Как оформить материальную помощь в 1С 8.3 Бухгалтерия

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить материальную помощь в 1С 8.3 Бухгалтерия». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Материальную помощь выплатят одним из способов, который использует работодатель: выдадут наличными в кассе, перечислят на зарплатную карту, сделают почтовый перевод. Чаще всего матпомощь выплачивают так же, как зарплату. В назначении платежа бухгалтер укажет реквизиты приказа о выплате.

Что такое материальная помощь

Материальная помощь — это социальная выплата. Вы получаете деньги не за труд, а в связи с жизненными обстоятельствами — подробнее о них я расскажу ниже.

Получить матпомощь по месту работы можно, если работодатель предусмотрел такой вид поддержки. Некоторые компании оказывают помощь членам семьи работников и даже бывшим сотрудникам, но это бывает редко.

Кому положена. Так как работодатель не обязан оказывать материальную помощь сотрудникам, он сам решает, кому и как ее платить. Меры поддержки он может закрепить в локальном акте, если хочет четко обозначить, кому и когда он может выделить помощь.

Документ может называться, например, положением о материальной помощи. Но это не обязательно — работодатель может включить условия и размер выплат в правила внутреннего трудового распорядка, в положение об оплате труда или другой внутренний документ. Если с сотрудниками заключен коллективный договор, материальная помощь может быть разделом такого договора.

В документах о материальной помощи указывается, какие виды помощи выделяет работодатель, в каком размере и в каком порядке сотрудники ее получают.

Узнать, оказывает ли ваша компания матпомощь, можно у бухгалтера или кадровика. Обычно с такими документами знакомят при трудоустройстве, а если локальный акт принят позже — в момент принятия. Но с ними можно ознакомиться и в любой момент. Документ обязаны показать в течение трех рабочих дней после вашей письменной просьбы.

Кто выплачивает. Материальную помощь выплачивает работодатель — организация или индивидуальный предприниматель. В статье я подробно расскажу именно про этот вид поддержки.

Члены профсоюзных организаций также могут рассчитывать на помощь профсоюза, если в нем есть положение об оказании материальной помощи. Студентам и аспирантам помощь может оказать образовательное учреждение. А в чрезвычайных ситуациях можно получить материальную помощь из бюджета — об этом виде помощи тоже кратко расскажу.

Чтобы получить материальную помощь на работе

1. Убедитесь, что работодатель оказывает такую поддержку, и выясните условия.
2. Соберите документы, которые подтверждают обстоятельства, в связи с которыми вы просите материальную помощь.
3. Напишите заявление и приложите к нему подтверждающие документы.
4. Если все сделаете правильно, как предусмотрено в документах организации, руководитель рассмотрит вашу просьбу и, возможно, издаст приказ о выделении помощи.
5. Вы можете просить оказать материальную помощь и тогда, когда она не предусмотрена документами компании. В этом случае руководитель может отказать, а может согласиться оказать помощь.

Как получить материальную помощь

Чтобы получить матпомощь, потребуется выполнить следующие действия:

• Составить заявление на имя руководителя с просьбой выдать матпомощь;
• Приложить свидетельство о регистрации брака, которое обосновывает данную просьбу;
• Зарегистрировать заявление в секретариате в журнале входящей документации;
• Дождаться ответа от руководства.

В заявлении потребуется указать такие сведения:

• ФИО руководителя;
• ФИО заявителя, должность;
• Просьба указать матпомощь в связи с регистрацией брака;
• Прикладываемый документ (брачное свидетельство);
• Дата составления заявления, подпись заявителя и расшифровка.

Как облагается страховыми взносами материальная помощь, выплаченная лицу в связи лечением?

На материальную помощь, выплаченную работнику в связи лечением, взносы на обязательное пенсионное, медицинское страхование и по ВНиМ начислять нужно в обычном порядке, так как данная выплата не входит в перечень необлагаемых выплат (ст. 422 НК РФ).

