Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образцы кадровых документов в ООО в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.
Разновидности приказов
Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:
- Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
- Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.
- Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.
Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.
Какие кадровые документы нужно вести микропредприятию
Фактически кадровый учёт микробизнеса с наёмными сотрудниками почти никак не отличается от учёта по общим правилам. Типовая форма трудового договора — всего лишь одно из послаблений для микропредприятий в ведении кадрового делопроизводства.
Кроме того, из-за специфики деятельности организации зачастую возникает необходимость в ведении конкретных документов. Например, при работе с вредными условиями необходимо вести список работающих на производстве с вредными условиями труда.
От количества должностей, а также от их особенностей тоже зависит многое. Если для должностей предусмотрен целый список требований и обязанностей, микропредприятию следует подготовить для каждой из них отдельные должностные инструкции. Связано это с тем, что типовой форме трудового договора должностные обязанности не расписаны подробно.
В перечень обязательных кадровых документов для микропредприятия входят:
- личная карточка работника по форме T-2;
- штатное расписание по форме Т-3;
- графики отпусков по форме Т-7;
- положение о хранении и использовании персональных данных;
- журнал регистрации приказов;
- журнал учёта движения трудовых книжек (кроме случаев, когда у всех сотрудников электронные трудовые книжки).
Обязательные кадровые документы для ИП
Индивидуальный предприниматель начинает вести кадровый учет с момента, когда у него появляется первый наемный работник. В частности, ИП обязан заключать трудовые договоры, издавать приказы, вести на сотрудников трудовые книжки (на бумаге или электронно), заключать коллективные договоры и принимать локальные акты, содержащие нормы трудового права.
Став работодателем, ИП, как и организации, должен соблюдать положения ТК РФ и оформлять обязательные кадровые документы, перечень которых аналогичен перечню для работодателей-юрлиц.
На работодателей — индивидуальных предпринимателей, относящихся к категории микропредприятий, распространяются те же правила упрощенного кадрового учета по ст. 309.2 ТК РФ, что и на компании в данном статусе. То есть, они могут не принимать некоторые локальные акты, если соответствующие условия будут внесены в трудовые договоры сотрудников.
Таким образом, для ИП обязательными являются кадровые документы, приведенные нами в перечне для ООО. Поскольку кадровый учет для ИП обязателен, отсутствие каких-либо документов может повлечь наложение соответствующих штрафов. Как правило, специалисты по кадрам среди работников у предпринимателей встречаются редко – в таком случае ИП должен вести кадровый учет самостоятельно, либо поручить ведение кадровой документации кому-либо из сотрудников, или же обратиться за помощью к профессионалам, оказывающим такие услуги.
Учредительный договор ООО: регистрация и изменения
Для регистрации ООО учредительный договор должен быть составлен в письменной форме и подписан всеми учредителями. В нем должны быть указаны следующие сведения:
- Наименование общества с ограниченной ответственностью;
- Полное наименование каждого учредителя, его гражданство, место жительства или место нахождения (для юридического лица);
- Размер доли каждого учредителя в уставном капитале общества;
- Срок полномочий органов управления и порядок принятия решений;
- Порядок распределения прибыли и убытков общества;
- Порядок выхода учредителя из состава общества;
- Прочие условия и положения, касающиеся деятельности общества.
После подписания учредительного договора необходимо произвести его регистрацию в налоговых органах и официально зарегистрировать ООО в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ). После этого общество с ограниченной ответственностью может начать свою коммерческую деятельность.
Учредительный договор может быть изменен по решению учредителей ООО. Любые изменения должны быть внесены в письменной форме и зарегистрированы в соответствующих государственных органах.
Трудовой договор: формирование и регистрация
Формирование трудового договора начинается с указания реквизитов организации и работника, таких как полное наименование организации, ее место нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о работнике (ФИО, паспортные данные и прочее). Далее следует указание срока действия трудового договора, ставки оплаты труда, графика работы и других основных условий труда.
Важно помнить, что трудовой договор должен содержать сведения о порядке исполнения трудовых обязанностей, гарантиях социального и медицинского страхования, а также оказываемых льготах и компенсаций. Дополнительные условия, например, о секретности информации или ограничениях по переходу к конкурентам, также могут быть включены в трудовой договор, если они применимы к данному случаю.
После того, как трудовой договор сформирован, он подлежит регистрации в соответствующих органах. В случае ООО это может быть Управление Федеральной службы государственной статистики (Росстат) по месту нахождения организации. Для регистрации трудовой договора требуется подать заявление и предоставить копию договора. В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные документы или сведения.
Правильное формирование и регистрация трудового договора являются важным аспектом кадрового делопроизводства в ООО. Это позволяет установить четкие правила и обязанности для работодателя и работника, а также обеспечить соответствие действующему законодательству и нормам трудового права.
