Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личные дела и должностные инструкции работников в вопросах и ответах». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Договор гражданско-правового характера (ГПХ) не предполагает вышеописанных трудовых отношений, что снимает с работодателя бремя ответственности за сотрудника. Он заключается для возмездного оказания конкретной услуги или выполнения работ (подряда) с конкретным результатом.
Как правильно заполнять
Правила и порядок ведения и хранения трудовых книжек и внесения в них записи строго регламентированы постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Заполняют от руки черной, синей или фиолетовой ручкой, использование для заполнения карандаша или маркера не допускается. Все слова прописывают полностью, сокращения недопустимы. Трудовая книжка содержит:
- информацию о работнике или титульный лист: Ф.И.О., дата рождения, уровень образования, профессия или специальность, дата заполнения титульного листа;
- сведения о работе, куда вписывают информацию о приеме на работу, перемещениях внутри организации, совместительстве, в том числе внешнем, если работник предоставляет такую информацию, увольнении;
- сведения о награждениях.
Сроки хранения документов
Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.
Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.
В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.
Зачем сохранять кадровые документы, и от чего зависит их срок хранения?
Хранение кадровых документов — обязанность всех компаний и ИП. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации. Перед этим требованием закона все равны: и коммерсанты, и государственные органы.
Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых на предприятии бумаг. Если в фирме работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микрокомпаниям, в которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись. И все они подлежат хранению в течение законодательно установленных сроков.
Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом фирмы, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные в компании бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями работника и работодателя.
На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. Например, из-за разной степени важности графика отпусков и штатного расписания сроки хранения указанных документов различаются в 5 раз (1 год и 5 лет соответственно).
Подробнее особенности сроков хранения кадровой документации рассмотрим в следующих разделах.
Тесты по трудовому праву
1. Срок регистрации трудового договора физ/ лиц.- работодателем:
+ А. 7 дней
Б. 3 дня
В. 10 дней с момента заключения
Г. 1 месяц
2. Когда трудовой договор не обязателен в письменной форме:
А. если это особая форма договора — контракт.
Б. трудовой договор с несовершеннолетним работником.
В. организованный набор работников.
+ Г. трудовой договор с молодым специалистом.
3. Где регистрируется трудовой договор, который заключается с физическим лицом-предприятием?
А. В Министерстве юстиции
Б. В пенсионном фонде
В. В налоговой службе
+ Г. В государственном фонде занятости.
4. Кем разрабатывается и принимается коллективный договор :
А. на референдуме.
Б. на сессии Федерального собрания.
В. на собрании руководителей предприятия, фирмы, организации.
+ Г. на общей конференции трудового коллектива.
5. Сторонами заключения коллективного договора являются:
А. Работодатель (физическое лицо) и работник.
Б. председатель профсоюзного комитета и работники.
+ В. собственник или лицо им уполномоченное и трудовой коллектив.
Г. комитет по трудовым спорам и работники.
6. Моментом начала действия трудового договора считается:
А. через 5 дней после подписания.
Б. с момента заключения.
+ В. после государственной регистрации.
Г. с момента провозглашения трудового договора.
7. Испытания при приеме на работу не применимо к:
А. Лицам пенсионного возраста
Б. Военнообязанным
В. Инвалидам
+ Г. Работникам до 18 лет.
8. Действие коллективного договора предприятия распространяется на:
А. только на администрацию.
Б. на всех субъектов (членов) предприятия, кроме руководителей этого предприятия.
В. только на временных рабочих.
+ Г. На всех членов (субъектов) предприятия.
9. Не является гарантией обеспечения прав граждан на труд :
А. равенство трудовых прав граждан.
Б. свободный выбор вида деятельности.
В. компенсации материальных расходов, в связи с направлением в другую местность.
+ Г. расовая принадлежность.
10. Виды трудового договора по срокам действия:
+ А. срочный, бессрочный, на время определенной работы.
Б. Срочный, бессрочный.
В. Краткосрочный, среднесрочный, на время определенной работы.
Г. Краткосрочный, сезонный, долгосрочный.
11. Локальные источники трудового права-это…
А. Нормативно-правовые акты, принятые правительством РФ.
Б. Нормативно-правовые акты, принятые федеральным собранием.
+ В. Правовые акты, принятые собраниями коллективов на уровне предприятий, учреждений, организаций.
Г. Нормативно — правовые акты принятые Президентом Российской Федерации.