Возможен иной подход: материальная помощь на лечение не облагается страховыми взносами, потому что она не является оплатой труда, значит, не относится к объекту обложения (п. 1 ст. 420 НК РФ). Этот подход согласуется с выводом ВС РФ в отношении страховых взносов, начислявшихся по Закону № 212-ФЗ (Постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12). Однако если вы не начислите страховые взносы, то налоговый орган при проверке может доначислить их и пени, а также привлечь вас к ответственности. В этом случае свою правоту вам придётся отстаивать в суде.

Документальное оформление материальной помощи

Для получения материальной помощи работнику необходимо написать заявление в свободной форме и передать его руководителю организации вместе с документами, подтверждающими наличие основания для её выплаты. Такими документами, например, могут быть:

• справка о стоимости утраченного имущества, а также факте чрезвычайной ситуации ‒ при выплате материальной помощи в связи с чрезвычайной ситуацией;
• счёт на стоимость лечения, документы, подтверждающие диагноз и необходимость лечения, рецептурные бланки ‒ при выплате материальной помощи в связи с необходимостью лечения;
• свидетельство о заключении брака ‒ при бракосочетании;
• свидетельство о рождении ‒ при выплате материальной помощи в связи с рождением ребёнка;
• свидетельство о смерти ‒ при выплате материальной помощи в связи со смертью родственника.

Далее руководитель издаёт приказ о выплате матпомощи, который будет являться основанием для её получения работником.

Как обратиться за материальной помощью в связи с бракосочетанием

Стоит поставить в известность работодателя о регистрации брака независимо от того, оговорена ли локальными актами возможность получения компенсации или нет.

Как именно обратиться к начальству с просьбой – устно или письменно, выбирает сотрудник. Предпочтительней считается письменная форма, и вот почему:

• на обдумывание вопроса у руководителя будет дополнительное время, нет необходимости принимать решение спонтанно как при устном запросе, требующем немедленного ответа;
• «бумажный» запрос дает основание полагать, что сотрудник действительно нуждается в материальной поддержке, а копия свидетельства о браке, приложенная к ходатайству, может выступить дополнительным аргументом;
• в случае принятия положительного решения писать заявление на получение матпомощи работнику все равно придется.

Обязан ли работодатель выделять матпомощь в случае регистрации брака?

В ст. 128 Трудового кодекса РФ содержится норма об обязанности работодателя предоставить отпуск сроком до 5 календарных дней в случае регистрации брака. Оформляется он на основании заявления сотрудника. Отпуск неоплачиваемый.

Других обязанностей для работодателя по отношению к сотруднику, вступающему в брак, законодательство не устанавливает. Соответственно, и решение вопроса о выделении денег на свадебные расходы остается на усмотрение начальства.

Возможность получения материальной помощи на свадьбу от работодателя может быть прописана в локальных документах компании – коллективном, трудовом договоре. Организации, заботящиеся о своих сотрудниках, всегда включают в коллективный договор меры социальной поддержки. Если в документе оговорен размер выделяемой помощи при вступлении работника в брак, получить денежные средства сотруднику будет гораздо проще.

Однако учитывается и финансовое состояние компании. При отсутствии денежных средств вероятность получения материальной поддержки существенно снижается, либо ее окажут в меньшем размере, чем установлено локальным актом.

Выплата матпомощи по инициативе работодателя

Наиболее распространенными случаями выплат материальной помощи являются назначение материальной помощи на усмотрение работодателя. Предоставление суммы носит адресный характер, предусматривающий оформление в каждом конкретном случае. Перечень оснований оговаривается в колдоговоре, положении об оплате труда либо ином внутреннем акте. Во избежание споров с ИФНС в положениях о предоставлении помощи необходимо закрепить порядок обращения, основания, суммы, перечень оправдательных документов.

Условия предоставления помощи:

• Сумма материальной помощи, выплачиваемая по распоряжению руководителя в пределах 4 000 рублей, не облагается взносами. Величина суммы свыше лимита облагается в обычном порядке.
• При назначении материальной помощи, не облагаемой взносами в пределах лимита, не имеет значение количество траншей в рамках одного приказа или число выплат по нескольким распоряжением работодателя. Размер денежной суммы и стоимостной оценки неденежной формы помощи определяется нарастающим итогом в течение календарного года.
• Предельная необлагаемая величина в 4 000 рублей не зависит от количества отработанных лицом месяцев в расчетном периоде.

