Требования к оформлению документов по делопроизводству

Сервис оператора должен давать возможность:

• Посылать и получать регламентированные и нерегламентированные ЭД;

• Открывать ЭД в интерфейсе сервиса без загрузки в базу;

• Подписывать ЭД нескольким подписантам сразу или отказывать в подписи;

• Распечатывать ЭД со штампом оператора;

• Автоматом создавать архивы всего пакета ЭД, в том числе и сопровождающих документов;

• Удобные инструменты работы с архивом и реестром ЭД – поиск, просмотр и пр.;

• Аннулировать или отзывать ЭД;

• Поддерживать параллельную работу нескольких пользователей;

• Обеспечивать безопасность;

• Подключиться провайдеру ЭДО к ПО, которое использует ваша компания для ведения документооборота и отчетности;

• Техподдержка с удобным для вашего бизнеса режимом работы. Чаще всего операторы работают 24/7, но есть и те, кто на связи только в определенное время (например с 7:00 до 20:00 по будням).

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение делопроизводителем;
• регистрация;
• рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для исходящих:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• отправка.

Для внутренних:

• разработка, оформление;
• регистрация;
• обработка, исполнение, подготовка ответов;
• контроль исполнения.

Для всех:

• учет и анализ объемов документооборота;
• хранение.

ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам (с Изменением N 1)

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

1. Arial;
2. Calibri;
3. Times New Roman;
4. Verdana.

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

• Заголовка;
• Реквизитов;
• Данных адресата.

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

• Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
• Соблюдение полей:

1. 20 мм – верхнее и нижнее;
2. 10 мм – правое;
3. 20 мм – левое;
4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

• Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

1. Межбуквенный интервал – обычный;
2. Единичный пробел между словами;
3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
3. Название документа – вверху по середине листа;
4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:

• Наименование компании;
• Адрес регистрации;
• ИНН;
• ОГРН;
• Электронная почта, факс;
• Иные контактные данные;

1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Расположение реквизитов на титульном листе документа:

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

• На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
• При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например:

Исполнительному директору

ООО Роштрой

Третьякову В.И.

1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например:

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

Иванову С.В.

• По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Например:

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

• Выравнивание – по центру или левому краю;
• Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Main part of the abstract + sample

Remember, in the preparatory stage, when you googled material on the topic of the essay, you identified a problem — something to argue about. So now is the time. The whole main part of your essay will be devoted to this. Write out the problem in detail — try to start with a brief historical outline.

Next — work with a hypothesis. As a reminder, a hypothesis is an assumption, a statement that needs to be proved. A hypothesis can be based on scientific methods and is then called scientific. If the hypothesis is confirmed by an experiment, it becomes a theory.

Abstracts put forward a theoretical hypothesis. It is based on the generalization of previously known theories and facts on the topic. It cannot be tested experimentally in the format of work on the essay. So here the main role will be played by your logic.

As for the layout, it is important not to write all your thoughts in one pile, but to structure them. Let there be several chapters and even sub-chapters, if necessary.

Изменения 2022 года госты делопроизводство

Юридическая тематика очень сложная но, в этой статье, мы постараемся ответить на вопрос «Изменения 2022 года госты делопроизводство». Конечно, если у Вас остались вопросы Вы сможете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Является разработчиком ряда авторских курсов в области административного, кадрового, бухгалтерского и судебного делопроизводства. Постоянно сотрудничаю с такими учебными заведениями, как: МГУ, РАГС, АНХ и др., участвую в обучении специалистов в системе повышения квалификации в таких организациях, как: Мэрия г.Москвы, Центробанк, Сбербанк, ОАО «Газпром», ОАО «Транснефть», ОАО «РЖД» и др.

Вы выбираете подходящий для вас семинар. В своем городе, сидя в уютном зале официального партнера компании «Гарант», Вы можете принять участие в транслируемом из Москвы семинаре ведущего специалиста страны, узнать о важных изменениях законодательства, об актуальных проблемах, задать вопрос лектору.