12. При приеме на работу не требуется документ:
А. паспорт
+ Б. свидетельство о рождении
В. трудовая книжка
Г. диплом
13. В случае реорганизации собственности коллективный договор продолжает действовать в течении срока
+ А. срок, на который он заключен.
Б. 10 дней с момента реорганизации.
В. продолжает действовать неограниченный промежуток времени.
Г. прекращает свое действие сразу после завершения реорганизации.
14. По общему правилу срок испытания при принятии на работу не может превышать:
А. 20 дней.
Б. Две недели.
В. В зависимости от сферы деятельности 1-3 месяца.
+ Г. 3 месяца.
15. Испытательный срок для рабочих составляет:
А. 3 месяца.
Б. 10 дней
+ В. 1 месяц
Г. 6 месяцев.
16. Необоснованный отказ в принятии на работу запрещается в случаях:
А. Лицо, устраивающееся на работу было ранее судимо.
Б. Лицо прописано в другой области страны.
+ В. Ни в коем случае.
Г. Предусмотренных законодательством
17. Трудовой договор может прекратится по инициативе:
+ А. Собственника, работника, профсоюза.
Б. Собственника, работника, сотрудников милиции.
В. Работника, членов его семьи.
Г. Профсоюзного органа, начальника отдела кадров
18. Перевод работника на другое предприятие, или перевод на другую должность возможно при:
+ А. Согласии работника.
Б. Необходимости рабочего процесса.
В. Требовании руководства
Г. Строго по решению трудового коллектива.
19. Сфера применения контрактов определяется:
А. Сторонами трудового договора
+ Б. Законодательством РФ
В. Конституцией РФ.
Г. Профсоюзами.
20. Лицо может самостоятельно заключать трудовой договор в возрасте:
А. с 14 лет
Б. с 20 лет
+ В. с 16 лет
Г. с 18 лет
21. Срок действия дисциплинарного взыскания:
+ А. 1 год
Б. 3 года
В. 6 месяцев
Г. 2 недели
22. Днем полного увольнения работника с работы считается:
А. Последний день работы
Б. Следующий за последним днем работы
+ В. День выдачи трудовой книжки
Г. Следующий день, за днем выдачи трудовой книжки
23. Определите, обязан ли работодатель, в случае увольнения работника по инициативе работодателя, выдавать работнику копию приказа:
А. Обязан при любых обстоятельствах
Б. Не обязан.
+ В. Обязан, если требует работник
Г. Обязан, лишь с разрешения начальника отдела кадров
24. Прогулом считается:
А. Отсутствие на рабочем месте свыше 3х часов
+ Б. Отсутствие на работе свыше 3х часов
В. Отсутствие на рабочем месте в течении дня
Г. Неявка на работу более 2х дней
25. При 6-дневной рабочей неделе продолжительность работы не может превышать:
+ А. 7 часов
Б. 8 часов
В. 6 часов
Г. 5 часов
26. Начало и окончание рабочего дня предусматривается:
А. В законе России о коллективных договорах
+ Б. Правилами внутреннего трудового распорядка и графиками сменности
В. В уставе предприятия
Г. В постановлении правительства РФ
27. Ночным считается рабочее время с:
А. с20.00 до 8.00
Б. с18.00 до 6.00
+ В. с 22.00 до 6.00
Г. с 23.00 до 7.00
28. Для каких работников установлена сокращенная продолжительность рабочего времени и составляет 34 часа в неделю :
А. для учащихся, работающих в летние каникулы в возрасте 14-15 лет
Б. для пенсионеров
В. для инвалидов
+ Г. для работников в возрасте с 16-18 лет
29. Какой документ является единственным свидетельством о трудовой деятельности работника.
А. Трудовой договор
+ Б. Трудовая книжка
В. Приказ о приеме на работу
Г. Все выше указанные варианты
30. К источникам трудового права относятся:
А. Только нормативно — правовые акты, которые составляют систему законодательства о труде
+ Б. Какие — либо нормативно-правовые акты, которые содержат нормы, направленные на регулирование трудовых отношений.
В. Все нормативно — правовые акты, которые содержат нормы поведения работника
Г. Все нормативно-правовые акты, которые регулируют оплату труда.