Предоставление матпомощи не носит обязательного характера и является выплатой на основании добровольного решения руководителя либо иного лица, уполномоченного распоряжаться средствами предприятия. Размер суммы не ограничивается законодательством, за исключением позиции налогообложения.

Чтобы получить выплату работнику или бывшему работнику, следует написать заявление в произвольной форме. В текстовой части заявления максимально подробно описать сложившиеся обстоятельства. Приложить документы, подтверждающие жизненную ситуацию (справка от МЧС о стихийном бедствии, свидетельство о смерти родственника, свидетельство о рождении или усыновлении ребенка, выписка из истории болезни, заключение врача).

Руководитель, рассмотрев обращение работника, принимает решение о размере матпомощи, исходя из финансового положения и сложности жизненной ситуации работника.

Выплата матпомощи производится на основании приказа (распоряжения) руководителя. Материалку разрешается разбить на несколько частей и выплатить несколькими платежами, например, из-за финансовых трудностей в организации. Но приказ делается только один. В нем следует указать периодичность осуществления перечислений. Если создано несколько распоряжений по одному поводу, то налоговики признают матпомощью только выплату по первому приказу, а остальные признают вознаграждением за труд.

Материальная помощь до 4000 (налогообложение 2020)

Рассмотрим налогообложение материальной помощи в 2021 году сотруднику. Облагается ли материальная помощь НДФЛ (2020 год)? Об удержании НДФЛ указано в главе 23 НК РФ, а в статье 217 НК РФ уточняется, материальная помощь облагается ли НДФЛ. При внимательном ознакомлении с этой статьей станет понятно, что налог на доход физлиц не удерживается в тех же самых случаях, когда не берут страховые взносы. Речь идет о выплате денег при рождении ребенка или смерти члена семьи, суммах до 4000 рублей (для любых целей). При этом надо помнить, что в справке 2-НДФЛ будут каждый раз разные коды доходов и коды вычетов — в зависимости от вида оказываемой матпомощи и налогообложения либо взимания страховых взносов (Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11).

Вот еще несколько интересных моментов:

• по мнению Минфина, ежемесячную материальную помощь лицу, находящемуся в декретном отпуске, можно облагать НДФЛ с учетом стандартных налоговых вычетов, суммы которых содержатся в пп. 4 п. 1 статьи 218 НК РФ (Письмо от 17.02.2016 № 03-04-05/8718). Иными словами, если работодатель доплачивает каждый месяц женщине, сидящей в отпуске по уходу за ребенком, он может уменьшать размер доплаты на так называемый детский вычет. Так как такая форма поддержки может являться общим видом материальной помощи, а не единоразовой выплатой в связи с рождением, хотя одно основание — рождение малыша;
• материальная помощь, не облагаемая налогом 2021 года, предоставляется работодателем членам семьи умершего сотрудника или бывшего работника, ранее вышедшего на пенсию по инвалидности, возрасту или старости, либо самому работнику (пенсионеру), если у него скончался один из членов семьи (Письма Минфина от 16.12.2014 № 03-04-05/64847, от 02.12.2016 № 03-04-05/71785);
• если не подтвержден факт чрезвычайного происшествия или террористического акта, с компенсации работодатель берет НДФЛ (Письмо Минфина от 20.01.2017 № 03-04-06/2414).

Документальное оформление предоставления матпомощи

Во избежание недоразумений с органами контроля предприятию необходимо выполнить основное условие документального оформления – подтвердить основание выплаты. При оформлении потребуется:

• Наличие заявления, представленного работником с указанием причин потребности в материальной помощи. Заявление составляется в свободной форме типового делового письма. Назначение помощи по инициативе работодателя не требует наличия заявления.
• Приложение справок, свидетельств, подтверждающих причину обращения работника. В качестве документов прилагаются копии свидетельства о рождении, смерти, решения суда, справки МЧС и прочие формы.
• Издание приказа руководителя с указанием основания предоставления помощи. Форма приказа произвольная с обязательным упоминанием сторон, назначения расчетной операции, предоставляемой суммы.