Нумерация и названия реквизитов

Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:

Порядок оформления документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Об обновленном стандарте документооборота

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2018 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2021 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Госстандарт Р 7.0.97-2016 ссылается на два документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» Р 7.0.8 от 17.10.2013 и «Управление документами» Р ИСО 15489-1-2019 . Кроме обновленных правил работы с документацией, новые требования к делопроизводству с 2021 г. включают приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.

Порядок оформления документов

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• ФИО;
• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• ФИО;
• Подпись;
• Дата;

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Нумерация и названия реквизитов

Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:

Используемый шрифт в документах по ГОСТу в России в 2021 году

Существует вид документов, для которых сформированы критерии оформления гостом 2.105/95. К таковым относится техническая документация на строящиеся объекты.

Существуют правила и критерии создания исследовательской и технической отчетной документации, прописанные в госте 7.32/2001. При составлении проектов, чертежей, приложений и планов требуется соблюдать идентичный тип оформления для упрощения и достоверности обработки данных операционными системами.

В этих стандартах нет четких требований, какие шрифты использовать. Правилами допускается применение разнообразных шрифтов, чтобы акцентировать внимание на важных участках текста. Допускается применение комплектов схожих по стилю и величине символов.

Техническая и исследовательская документация содержит информацию или приложение в виде таблиц. Таблицы, которые находятся внутри документа, а не в приложении, нумеруются числовыми символами, например, таблица 1, таблица 3. Разрешается счет таблиц в зависимости от глав. Наименование таблички располагается слева без отступных промежутков. Снизу под названием размещена таблица. Если она не влезает в рамки страницу, требуется разбить на две, или три части.

Приложения локализуются в конце документа. В них собрана дополнительная, разъяснительная информация. Приложение имеет название. Очередность определяется не числовыми, а буквенными символами, например, «приложение д», «приложение е». Разрешено для определения последовательности использовать латинские символы. Если есть необходимость, информация делится на главы, выделяются абзацы, вписываются заголовки, и т.д.

Какой шрифт используется в документах по госту? Единого ответа нет. Выбор вида символов зависит от того, какой документ создается, какова сфера применения и назначение.

При создании документации в абсолютном большинстве случаев используется текстовый редактор ворд.

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

• Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
• Соблюдение полей:

1. 20 мм – верхнее и нижнее;
2. 10 мм – правое;
3. 20 мм – левое;
4. В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

• Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

1. Межбуквенный интервал – обычный;
2. Единичный пробел между словами;
3. Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
4. Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
5. Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
6. Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

1. Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
2. Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
3. Название документа – вверху по середине листа;
4. Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:

• Наименование компании;
• Адрес регистрации;
• ИНН;
• ОГРН;
• Электронная почта, факс;
• Иные контактные данные;

1. Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Расположение реквизитов на титульном листе документа:

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

• На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
• При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

1. К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например:

Исполнительному директору

ООО Роштрой

Третьякову В.И.

1. К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

1. Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например:

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

Иванову С.В.

• По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Например:

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

1. Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
2. Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Севе��о-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

• Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
• Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
• Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

1. Наименование;
2. Номер правового акта;
3. Дата его принятия;
4. Составитель.

Особенности составления служебных писем

К служебным письмам предъявляются те же требования, что и к аналогичного рода документам, направляемым в другие организации:

1. письмо должно быть написано грамотно, делопроизводственным языком, с употреблением общепринятых форм вежливого обращения;
2. письмо подписывается лицом, имеющим право вести официальную переписку от имени организации;
3. письмо составляется на имя лица, обладающего компетенцией в разрешении вопросов или предоставлении необходимых сведений (в случае если речь идет о письме — запросе информации или документов, согласовании мероприятия или иных действий);
4. письмо составляется на фирменном бланке организации или на бланке с указанием реквизитов организации, позволяющих однозначно идентифицировать отправителя;
5. поскольку письмо направляется почтой, в случаях, когда необходимо оперативное решение вопросов, рекомендуется продублировать его электронной почтой с указанием на то, что оригинал будет направлен почтой.

Похожие записи:

• Ипотечная квартира при разводе как делить если собственник жена
• Меры социальной поддержки семей с детьми-инвалидами
• Как получить родовой сертификат и что с ним делать?