31. В предмете трудового права центральное место занимают отношения
А. между работниками одной организации
+ Б. трудовые
В. в области организации труда
32. По общему правилу вступать в трудовое правоотношение в качестве работника можно с
+ А. шестнадцати лет
Б. восемнадцати лет
В. четырнадцати лет
33. Одними из основных понятий трудового права являются:
+ а. трудовые отношения, Трудовая дисциплина
б. административная ответственность, трудовой кодекс РФ
в. центр занятости, отдел кадров
33. Ночное время продолжается с:
+ 22 часов до 6 часов;
— 23 часов до 6 часов;
— 00 часов до 7 часов.
34. Выполнение работы в качестве наказания за участие в забастовке – это:
+ принудительный труд;
— дискриминация труда;
— способ правовой защиты работодателя.
Срок хранения трудовых договоров работников
Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год.
Как восстановить кадровую документацию и заключить со всеми трудовые договоры?
автор ответа,
Вопрос
При кадровом аудите выяснилось, что у работодателя и работника нет ни одного подписанного трудового договора с сотрудниками. Каким образом будет сейчас правильно восстановить кадровую документацию и заключить со всеми трудовые договора и приказы о приеме на работу?
Ответ
Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен.
Рекомендуется заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений – когда работник был принят в организацию. Для восстановления документации работодателю рекомендуется издать приказ об утрате документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Данный приказ может быть издан на основании Служебной или Докладной записки ответственного лица, в которой зафиксирован факт отсутствия трудовых договоров.
Обоснование
Вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования документов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 18.06.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации». Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 8 «Кадровое обеспечение» указанного Перечня содержит информацию о сроке хранения личных дел, включая копии приказов работников. Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ. Данные документы имеют срок хранения 75 лет. Срок хранения в 1 год установлен для графика отпусков и 3 года для иной документации по отпускам.
Таким образом, в случае утраты кадровых документов с подписями работников работодателю следует их восстанавливать, поскольку действующее законодательство возлагает на работодателя обязанность по обеспечению сохранности кадровых документов.
Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен.
Для восстановления документации работодателю рекомендуется издать приказ о причинах утраты документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Данный приказ может быть издан на основании Служебной или Докладной записки ответственного лица, в которой зафиксирован факт отсутствия трудовых договоров (и, если возможно, причина их утраты).
Необходимость поднятия старых договоров
Закономерным вопросом в ситуации с длительностью хранения трудовых договоров или рабочих дел работников является то, зачем они могут понадобиться спустя 20 или 30 лет после того, как человек прекратил работу в компании.
Дело в том, что причины, по которым они могут потребоваться, бывают совершенно разными. В частности, эти данные обязаны быть предоставлены в случае запросов от компетентных органов, например, суда, других представителей служб защиты правопорядка или же прочих государственных структур.
Это может быть нужно при судебном разбирательстве, когда требуется наверняка знать, работал ли тот или иной человек в определенный период в указанной компании. Причем сроки давности дел могут быть совершенно разными.
Иной случай — это налоговые разбирательства. Иногда появляется необходимость освидетельствования того, что работник представлял интересы компании. Подтвердить такие данные подчас нужно и самим бывшим работникам, и цели могут быть разными. Это защита перед правоохранительными органами, подтверждение получения денежных средств в определенный период и т. д.
Через десятилетия информация может потребоваться потомкам при принятии наследства (и не только). Все случаи, когда договоры могут быть востребованы, нельзя собрать в список, поскольку их очень много.
Несмотря на то что по закону требуется хранить трудовые договоры, книги или личные карточки уволенных сотрудников в течение 75 лет, на практике не всегда представляется такая возможность. Первая причина заключается в том, что далеко не все организации или государственные структуры работают в течение такого периода. Если компания прекращает свою деятельность, оставшиеся документы, которые нужно хранить длительное время или вечно, следует передать в специальные архивные службы. Заинтересованные лица могут получить их по запросу на основании тех или иных документов.
Порядок и срок хранения трудового договора
Как отмечалось выше, один экземпляр контракта хранится у вновь принимаемого на должность, другой остается в организации, в которую работник принимается. На экземпляре работодателя будущий сотрудник делает отметку «Трудовой договор получил», ставит подпись и дату. Трудовой кодекс не содержит норм, касающихся порядка и сроков хранения контрактов. Порядок хранения документов по личному составу, куда относятся документы, отражающие трудовые отношения, регулирует Федеральный закон РФ №125-ФЗ от 22.10.2004г. «Об архивном деле в Российской Федерации».
С учетом требований законодательства локальными нормативными актами предприятия может устанавливаться порядок хранения внутренней документации. В крупных учреждениях, государственных органах договоры с сотрудниками формируются в личные дела после подписания приказа о приеме на должность. В небольших организациях порядок хранения таких документов устанавливается самостоятельно. Они могут формироваться в отдельную папку и сортироваться по дате принятия на должность.