Помните, что этот список содержит лишь общую информацию и не является исчерпывающим. В случае необходимости консультации или получения подробной информации, всегда обращайтесь к специалистам в области кадрового делопроизводства или юридической поддержки.
Перечень документов для приема на работу
Для приема на работу в ООО работник должен предоставить следующие документы:
- 1. Заявление о приеме на работу (указываются ФИО работника, дата рождения, образование, специализация и предыдущее место работы);
- 2. Паспорт (оригинал и копия всех страниц);
- 3. Трудовую книжку (оригинал и копия всех заполненных страниц);
- 4. Диплом (оригинал и копия);
- 5. Справку об образовании (оригинал и копия);
- 6. Справку о предыдущем месте работы (оригинал и копия);
- 7. Медицинскую справку формы 086-У;
- 8. СНИЛС (оригинал и копия);
- 9. Полис ОМС (оригинал и копия);
- 10. Свидетельство о рождении детей (если есть);
- 11. Военный билет (для военнообязанных);
- 12. Фотографии 3х4 см (2 штуки);
- 13. Другие документы в зависимости от должности и требований работодателя.
Все документы должны быть предоставлены в оригинале и заверены работником и работодателем.
Табель учета рабочего времени и отчеты по оплате труда
Табель учета рабочего времени содержит следующую информацию:
| № | ФИО сотрудника | Должность | Дата | Время начала работы | Время окончания работы | Отработанное время |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | Менеджер | 01.01.2024 | 09:00 | 18:00 | 8 часов |
| 2 | Петров Петр Петрович | Бухгалтер | 01.01.2024 | 09:30 | 17:30 | 8 часов |
| 3 | Сидорова Анна Ивановна | Секретарь | 01.01.2024 | 10:00 | 19:00 | 9 часов |
Также важными кадровыми документами ООО являются отчеты по оплате труда. Они представляют собой документы, в которых указывается информация о заработной плате каждого сотрудника компании.
Кадровые документы в ООО: обязательные правила в 2024 году
В 2024 году ООО, как и раньше, должны соблюдать ряд обязательных правил в отношении кадровых документов. Ниже приведен полный список кадровых документов, которые должны присутствовать у ООО:
- Трудовые договоры: каждый сотрудник ООО должен иметь трудовой договор, оформленный в соответствии с трудовым законодательством.
- Личные карточки сотрудников: каждый сотрудник ООО должен иметь свою личную карточку, где указываются все данные, относящиеся к его трудовой деятельности.
- Приказы и распоряжения: все приказы и распоряжения руководства, связанные с персоналом, должны быть оформлены в письменном виде и храниться учетной кадровой службой.
- Списки работников: ООО должно вести актуальные списки работников, включая информацию о должности, занимаемой должностным лицом.
- Отчеты об испытательных сроках: ООО обязано подготавливать и хранить отчеты об испытательных сроках для новых сотрудников, которые необходимо предоставить в установленные сроки.
- Табель учета рабочего времени: для контроля за отработанным временем каждого сотрудника ООО необходимо вести табель учета.
- Наряды и акты выполненных работ: при выполнении работ, связанных с риском для жизни и здоровья работников, должны быть оформлены соответствующие наряды и акты выполненных работ.
- Медицинские и санитарно-эпидемиологические заключения: при необходимости сотрудника ООО должны обладать заключениями о состоянии его здоровья и санитарно-эпидемиологической готовности.
Соблюдение правил в отношении кадровых документов не только обеспечивает законность деятельности ООО, но и способствует эффективному управлению персоналом, улучшению качества работы и снижению рисков.
Трудовые книжки и их оформление
Оформление трудовой книжки проводится согласно установленным правилам:
- Титульный лист. В начале трудовой книжки размещается титульный лист, на котором указываются следующие данные работника: фамилия, имя, отчество; дата, место их рождения; пол; номер паспорта; данные о регистрации по месту жительства; контактная информация. Также указывается наименование организации, где работник будет вести трудовую деятельность.
- Сведения о работнике. В трудовой книжке приводятся данные о работнике: дата принятия на работу, кем принят, должность, трудовой договор и его номер, стаж работы и другие сведения, относящиеся к трудовой деятельности.
- Записи о переводах и командировках. Если работник переводился на другую должность или был в командировке, соответствующая информация должна быть указана в трудовой книжке. Здесь указываются дата перевода или командировки, должность, на которую переведен работник, причина перевода или командировки и другие сопутствующие данные.
- Записи о отпусках. В трудовой книжке необходимо делать записи о годовых, дополнительных, декретных отпусках и прочих видов отпусков. Записи оформляются с указанием даты начала и окончания отпуска, его продолжительности и иных деталей.
