Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Какие документы проверяет трудовая инспекция при внеплановой проверке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Срок проверки трудовой инспекцией не должен превышать 20 рабочих дней. При этом для микропредприятия такой срок установлен в 15 часов, а для малого предприятия — 50 часов. Однако на сроки проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией, если речь идет о выездных и документарных проверках, такое исключение не действует: их срок строго ограничен 20 днями.
Мораторий на проведение проверок ГИТ в 2023 году
В 2023 году продолжает действовать мораторий на проведение контрольных мероприятий в отношении работодателей. Плановые проверки ГИТ может провести только в отношении организаций, имеющих категории чрезвычайно высокого и высокого риска. Плановая проверка также может пройти в отношении компаний, отнесенных к опасным производственным объектам II класса опасности, гидротехническим сооружениям II класса (п. 11(3) Постановления Правительства РФ от 10.03.2022 № 336 с изменениями от 29.12.2022).
Поэтому, если ваша компания не относится к таким объектам, плановой проверки ГИТ в 2023 году не будет.
А что же касается внеплановых проверок? Ведь именно внеплановые проверки инспекторы ГИТ проводят по жалобам работников и большинство проверок работодателей проходит именно на внеплановой основе.
В 2023 году в отношении внеплановых проверок ГИТ действуют специальные правила. Исключать вероятность внеплановой проверки ГИТ в 2023 году не стоит. Но провести такую проверку инспекторы могут только в строго ограниченных случаях:
- если имеется угроза причинения вреда жизни и тяжкого вреда здоровью граждан;
- по фактам причинения такого вреда гражданам;
- в случае истечения срока исполнения предписания о принятии мер по устранению нарушений, которые могут принести вред жизни или здоровью граждан.
Как отправлять оригиналы электронных документов?
В некоторых случаях инспекция по труду может потребовать именно оригинал. Электронный документ может быть подписан простой ЭП (ПЭП), усиленной неквалифицированной ЭП (УНЭП) и усиленной квалифицированной ЭП (УКЭП). И в зависимости от вида подписи определяется набор файлов:
-
Документ подписан работником ПЭП — отправляем 2 файла:
-
сам документ в формате .doc, .pdf или .xlsx (визуализированную копию);
-
скрин из системы работодателя, где есть информация о дате подписания и фамилиях подписантов.
-
Документ подписан работником отдела кадров УНЭП — отправляем 2 файла:
-
сам документ в формате .doc, .pdf или .xlsx (визуализированную копию);
-
файл с электронной подписью работника в формате .sig.
-
Документ подписан работником УНЭП и руководителем УКЭП — отправляем 3 файла:
-
сам документ в формате .doc, .pdf или .xlsx (визуализированную копию);
-
файл с электронной подписью работника в формате .sig;
-
файл с электронной подписью работодателя в формате .sig.
Штрафы по результатам проверки
Привлечение к административной ответственности чаще всего выражается в наложении штрафа. Работодатели должны помнить, что выявленные в рамках одной проверки несколько нарушений норм законодательства о труде образуют самостоятельные составы административных правонарушений (Постановление Президиума Верховного суда РФ от 15.08.2014 № 60-АД14-16). Это означает, что по итогам одной проверки при обнаружении нескольких разных нарушений штраф будет наложен за каждое.
Вместе с тем работодатели должны знать, что выявленные в ходе двух разных проверок одни и те же нарушения могут образовывать единый состав правонарушения, а значит, штраф в таком случае должен быть только один. Подобный случай разбирал Верховный суд РФ: несколько работников пожаловались в ГИТ на нарушение их прав при сокращении. В результате двух внеплановых проверок инспекторы вынесли два отдельных постановления о привлечении к ответственности должностного лица работодателя, при этом тип правонарушения был единый. Вынося решение по данному делу, судьи подчеркнули, что однотипные нарушения должны быть включены в единый состав административного правонарушения, а значит, и штраф должен быть один, а не два. То, что штрафы выписывались по результатам двух разных проверок, и то, что пострадавшими были разные люди, судьи не посчитали фактом, позволяющим назначить двойное наказание за одно и то же нарушение законодательства о труде (Постановление ВС РФ от 01.10.2018 № 41-АД18-21).