Согласно п. 656 и 657 Перечня типовых документов от 25 августа 2010 г. № 558, личные дела работников и трудовые договоры, не вошедшие в личные дела, должны храниться в течение 75 лет в организации либо до момента её ликвидации.
Таким образом, личные дела хранятся в организации в течение 75 лет с момента увольнения, а затем уничтожаются. Для лиц, осуществляющих службу в государственных органах, такой срок составляет 10 лет хранения в кадровой службе, далее его перемещают в архив, где личное дело хранится в течение 75 лет.
Какие документы включают в дело
Работодатель обычно имеет в своем распоряжении как оригиналы документов работников (анкеты, учетные карточки), так и их копии. При формировании личного дела работника в 2022 году в папку включают и те, и другие. Следует помнить, что копии документов обязательно заверяются в установленном порядке надлежащим образом (для госов копии паспортов являются обязательными в ЛД, для других категорий работников этот вопрос решается на уровне компании). Документы в ЛД делятся на:
- формируемые в момент устройства человека на работу;
- возникающие в процессе работы в фирме;
- документы об увольнении из конкретной компании.
В первую группу входят:
- справка о наличии (отсутствии) судимости (при поступлении на работу, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие судимость или подвергавшиеся уголовному преследованию);
- справка о прохождении медицинского осмотра (при трудоустройстве в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом РФ) и медкнижка;
- трудовой договор (оригинал работодателя);
- приказ о приеме на работу.
Во второй группе — договор о материальной ответственности, копия должностной инструкции, дополнительные соглашения к трудовому договору (в случае их заключения), приказы о переводах, назначениях, поощрениях или взысканиях. Сюда включают сведения о прохождении периодических медосмотров, информацию о повышении квалификации или обучении и подписку о неразглашении коммерческой тайны. Здесь же, при необходимости, хранятся:
- копии заявлений и приказов о предоставлении отпусков;
- объяснительные записки;
- служебные записки;
- различные акты и уведомления.
Особенности договора, заключенного на определённый срок
Срочные трудовые соглашения заключаются в том случае, если характер выполняемой работы позволяет определить точные сроки для ее выполнения. Трудовое законодательство содержит четкий перечень таких оснований:
- на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (например, сотрудник в декретном отпуске);
- на выполнение сезонных работ (например, работник принимается на сбор урожая);
- когда работник принимается для выполнения временных работ, длящихся не более двух месяцев (выполнение ремонтных работ);
- в случае направления на работу за границу;
- если лицо проходит стажировку;
- в случае избрания в состав выборного органа;
- направление от службы занятости на временные, сезонные работы.
Возможно заключение договора на определенный срок и по согласованию сторон:
- если работодатель имеет в штате менее 20 человек или является индивидуальным предпринимателем;
- если принимается пенсионер;
- при наличии медицинских показаний;
- для работы в районах Крайнего Севера;
- в случае проведения работ по устранению последствий чрезвычайных ситуаций;
- при проведении конкурса на вакантную должность;
- с творческими работниками;
- с руководителями и главными бухгалтерами;
- со студентами, обучающимися по очной форме;
- в случае работы по совместительству.
Хранение трудовых договоров сотрудников
В ежегодных планах проведения плановых проверок юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) указываются сведения о наименовании юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений), места нахождения юридических лиц (их филиалов, представительств, обособленных структурных подразделений) (п. 4ст. 9 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»; далее — Закон № 294-ФЗ).
Форма 2. Децентрализованное делопроизводство. При такой форме ведение кадрового делопроизводства распределяют между головной организацией и обособленными структурными объединениями, которые имеют относительно одинаковый набор функций по кадровому документообороту. При этом кадровая служба головной организации может оформлять кадровые документы на всех сотрудников организации, включая и работников обособленных подразделений, а в филиале или представительстве хранятся и оформляются документы только сотрудников этих подразделений.
На территории России трудовые отношения регулируются нормами Трудового кодекса Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. №197-ФЗ. Законодательством установлено, что договор заключается в письменной форме в двух экземплярах для каждой из сторон по одному. В отделе кадров на каждого работника формируется личное дело, куда и подшивается подписанный документ о приеме на работу.
Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:
- Москва .
- Санкт-Петербург .
Или на сайте. Это быстро и бесплатно!
Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочные) и определенный срок (срочные).