Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт приема-передачи товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если в организации меняется материально ответственное лицо, то нужно соблюсти определенный порядок действий для передачи матценностей. Все начинается с приказа руководства о смене МОЛ и передаче ценностей от одного работника другому. Далее проводят инвентаризацию для проверки наличия всех имеющихся объектов под ответственностью прежнего МОЛ.
Особенности смены МОЛ
После ее осуществления устанавливается реальное количество объектов, которые передадут новому МОЛ. Также инвентаризация помогает понять, все ли объекты находятся в пределах компании, нет ли пропавших ценностей. Процедура проходит в присутствии обоих работников: старого МОЛ и нового. Акт инвентаризации составляют в 3 экземплярах: для каждого из работников и руководства организации.
Акт передачи матценностей можно оформить напрямую: то есть один работник передает их другому. Также передачу можно оформить через работодателя: старое МОЛ передает ценности работодателю, а он уже новому МОЛ. В нашем образце рассмотрен первый вариант.
Акт приема-передачи материальных ценностей будет подтверждать, что прежнее МОЛ передало объекты новому, все ценности в надлежащем состоянии, у работодателя нет претензий к увольняющемуся или переводящемуся на другую должность работнику.
Какие бумаги могут в замене
Интересно, что сам по себе он не является полным эквивалентом договору купли-продажи или аренды, а может выступать только в роли приложения к нему. Но и акт перемещения материальных ценностей, образец которого мы приводили выше, — не единственное, что можно использовать. Вы вправе составлять все, что подтверждает необходимость решения передавать актив и содержит обязательную к представлению информацию.
Это может быть товарная накладная — со сведениями о продукции, сторонах сделки и другими актуальными данными.
Но есть и случаи, в которых альтернатива недопустима. Обычно это ситуации, когда нужно оставить возможность для направления претензий (или для утверждения их отсутствия), например, при заключении контракта на приобретение крупного промышленного оборудования или дорогостоящего имущества.
Объясняем, как правильно составить акт
Первым делом разберёмся с реквизитами. Присваиваем настоящему акту уникальный номер для документооборота и хранения согласно утверждённой номенклатуре дел, обозначаем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) его составления. Далее обозначаем ФИО ответственных сотрудников, их должности на предприятии, а также паспортные данные. В качестве допустимого минимума достаточно будет указать только серию и номер паспорта. Более подробная информация прописана в трудовом договоре.
Ниже по документу утверждаем, что одно лицо фактически передало, а другое в свою очередь приняло имущество. Ссылаемся на приказ руководителя, инвентаризационную опись, трудовой договор нового сотрудника, в котором прописаны положения о его материальной ответственности. В этом же блоке перечисляем полный перечень ценностей в виде таблицы.
Работоспособность и текущее состояние объектов должно быть заверено третьими лицами. Для этого при инвентаризации проводится соответствующий осмотр. В самом акте ссылаемся на проверку. Следующим шагом указываем количество составленных экземпляров. Всего их должно быть три, по одному для ответственных лиц, а третий – в бухгалтерию.
Что представляет собой акт
Акт приема или передачи ТМЦ при смене мол представляет собой справку, необходимую для правильного оформления процедуры передачи на хранение имущества. Бланк документа можно скачать внизу статьи, он заполняется исключительно в рамках соблюдения договора хранения.
Договор хранения обычно подразумевает всего двух участников: поклажедатель и хранитель. Одна сторона отвечает за передачу имущества, а другая, соответственно, принимает материальные ценности, а также обязательства по обеспечению прежнего состояния на протяжении периода, указанного в заключенном договоре. Хранитель не имеет полномочий для передачи доверенного имущества в эксплуатацию другим юридическим и физическим лицам, если этого не подтверждает поклажедатель.
Классификация хранителей:
- Непрофессиональные, предоставляют свои услуги бесплатно. К подобным организациям имеют отношение библиотеки или гардеробные помещения в различных общественных местах.
- Профессиональные хранители занимаются оказанием подобных услуг на регулярной основе за фиксированную плату. К профессиональной категории относятся ломбарды, банки, камеры хранения и т.п.