- Сведения о награждениях и поощрениях. Если работник был награжден или получил поощрение, то эти данные необходимо отразить в трудовой книжке. В записи указывается дата, вид и основание награждения или поощрения.
- Записи о прописке. Для работника, который является гражданином Российской Федерации, в трудовой книжке делается соответствующая запись о прописке.
Трудовые книжки должны быть оформлены аккуратно, информация в них должна быть точной и актуальной. При наличии сокращений и сокращенных записей необходимо предоставить объяснительную записку с расшифровкой этих сокращений.
Оформление трудовых книжек является обязательным требованием для ООО в 2024 году. Ведение трудовых книжек позволяет точно отслеживать трудовую и профессиональную историю работников, а также является важным документом при разрешении спорных ситуаций.
Список основных кадровых документов для ООО в 2024 году
В соответствии с действующим законодательством, ООО должно иметь следующие кадровые документы:
- Устав общества
- Положение о трудовом коллективе
- Политика в области персонала
- Коллективный договор
- План кадрового обеспечения
- Штатное расписание
- Должностные инструкции
- Трудовой договор
- Приказы о приеме на работу
- Трудовые книжки или электронные табеля
- Личные дела сотрудников
- Приказы об увольнении
- Приказы об отпусках
- Табель рабочего времени
- Заявления и справки от сотрудников
- Сведения о заработной плате и начислениях
- Расчетный листок
- Справки о доходах
- Договоры с подрядчиками и исполнителями
- Соглашения о конфиденциальности
Данный список не является исчерпывающим и может дополняться в зависимости от требований законодательства и особенностей деятельности ООО.
Должностные инструкции для сотрудников ООО
Каждая должностная инструкция должна содержать следующую информацию:
- Должность и наименование отдела, в котором сотрудник работает;
- Основные цели и задачи, стоящие перед сотрудником;
- Описание основных функций и действий, которые сотрудник должен выполнять;
- Перечень прав и обязанностей сотрудника, а также уровень ответственности;
- Необходимые навыки, знания и компетенции для выполнения работы;
- Требования к уровню квалификации и опыту работы;
- Схемы и процедуры работы, которые должны быть соблюдены;
- Информацию о взаимодействии с другими подразделениями и сотрудниками;
- Возможные критерии оценки работы сотрудника;
- Информацию о регламенте рабочего времени и отпускных днях.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями отделов и согласовываются с вышестоящим руководством компании. Они могут быть использованы при найме новых сотрудников, а также в процессе обучения и оценки работы на существующих должностях.
Важно поддерживать актуальность должностных инструкций и вносить в них изменения при необходимости, чтобы они отражали текущие требования и процессы в организации.
Приказ об увольнении, документ, завершающий трудовые отношения
В приказе об увольнении должны быть указаны следующие данные:
- Наименование организации. Полное наименование организации, в которой работает увольняемый сотрудник.
- ФИО работника. Полные фамилия, имя и отчество увольняемого сотрудника.
- Табельный номер. Уникальный номер, присвоенный работнику для учета в организации.
- Дата увольнения. Дата, когда работник будет уволен из организации.
- Причина увольнения. Основание для увольнения работника, такое как истечение срока действия трудового договора, сокращение численности персонала и другие.
- Указание на статью трудового кодекса. Если увольнение происходит в соответствии с определенной статьей трудового кодекса, то необходимо указать номер этой статьи.
- Подписи руководителя и работника. По завершении приказа об увольнении, он должен быть подписан руководителем организации и сотрудником, которого увольняют.
Приказ об увольнении является заключительным документом в рамках трудовых отношений между работником и организацией. Этот документ имеет юридическую силу и служит основанием для начала процесса увольнения сотрудника.
Обратите внимание, что описанные требования к приказу об увольнении могут быть изменены и дополнены с учетом конкретных требований законного акта и внутренних правил каждой организации.
Протокол о создании ООО
Данный протокол содержит следующие основные сведения:
| Номер протокола | Уникальный номер, присвоенный протоколу о создании ООО |
| Дата создания | Дата, когда был составлен и утвержден протокол |
| Учредители | ФИО, адрес места жительства и паспортные данные каждого учредителя компании |
| Сумма уставного капитала | Сумма, которую учредители обязаны внести в уставный капитал ООО |
| Размер доли участника | Доля, которую каждый участник обязан внести в уставный капитал ООО, выраженная в процентах |
| Наименование и юридический адрес | Полное наименование создаваемой организации и ее юридический адрес |
| ИНН и КПП | ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика) и КПП (код причины постановки на учет) создаваемой организации |
| Основной вид деятельности | Основной вид деятельности, указанный в учредительных документах ООО |
Протокол о создании ООО является важным документом, который подтверждает правомерность образования организации и содержит основные сведения о ней. Наличие данного протокола обязательно при регистрации ООО и при дальнейшей работе с ним.