Подводя итог, стоит сказать следующее: не стоит считать ведение кадрового делопроизводства и надлежащее оформление требований по охране труда второстепенной функцией в бизнес-процессах организации. Грамотное и аккуратное соблюдение необходимых процедур защитит компанию как от больших штрафных санкций, так и от судебных исков и иных жалоб работников.
За нарушение архивного законодательства руководителя компании могут привлечь к административной ответственности.
Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ).
Рассматриваемый нами порядок предоставления документов, не распространяется на расследования несчастных случаев на производстве (п. 5 ч. 3 ст. 1 Закона N 294-ФЗ). Если поводом к проведению проверки послужило обращение работника о причинении вреда жизни и (или) здоровью граждан и при проведении проверки выявлены нарушения установленного порядка расследования несчастного случая, в том числе факты сокрытия работодателем несчастного случая на производстве, то инспектор вправе самостоятельно провести его расследование в порядке, установленном ст.ст. 229.2, 229.3 ТК РФ и Положением об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утвержденном постановлением Минтруда РФ от 24.10.2002 N 73.
Трудовое законодательство
Надзор за соблюдением работодателями требований трудового законодательства и других нормативных актов, содержащих нормы трудового права, осуществляется федеральной инспекцией труда. В неё входит Федеральная служба по труду и занятости и её территориальные органы ‒ государственных инспекций труда.
Деятельность ГИТ регламентирована несколькими законами и подзаконными актами. Во-первых, Федеральный закон от 31.07.2020 № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации». Во-вторых, Постановление Правительства РФ от 21.07.2021 № 1230 «Об утверждении Положения о федеральном государственном контроле (надзоре) за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».
ГИТ взаимодействует с работодателями, проводит как плановые, так и внеплановые проверки. При этом плановая проверка проводится только в выездном виде. При этом такие мероприятия проводятся исходя из того, в какой группе риска относится то или иное предприятие, а от этого зависит и периодичность проверок.
Штрафы за правонарушения немалые. Однако на практике выписываются они редко. Также редко проводится полноценная проверка трудовой инспекции. Но это не значит, что требования закона нужно игнорировать. Если инспектор найдет реальные правонарушения, наказания не избежать.
На первом этапе работодателю выдается только предписание. То есть ЮЛ или ИП предоставляется шанс на исправление. Настоящие проблемы появляются после повторного правонарушения. В этом случае придется выплачивать большой штраф. Компанию могут и вовсе закрыть.
Если к плановой проверке можно полноценно подготовиться, то внеплановое мероприятие проводится относительно внезапно. Поэтому желательно оформлять все документы правильно, заключать с каждым сотрудником трудовой договор, вводить все необходимые локальные акты. Особенно это касается организаций, которые проверяются чаще всего (к примеру, заведения общественного питания).
Виды внеплановой проверки
Внеплановые проверки инспектора ГИТ бывают разные. И зависят от того, по какой причине и с какой целью их проводят (таблица).
