Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личная карточка сотрудника можно ли не оформлять». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.
Профессиональная переподготовка
В графах раздела указывают даты начала и окончания переподготовки, её направление и специальность, данные из диплома и реквизиты приказа руководителя о направлении на учебу (если это инициатива организации).
В качестве этапов профессиональной переподготовки сотрудники могут посещать отдельные курсы. Однако информацию о них вносить в личную карточку не нужно.
Как вести и хранить карточки
Организация самостоятельно решает:
- продолжать ли вести личную карточку сотрудника или отказаться от нее;
- знакомить ли работников с записями в Т-2 или ограничиться только заполнением формы;
- вести в бумажном или электронном виде.
Нарушением выбранный способ не будет.
|
Совет Если вы решили сохранить личные карточки сотрудников по форме Т-2, но упростить порядок их ведения, не забудьте документально оформить соответствующие изменения во внутренний порядок кадрового делопроизводства. |
Упрощение порядка ведения личных карточек не отменяет правила хранения. Заполненные формы содержат персональные данные сотрудников, поэтому доступ к ним должен быть только у ответственного лица кадровой службы.
Бумажные карточки хранят в сейфе или запертом шкафу; электронные — на защищенном от третьих лиц компьютере.
Цели ведения личных карточек работников
1. Систематизация и хранение данных.
По сути, личная карточка — это своеобразное досье, которое оформляется на каждого действующего сотрудника предприятия. В ней собирается и в сжатой форме отображается вся важная информация. Например, в личной карточке можно найти паспортные данные и адрес регистрации, номер диплома и специальность, сведения о семье и даже о владении иностранными языками.
Доступ к информации в личной карточке получают сотрудники отдела кадров. В частности, это может потребоваться для назначения льгот работнику по составу семьи. Иногда она нужна бухгалтерии, так как именно в Т-2 содержатся сведения, позволяющие провести работнику какие-либо дополнительные выплаты. А если в личной карточке занесены данные об особой квалификации специалиста, это может стать основанием для его перевода на более высокую должность или для расширения полномочий и функций.
2. Документирование изменений.
В Т-2 должны отражаться любые важные сведения о сотруднике — дата приема на работу, перевод на другую должность, поощрения и награды. Конечно, каждое такое событие сопровождается пакетом другой документации — приказами, актами, графиками и т. п. Однако только в личной карточке можно увидеть всю совокупность фактов и изменений, имеющих важность для трудовой деятельности и карьеры работника в данной компании. Вся история показана хронологически.
Если хранить информацию в единой форме Т-2, то удастся избежать недоразумений, конфликтов и иных неприятных ситуаций. В случае утери большой объем сведений получится восстановить.
Любое изменение в кадровых данных работник заверяет личной подписью непосредственно в своей личной карточке. Это подтверждает своевременное ознакомление с соответствующими решениями, а также согласие с ними.
3. Ведение отчетности для статистики и анализа.
По сведениям из Т-2 вполне можно судить об объеме и качестве кадровых ресурсов организации. Тщательно изучив имеющиеся данные в личных карточках работников, легко понять, каков уровень квалификации персонала, есть ли значительные продвижения по карьерной лестнице. Такие знания помогут компании развиваться и принимать правильные управленческие решения.
Но ведение Т-2 теперь необязательно. Каждый работодатель самостоятельно оценивает для себя целесообразность дополнительного учета посредством личных карточек сотрудников. Именно такое разъяснение дал Роструд на своем портале «Онлайнинспекция.рф».
Нужно ли вести личные карточки сотрудников (форма Т-2)
Отдел кадров и личная карточка сотрудника – это давняя история. До настоящего времени оформление личных карточек сотрудников было обязательной процедурой. Обязывало к этому Постановление Правительства РФ, известным многим кадровикам под номером №225. Но буквально с июля 2021 года, в рамках перехода на цифровой формат трудовых книг, был пересмотрен и подход к необходимости заполнения личных карт.
