
Ошибка: Работник требует от руководителя возмещения его расходов на мобильную связь, тогда как их отношения оформлены в рамках гражданско-правового договора.
Комментарий: На компенсацию мобильной связи могут претендовать исключительно сотрудники, работающие по трудовому договору.
Ошибка: Сотрудник хочет подписать приложение к договору о получении компенсации за мобильную связь, в то время как он пользуется в служебных целях телефоном своей супруги.
Комментарий: Для заключения договора и получения компенсации мобильной связи необходимо будет предоставить работодателю документ, который свидетельствует о правах собственности сотрудника в отношении мобильного телефона.
Обоснованность расходов на сотовую связь
Если при проверке у налоговых органов возникают спорные моменты, то чаще инспекторы отталкиваются на субъективную оценку хозяйственной деятельности предприятия. Не вызовут сомнения организации, чьи сотруднику регулярно ездят в командировки и рабочие вопросы преимущественно решаются по телефону. Для оперативного решения рабочих моментов стационарная связь (если она есть) может быть недостаточно, поэтому при защите нецелесообразности использования дополнительно сотовой связи, такого аргумента будет недостаточно.
Если организация четко представляет и может подтвердить увеличение дохода за счет использования сотовой связи, контрольные налоговые органы не смогут предъявить претензии касательно этой статьи затрат. В противном случае, она вообще может не учитываться, в результате вырастет налогооблагаемая база предприятия, в отношении него могут быть применены различные штрафные санкции.
Если сотрудники используют личные телефоны и сим-карты в служебных целях…
Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсацией признаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Так, в силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику:
выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику;
возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, учреждение может компенсировать подтвержденные документами расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.
Облагается ли компенсация налогом и страховыми взносами
Из этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС. Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях. В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ.
Другие условия действуют при заключении на предприятии соглашения об аренде личных мобильных телефонов. Тогда часть компенсационной выплаты, равная размеру платы за временное использование устройства в качестве рабочего телефона, будет облагаться подоходным налогом. То есть если с работником заключен договор об аренде с ежемесячным платежом в 1000 р., а всего начислено 3000 р., то НДФЛ будет удержан только с суммы в 1000 р.
Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.
НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).
ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима
Уточнение размера выплаты подчиненному, пользующемуся в рабочих целях личной мобильной связью, предполагает проведение переговоров, результатом которых должна стать точная сумма компенсации. Завершающим моментом является отражение достигнутой договоренности в трудовом договоре или дополнительном соглашении.
Если использование личной связи в рабочих целях является не единичным случаем для организации, то целесообразнее отразить порядок расчета и предоставления компенсаций в коллективном договоре. Для обеспечения контроля и предупреждения нарушений со стороны сотрудников, руководитель должен включить в должностную инструкцию информацию о месячном лимите мобильной связи и возможных последствиях перерасхода.
Компенсационная выплата может быть рассчитана и перечислена только после издания соответствующего приказа, гласящего о сумме, сроках и порядке предоставления. В знак ознакомления подчиненный должен поставить свою подпись.
- Как определить точный размер положенной компенсации? Если сотрудник использует безлимитный тариф с фиксированной оплатой, то работодатель может ежемесячно перечислять ему именно эту сумму. Более целесообразной для организаций является посекундная тарификация и сниженная стоимость междугородних звонков.
- Следующий вариант расчета и оплаты требует регулярного предоставления детального отчета о звонках и стоимости каждого. В этом случае бухгалтер сначала определяет продолжительность фактически проговоренного времени, а затем перечисляет положенную сумму компенсации.
Если в организации установлен ежемесячный лимит, то каждому подчиненному должно быть известно об этом, так как превышение расходов придется оплачивать самостоятельно.
Вариант, когда на балансе организации «сотовые» отсутствуют, а сотрудники пользуются личными мобильными телефонами в служебных целях, встречается довольно часто.
По закону, за использование работником его личного имущества — мобильного телефона – должна выплачиваться компенсация за износ (амортизацию), а также возмещаться расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которого определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).
Есть несколько способов оформления таких соглашений. К примеру, компания может заключить с сотрудником договор аренды мобильного телефона (ст. 606–625 ГК РФ). В нем необходимо установить размер арендной платы, причитающейся работнику, порядок и сроки ее выплаты. Другой вариант – внести в трудовой договор или должностную инструкцию работника условия о том, что для ведения служебных телефонных переговоров он пользуется личным мобильным телефоном, оговорив размер компенсации, порядок и сроки выплаты.
Также можно заключить договор безвозмездного пользования мобильным телефоном, принадлежащим работнику (ст. 689–701 ГК РФ) или назначить сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.