Внеплановые проверки
| Виды проверок | Процедура |
| Документарные | Инспектор запрашивает необходимые документы. Проверяющий не имеет права требовать у работодателя документы, которые он может получить сам от иных органов государственного или муниципального контроля |
| Выездные | Назначается, если при документарной проверке трудовая инспекция не удостоверилась в полноте и достоверности сведений, которые содержались в документации. Инспекторы проверяют соответствие рабочих мест количеству сотрудников, состояние территорий, зданий, помещений, оборудования, транспортных средств, производимых и реализуемых товаров |
| Комплексные | Инспектор проверяет, как работодатель соблюдает законодательные требования в целом: вопросы охраны труда, правильность ведения кадровой документации, локальные нормативные акты |
| Целевые | Целевые проверки проходят по жалобам сотрудников. Это наиболее частые проверки |
| Тематические | Если работник не желает, чтобы о его жалобе стало известно руководству, инспекция проводит тематическую проверку. Ее тему напрямую связывают с заявлением сотрудника и адаптируют под разделы Трудового кодекса |
Полномочия у трудовой инспекции — за что могут наказать работодателя
Работодателя могут наказать, если он:
- не вовремя выплачивает зарплату или выплачивает ее один раз в месяц;
- не полностью выплачивает зарплату, или она меньше МРОТ;
- задерживает расчет при увольнении;
- не оплачивает сверхурочную работу;
- не индексирует зарплату;
- выплачивает отпускные позже, чем за 3 дня до начала отпуска;
- не отпускает в отпуск;
- не проводит спецоценку условий труда;
- не выдает расчетный листок;
- ошибается в трудовых договорах.
Порядок выполнения контроля
Законодательство устанавливает определенные требования к инспектору и ходу выполнения им своих обязанностей. По ст. 360 ТК, уполномоченный служащий может предварительно извещать предприятие о своем визите, если посчитает, что такое уведомление не повлияет на качество и эффективность контроля. Закон, таким образом, не предписывает в обязательном порядке предупреждать о предстоящем мероприятии. Тем не мене на практике, как правило, уполномоченные лица уведомляют руководство производства заранее. После получения уведомления, перед тем как пройти проверку трудовой инспекции, начальнику предприятия следует удостовериться в том, что все акты составлены в соответствии с законом, ведется необходимый учет, соблюдаются требования. Появившись на предприятии, должностное лицо обязано предъявить соответствующее удостоверение, а также распоряжение (приказ) о выполнении процедуры в конкретной организации. В случае возникновения сомнений руководитель вправе позвонить в Инспекцию труда, чтобы удостовериться в том, что служащий действительно был направлен. После подтверждения факт начала контроля должен быть зафиксирован в соответствующем журнале.
Часто выявляемые нарушения
Самыми популярными недостатками в кадровой работе, которые обнаруживаются в ходе ревизии, считаются отсутствие и неверное оформление письменных трудовых договоров. Эксперты рекомендуют ставить подписи на всех страницах контракта. Данное требование отсутствует в законодательстве, однако автографы будут служить гарантией того, что одним участником правоотношений не будут внесены никакие изменения без ведома другого. Следующим документом, в котором часто выявляются нарушения, выступает трудовая книжка. На предприятии она должна быть у каждого служащего, проработавшего больше пяти дней.
Исключением в этом случае являются совместители. Трудовая книжка должна храниться на предприятии, выдавать ее работнику не допускается. В случае необходимости в кадровом отделе делается ее копия и заверяется соответствующими подписями и печатью. С записями, которые делаются в книжке, работник должен быть ознакомлен. Для этого под распоряжениями и приказами, которые стали основанием для их внесения, служащий ставит свою подпись. Еще одним документом, с которым могут быть связаны проблемы, являются Правила внутреннего распорядка. Их утверждает руководитель предприятия. Все сотрудники компании должны быть под расписку ознакомлены с этим документом. Отсутствие Правил является грубым дисциплинарным нарушением. Кроме этого, при отсутствии такого акта работников сложно привлечь за несоблюдение требований.
Как подготовиться к проверке трудовой инспекции
Самым частым нарушением, влекущим за собой штраф работодателю, является отсутствие всех необходимых документов.
Локальные акты обязательны для каждой, даже самой маленькой организации с наемными сотрудниками. Например, это свод правил внутреннего распорядка, положение о персональных данных работников.
Также обязательно выдавать расчетный листок (не является исключением оплата через безналичный расчет) — они не обязательно должны выдаваться под роспись, но сотрудники должны знать о своем праве – знать произведенный расчет за месяц. При желании у работодателя есть способ застраховать себя ведением журнала выдачи расчетных листков.