Как составить для приема-передачи материальных ценностей
Следующий вариант — передача имущества внутри организации: от одного материально ответственного лица (далее – МОЛ) к другому или от организации к сотруднику. В этом случае необходимо составить документ. Это разрешается сделать в произвольной форме с обязательным указанием даты процедуры, наименования предметов передачи, их количества и лиц, кому передаются ценности. Если передача происходит от одного МОЛ к другому, новому, то со вторым необходимо подписать договор об индивидуальной (или коллективной) материально ответственности. Один экземпляр находится у МОЛ, второй — в бухгалтерии.
Оформлять передачу материальных ценностей на временное хранение следует бумагой, подтверждающей, что товарно-материальных ценности переданы на хранение. Для этого создана унифицированная форма МХ-1 (код по ОКУД 0335001), которая не является обязательной к применению, но очень удобна в использовании, поэтому широко применяется в бюджетных организациях.
Правовая сторона документа
Законодательство не требует обязательного оформления такого рода документа при поставке товара. Однако стороны сделки часто настаивают на его составлении с целью обеспечения правовой защиты. Наличие подписанного документа позволит подтвердить количество, качество и сохранность доставленных ТМЦ.
Несколько ситуаций, когда акт прямо нужно составить:
| Основание | Причина |
| Передача товара сопровождается обязательной проверкой его качества. | Такое котируется, например, для передачи от одного лица (предприятия) другому какого-либо высокотехнологичного оборудования, исправность которого должна быть зафиксирована ответственным специалистом. |
| Одно лицо (предприятие) передает товар другому на хранение, причем второй при этом несет ответственность за его сохранность. | Посредством акта фиксируется изначальное состояние оборудования, включающее в себя ряд параметров таких, например, как внешний вид, технические характеристики, наличие каких бы то ни было дефектов. Также с помощью бумаги обозначаются условия хранения товара, при которых товар будет в сохранности (например, если речь идет об оборудовании из металла, следует указать требуемый уровень влажности, чтобы материал, из которого изготовлено оборудование, не подвергался воздействию коррозии). Также стоит обозначить в бланке акта человека, который будет следить за сохранностью товара и будет нести за нее ответственность. |
Акт приема-передачи ценностей: что это?
Акт передачи и приема товарно-материальных ценностей ( ТМЦ) – особый документ, позволяющий компании или частным лицам контролировать и фиксировать их движение.
Что же означает термин «движение ценностей»? Это и есть тот самый момент передачи любого имеющего ценность объекта от одного человека к другому.
Пример. Рассмотрим знакомую многим ситуацию. Два иногородних студента снимают квартиру. В этом случае владелец квартиры является лицом, передающим ценность (квартира) студентам, принимающим ответственность за ее сохранность и сохранность всех вещей внутри нее. Сам процесс аренды квартиры и есть «движение материальной ценности» от своего владельца к студентам-арендаторам.
В акте приема-передачи всегда подробно указываются все передаваемые ТМЦ с четким указанием количества и стоимости (например, та самая мебель из примера выше). Это делается для их защиты и возврата стоимости при порче или утрате.
Однако документ не определяет ответственность за нарушение его условий. Он лишь фиксирует сам факт. Поэтому к нему лучше всего сразу оформлять дополнение с прописанными санкциями. В случае примера со студентами – это денежный штраф или покупка новой вещи.
Сложнее ситуация обстоит с учетом ТМЦ на предприятиях. Так как эти организации обладают высокой ответственностью, они вынуждены внимательно контролировать все движения ТМЦ внутри себя. Для них составление актов является идеальным решением. Благодаря им на предприятии создается четкая система, по которой можно отследить движение любой ТМЦ в определенный момент.
Для еще большего удобства все вещи организации, имеющие какую-либо материальную ценность, разделяются на категории. Каждая из них имеет свой артикул, который тоже указывается в договоре. К категориям относят:
- Упаковку и тару для хранения;
- Топливо;
- Сырье;
- Саму продукцию;
- Стройматериалы;
- Хозяйственный инвентарь и др.
Заключительные положения
После избыточного и подробного списка стороны подтверждают, что все принятые материалы качественны и соответствуют требованиям договора. Обязательно включение формулировки об отсутствии у подрядчика претензий к заказчику. Также обязательно в документ включают пункт о том, что акт составлен в двух равнозначных экземплярах и на русском языке. Стороны подписывают документ с указанием фамилий и ставят печати. После этого документ считается неотъемлемой частью заключенного ранее договора подряда.
Этот простой по форме документ полезен обеим сторонам, так как:
- гарантирует заказчику целевое использование и сохранность его материалов;
- гарантирует подрядчику поставку качественных и исправных материалов, избавляет от обвинений в нецелевом использовании и безответственном отношении.