Так, Постановление №1250, принятое Правительством России 24.07.2021, отменило предыдущий документ (№225 от 2003 года), поэтому с 1 сентября 2021 года с работодателей снялась обязанность хранения и заполнения личных карточек сотрудников на специальных бланках. Хотя специалисты по кадрам могут продолжать это делать, если такой формат работы с первичной документацией им удобен.
Но есть ли в этом смысл? Опытные кадровики точно выдохнули с облегчением, так как фактически должны были вестись сразу несколько форм учёта: трудовые книжки, личные дела и личные карточки сотрудников. 2021 год расставил все точки.Теперь на вопрос «обязательно ли вести личную карточку сотрудника?» ответ однозначный – не обязательно.
Но как быть с теми карточками, которые уже имеются на предприятии? И ведь сам учёт никуда не делся, наверняка, теперь необходимо будет делать то же самое, но в электронном виде?
Тут нужно понимать, что личные карточки и дела, как правило, дублировали информацию, записанную в трудовой книжке. Но так как книжка в любой момент могла покинуть организацию (при увольнении сотрудника и переходе в другую организацию), то все записи дублировались в другой учетной документации компании. Ее приходилось заводить на всякий случай, чтобы при желании данные можно было восстановить или подтвердить документально.
Электронные личные карточки сотрудников намного удобнее. Их невозможно потерять или испортить, нельзя подделать и т.п.
Вести теперь карточку или нет – каждая организация решает самостоятельно. Штрафовать за отсутствие записей, как и за отсутствие росписей в ознакомлении, после 1 сентября 2021 года в бумажных формах Т-2 никто не будет. Главное – своевременно оформить отказ от ведения бумажных форм соответствующим приказом.
Личная карточка сотрудника обязательна или нет
Понятие личной карточки сотрудника Личная карточка сотрудника представляет собой документ, который заводится на каждого сотрудника при приеме на работу и содержит сведения о работнике, кадровых перемещениях, отпусках, увольнении. Законодательное регулирование вопроса Законодательное регулирование вопроса осуществляется несколькими нормативными актами, среди которых:
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, в котором приведена данная унифицированная форма;
- Федеральный закон от 6 декабря 2011 года с номером 402-ФЗ, в котором указано на первичные учетные документы;
- Постановление Правительства от 16 апреля 2003 с номером 225, который регламентирует использование трудовых книжек.
Как правильно заполнить личную карточку работника
Закреплённый законодательством образец, на основании которого на любом предприятии ведётся личная карточка работника, — форма Т-2. Из документов по этой форме составляется общая картотека предприятия. Она может упорядочиваться по алфавиту или же по структурным подразделениям, если организация достаточно крупная. Унифицированная форма Т-2 содержит все данные о работнике и о совершаемой им деятельности. Документ ведётся на четырёх страницах: первые две должны быть заполнены, когда человек трудоустраивается; третья и четвёртая заполняются, когда он уже состоит в штате предприятия.
- Графа «Алфавит» на титульном листе должна содержать первую букву фамилии.
- В разделе «Общие сведения» указываются, в частности, знание иностранного языка (свободное владение, умение читать и объясняться, чтение и перевод со словарём) и стаж (по записям в трудовой книжке).
- В разделе «Сведения о воинском учёте» содержатся сведения о сотруднике, если он является офицером запаса или подлежит призыву (информация из военного билета). Это категория запаса, состав, кодовое обозначение военно-учётной специальности, категория годности (А — годен, Б — годен с незначительными ограничениями, В — ограниченно годен, Г — временно не годен), нахождение на воинском учёте (заполняется карандашом), воинское звание (если гражданин только подлежит призыву на военную службу, делается соответствующая запись). Кроме того, есть пункт о снятии с военного учёта (по возрасту или по состоянию здоровья).
- В разделе «Приём на работу, переводы на другую работу» записываются данные о том, на основании какого документа сотрудник был принят на новую или переведён на другую должность (сам работник обязательно расписывается под этими сведениями).
- Раздел «Отпуск» содержит сведения обо всех отпусках, которые были предоставлены человеку согласно внутренним правилам организации.