У работодателя в сейфе должны храниться трудовые книжки на всех сотрудников.
Зачастую работодатели допускают неточности в оформлении базовых документов. Например:
- В трудовом договоре не прописана ставка оплаты труда;
- На экземпляре трудового договора (любого другого документа), принадлежащего работодателю, не поставлена подпись работника;
- График отпусков подписан позже, чем за 14 дней до начала календарного года.
Помимо документов стоит позаботиться и о соблюдении всех норм трудового права. Очень важны своевременные аттестации и безопасность сотрудников на их рабочем месте. Необходимы ли специальная одежда для работников или аксессуары, защитные маски или перчатки, и многое другое зависит от типа осуществляемых ими работ.
Прочие распространенные ошибки:
- Ежегодный отпуск разделен на мелкие части, и ни одна из них не достигает 14 дней;
- Заработная плата ниже МРОТ;
- Размер заработной платы указан не в российских рублях;
- Заработная плата выдается реже одного раза в 15 дней, при этом нет письменного согласия сотрудника на подобный график выплат;
- Наем иностранных граждан по срочному договору до окончания срока действия разрешения на работу. Чтобы избежать административной ответственности с иностранными гражданами лучше заключать стандартные бессрочные договоры.
Ограничения и требования, установленные законом для ГИТ
Не важно, плановая проводится проверка, или внеплановая, закон требует от инспекторов ГИТ соблюдения следующих правил:
| Ограничение | Комментарий |
| По срокам извещения о начале проведения проверки | Уведомление от ГИТ должно прийти на предприятие не позже, чем за 3 рабочих дня до приезда инспекторов. Уведомление происходит путем направления предпринимателю приказа или распоряжения о проведении проверки письмом (заказным, с уведомлением о вручении). Если проверка внеплановая, предупреждение должно поступить любым возможным способом за 24 часа до прихода инспекторов. |
| По продолжительности проверки | Плановая или внеплановая проверка ГИТ может растянуться не более чем на 20 рабочих дней. Существует ограничение и по срокам проведения плановых выездных проверок — для субъекта малого бизнеса это максимум 50 часов в год, для микропредприятия — 15 часов. |
| По запрашиваемым документам | Если документы, которые требует предъявить инспектор ГИТ, не относятся к предмету проверки, предприниматель не обязан их предъявлять (но перечня бумаг, которые необходимо показывать, законом не утверждено). |
План трудовых проверок
В планах трудовых проверок инспекция указывает следующие сведения:
-
наименование юридических лиц (ФИО индивидуальных предпринимателей);
-
местонахождение;
-
для ИП — место, где они фактически осуществляют свою деятельность;
-
с какой целью планируется трудовая проверка;
-
какие основания имеются для проведения трудовой проверки;
-
когда начнется проверка ГИТ, месяц проведения проверки;
-
как долго будет проводиться проверка, период проведения проверки ГИТ;
-
кто будет проводить проверку, какая трудовая инспекция с указанием ее номера и т.д.
Какие изменения произошли?
Разные инспекторы не будут проверять соблюдение одних и тех же требований
Закон госконтроле исключает проверку соблюдения одних и тех же обязательных требований несколькими контролирующими органами в отношении одного объекта контроля.
Проверки Роструда и других ведомств стали короче
Закон о госконтроле изменил срок проведения документарной и выездной проверок. С 1 июля 2021 года он не может превышать 10 рабочих дней. Для сравнения, до 1 июля был установлен максимум — 20 рабочих дней.
Как и прежде, срок для выездных проверок малых предприятий — не более 50 часов, микропредприятий — не более 15 часов, а если проверку микропредприятия проводят на основании программы проверок — не более 40 часов (п. 7 ст. 72, п. 7 ст. 73 Закона о госконтроле).
Если у компании есть обособленные подразделения в нескольких субъектах РФ, срок выездной проверки устанавливают по каждому из них отдельно.