Обоснованность расходов на сотовую связь
Помимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать. В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность. Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь.
Если при проверке у налоговых органов возникают спорные моменты, то чаще инспекторы отталкиваются на субъективную оценку хозяйственной деятельности предприятия. Не вызовут сомнения организации, чьи сотруднику регулярно ездят в командировки и рабочие вопросы преимущественно решаются по телефону. Для оперативного решения рабочих моментов стационарная связь (если она есть) может быть недостаточно, поэтому при защите нецелесообразности использования дополнительно сотовой связи, такого аргумента будет недостаточно.
Если организация четко представляет и может подтвердить увеличение дохода за счет использования сотовой связи, контрольные налоговые органы не смогут предъявить претензии касательно этой статьи затрат. В противном случае, она вообще может не учитываться, в результате вырастет налогооблагаемая база предприятия, в отношении него могут быть применены различные штрафные санкции.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос №1. При приеме на должность торгового представителя между работником и работодателем был заключен трудовой гражданский договор. В связи с характером работы и отсутствием корпоративной связи, все рабочие моменты решаются по личному мобильному. Может ли работник требовать компенсацию за пользование сотовой связью.
Ответ. Нет не может, поскольку компенсация расходов на сотовую связь возможно только при официальном трудоустройстве. В противном случае, работник не имеет прав на данного рода выплату.
Вопрос №2. Ни на балансе предприятия, на за его балансом за предприятием не числятся мобильные устройства. При этом имеется статья затрат по компенсации расходов за сотовую связь. Вызовет ли сомнения обоснованность данных затрат у налоговых органов.
Ответ. С большой долей вероятности налоговые органы воспримут наличие расходов на сотовую связь и отсутствие расходов за пользование мобильными устройства подозрительным и могут исключить данную статью затрат из расчета себестоимости.
Вопрос №3. Для бухгалтерии предприятия работник представил детализацию телефонных разговор, дабы исключить из расчета время на личные звонки. Стоит ли переживать о правильности представленных данных, и кто еще может быть заинтересован в наличии подобных документов?
Ответ. Вся подтверждающая документация, имеющаяся в бухгалтерии, направляется для в налоговые органы, которые проводят тщательную проверку буквально каждой строки в детализации. Поэтому, если вы решили предоставить подобный документ, необходимо убедиться, что каждая цифра в нем не вызовет сомнений.
Вопрос №4.Каковы пределы компенсационных выплат за пользование сотовой связью.
Ответ. Установить безграничные лимиты предприятию не получится, следовательно, бесконечно отражать на балансе большие суммы компенсаций с целью уменьшения налогооблагаемой базы не получится. Контролирующие органы строго следят за размером компенсации и в случае не соответствия его экономически обоснованным затратам, могут исключить затраты из расчета себестоимости.
Вопрос №5. Можно ли в бюджетной организации использовать компенсацию за сотовую связь?
Ответ. В любой организации, если обосновать целесообразность использования сотовых телефонов в рабочих целях с экономической точки зрения, возможен учет подобного рода затрат.
Вопрос №6. Будут ли учитываться при расчете компенсации рабочие звонки в праздничные и выходные дни?
Ответ. Если в договоре прописана сумма лимита, то неважно в какое время были совершены звонки. Если же отчет идет по факту, то если произведенные расходы соответствуют п. 1 ст. 252 НК РФ, налоговые службы не будут к этому придираться.
Вопрос №7. Может ли работник рассчитывать на компенсацию расходов на сотовую связь, если к авансовому отчету прилагается только распечатанный через интернет чек?
Ответ. В законодательство не прописаны конкретные положения по этому поводу. Чтобы избежать подобных спорных ситуаций в учетной политике предприятия или при подписании соглашения о возмещении расходов на связь должен быть прописан порядок условия выплаты работнику компенсации.
Документы для подтверждения расходов на сотовую связь
Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.
|
Название документа |
Что должно быть прописано |
| Приказ руководителя организации | Список должностей, работа по которым предполагает частые телефонные звонки. Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация |
| Должная инструкция работника | Обоснование необходимости пользования сотовой связью |
| Трудовой договор и доп. соглашение к нему | Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи. |
| Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов | Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника. |
В более порядочных по отношению к своим сотрудникам компаниях вопрос с корпоративной мобильной связью решается двумя простыми способами и их важно отличать между собой, т.к. они требуют различного документального оформления и бухгалтерского учета:
-
Корпоративная сотовая связь: договор с сотовым оператором заключает работодатель, а сотрудникам выдаются в пользование сим-карты, принадлежащие работодателю;
-
Компенсация расходов сотрудников на сотовую связь: каждый работник заключает договор с сотовым оператором от своего имени и использует личную сим-карту для служебных звонков.