Приказ издается кадровым органом, подписывается руководителем, заявителем и передается в бухгалтерию для проведения расчетов. Хранение документа осуществляется в течение длительного срока одновременно с другими кадровыми приказами, касающимися расчетов с работниками.

Кроме личного обращения работника за матпомощью практикуются случаи составления служебной записки непосредственным руководителем лица. Альтернативный вариант возможен при отсутствии работника по уважительной причине.

При обращении за помощью к руководителю не требуется предоставления справок с места работы супруга о получении им сумм. Осуществление выплат производится независимо от помощи семье, получаемой из другого источника.

Материальная помощь в связи с бракосочетанием является диспозитивной категорией, на которую могут претендовать официально трудоустроенные граждане, если:

• Наниматель располагает резервным фондом на случай наступления значимых событий в жизни работников или коллектива в целом;
• Локальными нормативными актами организации-работодателя предусмотрена возможность получения указанных выплат.

Важно понимать, что дополнительная финансовая поддержка от имени работодателя осуществляется исключительно на добровольных началах. В законодательных актах отсутствует норма, обязывающая нанимателя выплачивать иные денежные средства своему работнику (не связанные с вознаграждением за труд) желающему вступить в брак.

Заявление на материальную помощь в связи с заключением брака можно подать:

1. Непосредственно на имя работодателя;
2. В адрес профсоюзной организации, действующей у работодателя.

Несмотря на отсутствие общепринятых требований к форме заявления на предоставление помощи в связи с бракосочетанием, документ должен иметь следующий вид:

1. ФИО руководителя организации;
2. ФИО работника, вступающего в официальный союз;
3. Детальное описание причины обращения;
4. Основания предоставления помощи со ссылкой на положения локальных документов организации;
5. Желаемый размер выплаты и порядок, форма ее назначения (денежная/натуральная, наличная/безналичная);
6. Прошение выделить денежные средства из резервного фонда компании;
7. Документы-приложения (свидетельство о браке, корешок из ЗАГСа с пометкой о дате предстоящего события).

Положение о материальной помощи

Документально закрепить материальную помощь как вид соцвыплат работодатель должен во внутренних локальных актах, например, колдоговоре, документах, регулирующих оплату труда либо в специально созданном Положении. Это добровольное начинание работодателя, поэтому законодательных ограничений и непременных требований на этот счет не предусмотрено, но, поскольку речь идет о финансовых расходах, все важные вопросы желательно отразить в документации:

• перечисление поводов, которые влекут за собой материальную поддержку со стороны руководства;
• размер устанавливаемых выплат;
• порядок обращения за помощью, ее начисления;
• пакет документов для сотрудника, желающего обратиться за финансовой поддержкой.

ВАЖНО! Кроме Положения, регулирующего саму процедуру начисления матпомощи, для непосредственного акта ее выплаты необходим прямой приказ руководства. Он издается в ответ на заявление работника с приложенными к нему подтверждающими документами.

Когда платежи не начисляются

Итак, мы рассказали выше, что матпомощь облагается страховыми взносами. Однако есть исключения. Отчисления не нужны, если:

• сумма финансовой поддержки не превышает 4000 рублей на одного сотрудника за расчетный период (календарный год);
• матпомощь оказана гражданам, пострадавшим от террористических актов, стихийных бедствий или иных форс-мажорных, чрезвычайных обстоятельств. При этом поддержка может быть оказана в целях возмещения вреда и здоровью, и имуществу;
• выплата произведена сотруднику в связи со смертью члена или членов семьи;
• деньги были выплачены родителям, усыновителям, а также опекунам при рождении ребенка или принятии его под свою опеку, усыновлении. Это правило действует только в один год, и сумма выплат не должна превышать 50 000 рублей на каждого ребенка.

Таковы правила, установленные законодательством, и они едины для всех видов отчислений в связи с пенсионным, социальным и медицинским страхованием работника. Налоговая инспекция контролирует правильность и полноту отчислений и вправе проводить проверки.

Правовые документы

• Статья 422 НК РФ. Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами
• Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ

Похожие записи:

• Соглашение о разделе имущества у нотариуса
• Ответственность за оставление места ДТП в 2023 году
• Сроки сдачи отчетности и уплаты налогов (взносов) с 2023 года