Что содержится в акте приема-передачи
Лица, ответственные за оформление данного акта, должны позаботиться о том, чтобы он был составлен в дух экземплярах. Соответственно, каждый из них предназначен для одной из сторон. Чтобы была возможность решать споры через суд, необходимо позаботиться о правильном оформлении документа. Для этого здесь понадобится указать определенную информацию:
- название документа;
- место и дату оформления сделки;
- подробная информация об участниках сделки. Для юрлиц указываются реквизиты;
- если акт сопровождается договором, укажите информацию и о нем;
- данные об имуществе, его состояние, количество и качество;
- если имеются дефекты, они также должны быть внесены в документ;
- если имущество арендуется на определенный период, его нужно указать. И вообще, здесь указываются все сроки, которые обе стороны должны соблюдать;
- если имеются претензии по качеству и количеству ценностей у принимающей стороны, они вносятся в документ;
- при наличии печатей они проставляются в документе;
- укажите название операции, которая сопровождается оформлением данного акта;
- информация о конкретном человеке, который является ответственным за передачу ценностей;
- информация о лице, получающем имущество;
- указывается количество составленных экземпляров. Как правило, их два. Но, если в этом возникает необходимость, их количество может быть увеличено;
- необходимо указать стоимость передаваемого имущества.
Стоит отметить, пункт, предназначенный для указания претензий, является обязательным. Ведь в будущем владелец имущества имеет право потребовать возмещения ущерба, если он будет причинен имуществу. Нередко акт составляется при приеме-передаче не одной единицы имущества, а в отношении целой группы материальных ценностей. Этот факт также обязательно должен быть указать в документе.
Несмотря на то что форма МХ-18 унифицированная (утверждена Пост. Госкомстата России от 09.08.1999 №66), работа с ней носит необязательный характер с 2013 года. Предприятие вправе применять собственные бланки, закрепив их в своей учетной политике, если они содержат все необходимые реквизиты. За основу можно взять форму МХ-18. На деле же организации используют именно этот бланк, поскольку он удобен и можно не бояться, что у проверяющих органов возникнут вопросы к руководству по использованию тех или иных бланков.
Сотрудник, который несет ответственность за прием товара на склад, должен сверить по накладной количество и состояние продукции. Затем документ заверяют обе стороны процедуры (материально ответственное лицо, доставляющее продукцию, и работник склада, на чье хранение доставлен товар).
Задача документа — фиксация факта передачи готовой продукции на склад. Заполненный бланк передают в бухгалтерию, где специалист отражает в учете организации движение готовой продукции.
Внимание! Форма МХ-18 применяется для учета перемещения продукции внутри одного предприятия. Ее не нужно путать с накладной по форме ТОРГ-12. Этот бланк необходим для передачи товара (готовой продукции) сторонней организации
Этот бланк необходим для передачи товара (готовой продукции) сторонней организации.
Акт приема-передачи ТМЦ бланк скачать
В процессе работы и взаимодействия между собой юридических лиц акт приема или передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица необходим при каждом проведении операции по транспортировке имущества от одной организации к другой. Если операция проводится между отдельными структурами одного и того же учреждения, оформляется простой бланк для внутреннего перемещения. Для оформления процедуры купли-продажи необходимо оформлять образец обычной товарной накладной.
Если затрагивается вопрос возможного повреждения транспортируемой продукции или возникновения неточностей в процессе учета, бланк накладной дополняется актом приема-передачи ТМЦ.
Бланк акта приема-передачи материальных ценностей сотруднику (образец)
Приведем форму акта приема-передачи ТМЦ при смене материально-ответственного лица (МОЛ). Предположим, МОЛ увольняется. Соответственно, закрепленное за ним имущество необходимо передать другому лицу. Напомним, что при смене материально-ответственного лица проводится инвентаризация (п. 27 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). В ней участвуют и «старый», и «новый» МОЛ. Акт инвентаризации составляют в 3-х экземплярах. Старый МОЛ расписывается в передаче ценностей, а новый – в их получении (п. 2.10 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Это интересно: Соглашение об авансе при покупке квартиры: образец, а также как правильно оформить договор между физическими лицами, каков размер суммы и возвращается она или нет?