Трудовой договор как основной документ
В трудовом договоре должны быть указаны следующие обязательные элементы:
1. Сведения о сторонах договора: полное наименование ООО, инн и огрн, а также полное наименование работника и его паспортные данные.
2. Срок действия договора: указывается дата начала и предполагаемая длительность трудовых отношений.
3. Место работы и должность работника: указывается юридический адрес ООО и наименование должности согласно ТК РФ.
4. Режим работы: указывается количество рабочих часов в неделю, режим графика работы и прочие условия организации рабочего времени.
5. Условия оплаты труда: указывается размер заработной платы, система и сроки выплат, дополнительные льготы и компенсации.
6. Особые условия труда: могут быть включены дополнительные условия трудового договора в соответствии с требованиями и положениями ТК РФ.
Также, в трудовом договоре могут быть указаны другие условия, в зависимости от потребностей ООО и типа деятельности. Важно помнить, что трудовой договор является юридически значимым документом, который регулирует права и обязанности обеих сторон трудовых отношений. Поэтому его заключение и внесение обязательно для формирования полного и корректного кадрового документооборота ООО.
Порядок хранения кадровых документов
С 01.01.2024 года вступает в силу новое законодательство, которое устанавливает изменения в порядке хранения кадровых документов.
Согласно новым правилам, все кадровые документы должны храниться в специально оборудованных помещениях. Организации и предприятия обязаны обеспечить безопасность и сохранность кадровых документов, а также защиту их конфиденциальности.
Для хранения кадровых документов могут использоваться специальные прочные шкафы или сейфы. Также возможно использование электронного архива для хранения и обработки цифровых копий документов.
Важно отметить, что срок хранения кадровых документов может различаться в зависимости от их типа. Например, личные дела сотрудников обычно должны храниться в течение всего срока работы сотрудника в организации и еще несколько лет после его увольнения.
Кроме того, с 01.01.2024 года введено требование о возможности быстрого доступа к кадровым документам в случае необходимости их предоставления органам государственной власти.
Нарушение порядка хранения кадровых документов может повлечь за собой административную или уголовную ответственность для руководства организации или предприятия.
В связи с этим, рекомендуется уделить должное внимание организации системы хранения кадровых документов и обеспечению их безопасности.
Новые положения о конфиденциальности
С 1 января 2024 года в сфере кадрового делопроизводства вступают в силу новые положения о конфиденциальности. Данные изменения направлены на защиту персональных данных сотрудников и обеспечение их конфиденциальности.
Согласно новым правилам, работодатели обязаны разработать и внедрить процедуры по обеспечению конфиденциальности личной информации сотрудников. Эти процедуры должны предусматривать меры по защите данных от несанкционированного доступа, утраты или уничтожения.
Кроме того, работодатели должны информировать сотрудников о целях их персональной информации, которая будет собираться и использоваться в процессе кадрового делопроизводства. Работник должен дать согласие на обработку и использование своих персональных данных.
| Персональные данные сотрудника | Цель сбора | Согласие работника |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Оформление трудового договора | Да |
| Адрес проживания | Регистрация в системе обязательного медицинского страхования | Да |
| Номер паспорта | Оформление и предоставление отчетности в налоговые органы | Да |
Нарушение правил конфиденциальности может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, включая административные и гражданско-правовые санкции. Поэтому следует уделить особое внимание разработке и реализации соответствующих политик и процедур в сфере кадрового делопроизводства.
Изменения в системе по найму и увольнению
С 1 января 2024 года вступают в силу важные изменения в сфере кадрового делопроизводства, касающиеся системы по найму и увольнению сотрудников.
Одно из ключевых изменений заключается в том, что работодатель должен теперь предоставить соответствующий контракт каждому новому сотруднику перед его принятием на работу. В контракте должны быть прописаны условия труда, заработная плата, график работы и другие существенные положения. Это изменение направлено на повышение прозрачности и защиты интересов работников.
Кроме того, новое законодательство предусматривает более жесткую ответственность работодателей за нарушение прав сотрудников при увольнении. Работодатель обязан предоставить письменное уведомление не менее чем за 30 дней до увольнения с указанием причин прекращения трудового договора. Также работодатель может быть обязан выплатить компенсацию сотруднику в случае необоснованного увольнения. Это изменение направлено на защиту работников от неправомерных действий со стороны работодателей.
| Изменение | Описание |
|---|---|
| Прозрачность трудовых отношений | Работникам должны быть предоставлены контракты с указанием условий труда и заработной платы. |
| Увольнение по справедливым причинам | Работодатель должен предоставить письменное уведомление о прекращении трудового договора и возможно выплатить компенсацию при необоснованном увольнении. |