- В разделе «Дополнительные сведения» может быть записана любая информация, имеющая значение в рамках совершаемой человеком деятельности. Например, это могут быть категория инвалидности, наличие водительского удостоверения и так далее.
Можно скачать форму Т-2 — личную карточку работника — и использовать её как образец для ведения картотеки в своей организации.
Как оформить личную карточку сотрудника
Пока сотрудник работает в организации, последний раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки остается незаполненным. После того как он уволится, впишите в него основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. А также укажите дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи ответственного за ведение кадрового учета и сотрудника.
Жители Крыма и г. Севастополя в течение месяца после присоединения этих территорий к России могли сохранить украинское гражданство, заявив об этом. Если они этого не сделали, то по умолчанию считаются россиянами и должны были получить паспорта РФ. Поэтому варианты оформления личной карточки могут быть следующими.
Документы для заполнения личной карточки
Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов:
-
приказа (распоряжения) о приеме на работу;
-
паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
-
трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
-
страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
-
документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
-
документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Что такое многотарифный счетчик «День-ночь»
Счетчик электрической энергии «День и ночь» – это прибор, позволяющий учитывать расход использования электричества. Его особенность заключается том, что оплата за энергоресурс осуществляется с помощью нескольких тарифов. Причем ночной гораздо дешевле дневного, что позволяет экономить финансовые средства.
Чтобы учитывать потребление электричества с помощью такого прибора, нужно регулярно через определенные промежутки времени, снимать показания и считать сумму платежа, учитывая тарифы дня и ночи.
Электросчетчик «День-ночь» выгодно ставить тем:
- У кого система обогрева запитана от электричества (например, теплые полы);
- У кого много приборов, работающих круглые сутки;
- Кто любит работать или смотреть телевизор ночью.
Многотарифный счетчик «День-ночь» можно приобрести в специализированном магазине, при покупке стоит попросить сертификат, подтверждающий его качество Устанавливать многотарифные приборы учета электроэнергии можно как в частном доме, так и в квартире. Внешне они выглядят привлекательнее и аккуратнее обычных черных счетчиков. Устройства «День-ночь» легко устанавливаются и просты в использовании.
Сегодня можно увидеть приборы с встроенной памятью, позволяющей вести почасовой контроль, а также с возможностью подключиться к компьютеру. Все электросчетчики можно разделить на одно – и трехфазные с механическим или электронным управлением. Более удобными считаются именно последние, из-за автоматической фиксации показаний.
Кстати, если вы захотите сменить свой старый счетчик на новый, то вначале нужно узнать, к какому количеству фаз он будет подключен. Сделать это проще всего, если посмотреть на табло своего прибора. Там указано его напряжение. Если цифра только одна (220 Вольт), то и фаза у вас одна. А если указано 220/380 – это три фазы.
Вести учет по нормам день/ночь помогает многотарифный прибор.
Суть работы этого прибора состоит в том, что он ведет учет потребляемой электроэнергии не одним показателем, а несколькими.
В этом случае присутствует четкое распределение по оплате.
Это такие виды:
- оплата в час пик (это утренние часы с 7 до 10, и вечерние часы с 17 до 21 часа);
- оплата в период полу-пик;
- и самая низкая стоимость отличает ночной тариф.
Многотарифные механизмы в отечественных домах и квартирах стали устанавливать совсем недавно. Но специалисты в один голос заверяют, что эти механизмы очень полезные.
Многие люди не хотят ставить такой вид учета, потому, что уверены в высокой сложности процесса снятия показаний и расчета суммы оплаты за потребляемую электроэнергию. Но, все обстоит не так сложно, как кажется.
Для подсчетов необходимо подготовить:
- квитанцию;
- ручку.
Формулировки записей о знании языка
| Формулировка | Код по ОКИН |
| Читает и переводит со словарем | 1 |
| Читает и может объясниться | 2 |
| Владеет свободно | 3 |
Кто обязан вести личные карточки
Работодатель обязан вести личные карточки по всем работникам, с которыми заключены трудовые договоры. Данное правило касается как основных работников, так и совместителей. Не нужно заводить личные карточки на лиц, работающих по договорам ГПХ.