Акт материальной ответственности (бланк) на возврат ценностей от «старого» МОЛ и на передачу их «новому» можно оформить напрямую между материально ответственными лицами. За основу для разработки такого акта можно взять, к примеру, унифицированную форму № ОП-18 (Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132).
В то же время передача ТМЦ материально-ответственному лицу от одного к другому может быть оформлена через третье лицо – организацию-работодателя, которая принимает ценности от «старого» МОЛ и затем передает их «новому». В этом случае акт приема-передачи материальных ценностей при увольнении, составляется, как минимум, в двух экземплярах (для работодателя и работника) и будет подтверждать возврат всего переданного имущества и отсутствие имущественных претензий к увольняющемуся МОЛ со стороны работодателя. А затем уже оформляются 2 экземпляра акта на передачу ценностей уволившегося МОЛ от организации к новому материально ответственному лицу.
Приведем форму актов, которыми также можно оформить передачу ТМЦ при смене МОЛ.
акта приема-передачи материальных ценностей
Этим актом можно оформить, к примеру, передачу основных средств от одного МОЛ другому. При этом, как указывали выше, оформляются, как минимум, по 2 экземпляра актов: «”старый” МОЛ –> организация» и «организация –> “новый” МОЛ».
Процедура внутреннего перемещения ТМЦ от одного МОЛ другому
Процедура передачи ценностей предприятия зависит от ситуации, которая стала основанием для передаточного процесса, в целом внутреннее перемещение средств складывается из следующих этапов:
- Формируется приказ директора относительно инвентаризации объема товарных ценностей или основных средств в связи со сменой материально-ответственных лиц.
- Лицо, ведущее дела на текущий момент передает подотчетные материалы на основании описи на временное хранение бухгалтеру или членам комиссии, при этом их необходимо поставить на приход, а выбывшие списать.
- Формируется инвентаризационная опись товаров или акт.
- В день смены работников выполняется инвентаризация ТМЦ, а ее итоговые данные передаются для проверки в бухгалтерию.
Проведение самой инвентаризации выполняется в присутствии руководящего состава предприятия и работников избранных для состава комиссии, при этом присутствовать должны все ее члены до момента подписания акта, так как временное отсутствие одного из них является поводом для признания результатов недействительными.
Приказ руководителя, на основании которого производится созыв комиссии, составляется по форме ИНВ-22.
Передача материальных ценностей между специалистами может происходить по различным причинам, при этом вся процедура должна выполняться согласно существующим основаниям и законодательным требованиям.
акта приема-передачи материальных ценностей
Приёмопередаточный акт товарно-материальных ценностей (ТМЦ) пишется в произвольной форме, в которой скрупулезно отмечаются весь товар, с отображением численности, оценки, параметров и дефектов.
Сегодня существующее законодательство предлагает унифицированный шаблон приёмопередаточного акта ТМЦ. Он регламентируется Постановлением № 66 Госкомстата РФ от 9.08.
1999 года, которым была утверждена форма бланка МХ-1.
При этом, каждый вид хозяйственной деятельности оформляется первичным документом учета, что отображено в ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Нормы Закона предоставляют право учреждениям самим составлять шаблоны первичных актов учета.
В жизни предприятий нередко возникают обстоятельства, когда требуется организовать передачу продукции в связи с различными причинами, например – отпуск, болезнь, командировка, увольнение материально ответственного сотрудника. Данное действие требуется оформить приёмопередаточным актом.
Как составить акт приема-передачи материальных ценностей работнику
При оформлении этого документа нет необходимости придерживаться каких-то особых требований. Здесь рекомендуется придерживаться общепринятых правил составления документации подобного рода. Сегодня компаниям дозволено самостоятельно разрабатывать фирменные бланки. Хотя многие используют унифицированную форму ОП-18. Этот знакомый всем бланк уже имеет все необходимые графы, которые достаточно заполнить соответствующей информацией.
Сведения можно вносить от руки
Но здесь необходимо обращать особое внимание на разборчивый почерк. Вся информация должна быть не просто достоверной, но и внятной
Необходимо постараться избегать размытых формулировок, но и важные подробности упущены быть не должны. Многие компании выбирают печатный вариант оформления. Но при этом все подписи ответственных лиц должны быть «живыми».
После оформления документа он направляется в бухгалтерский отдел. Здесь он должен храниться минимум пять лет. Хотя разрешается, чтобы этот срок был увеличен внутренними правилами организации.