Для малых предприятий и индивидуальных предпринимателей исключений не предусмотрено. Они также должны вести личные карточки.
Ведение личных карточек обычно входит в должностные обязанности кадровика, в небольших компаниях эту функцию может выполнять бухгалтер или главбух.
Нормативные документы, в которых предусмотрена обязанность ведения личных карточек:
1. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». В 12 пункте Постановления сказано, что работодатель обязан под роспись ознакомить работника со всеми записями (о приеме, переводе, увольнении), которые вносятся в трудовую книжку. Также в данном пункте отмечено, что такие записи нужно дублировать в личную карточку сотрудника. Именно в личной карточке работник и ставит свою подпись (3 и 11 разделы в форме Т-2). При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41).
2. Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (п. 27).
3. Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях, утвержденные Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008 (п. 23).
Правила заполнения личной карточки
В отличие от заполнения трудовой книжки, срок, когда необходимо заполнить личную карточку, Указаниями и Правилами не установлен. Тем не менее лучше это сделать в ближайшее после приема на работу время. Если действовать по аналогии с заполнением трудовой книжки, то оформить личную карточку нужно в недельный срок с момента трудоустройства новичка (п. 10 Правил).
Начинается заполнение карточки с наименования организации в соответствии с учредительными документами.
Затем заполняется таблица, в которой указываются:
- дата составления личной карточки;
- табельный номер, который присваивается работнику;
- ИНН работника и номер страхового свидетельства государственного страхования;
- в графе «Алфавит» — первая буква фамилии работника (данная графа предусмотрена для систематизации карточек);
- в графе «Характер работы» — «постоянно», если работник принимается по бессрочному трудовому договору, или «временно», если по срочному;
- в графе «Вид работы» — «основная» или «по совместительству»;
- в графе «Пол» — «М» (мужской) или «Ж» (женский).
Воинский учет в организациях в форме Т-2
Кроме кадрового документа, дублирующего во многом информацию из трудовой книжки, форма Т-2 играет важную роль в воинском учете. Ее заполнение предусмотрено п. 23 методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017, которые, по состоянию на 01.09.2021, никто не отменял.
Возникает правовая коллизия, когда нормы приказа Минтруда, которые являются обязательными для всех работодателей, вступают в противоречие с методичкой по воинскому учету, которая является рекомендованной. Конечно, руководитель каждой организации самостоятельно решает, в каком объеме вести кадровый учет в соответствии с требованиями законодательства. За отсутствие карточки Т-2 с 01.09.2021 никто не накажет. Но ее ведение поможет в составлении отчетности, в том числе по воинскому учету. Тем более, что в большинстве учетных программ сведения в форму Т-2 вносятся автоматически, в момент приема на работу сотрудника, там же аккумулируются данные обо всех движениях и изменениях.
Хотя раздел о воинском учете в Т-2 совсем небольшой, в нем собрана вся самая важная информация. Если отказаться от ведения формы № Т-2 в целом, необходимо сохранить этот раздел в качестве самостоятельного документа.
Что такое личная карточка Т-2?
Это кадровый документ, который работодатель начинает соблюдать с первого рабочего дня работника, оформленного по трудовому договору. Менеджер по персоналу хранит этот документ в течение всего срока работы сотрудника. Согласно статье 225 Декрета № 16 апреля 2003 года, работодатель должен был ознакомить работника с каждой записью в карточке, а работник должен был подписать ее после ознакомления.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 года № 1250 данный документ был признан утратившим силу с 1 сентября 2021 года. С этой даты личные карточки по форме Т-2 больше не являются обязательными.
Некоторые уже отказались от соблюдения этого документа, другие продолжают работать над ним. Оба варианта разрешены. Если работодатели не хотят отказываться от соответствия этому документу, они могут использовать интегрированные формы и старые образцы, действовавшие до 2013 года.
В качестве альтернативы они могут создавать и утверждать свои собственные формы, используя внутреннюю документацию.