Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Больничный лист заполнен шариковой ручкой что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Стоит ли опасаться претензий со стороны проверяющих из ФСС России, если при заполнении больничного листа использовалась шариковая ручка? Да, стоит. Это подтверждает судебная практика, а именно постановление АС Западно-Сибирского округа от 30.10.2014 № А27-5730/2014. Ревизоры, обнаружив такой огрех, снимают с компаний расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности. Но отстоять расходы можно в суде.
Больничный лист: не та ручка — расход снят
На практике распространена следующая ситуация. Зачастую пациенты не знают точного наименования места своей работы. Как следствие, при оформлении больничного листа медицинские учреждения использую неточную информацию, полученную от пациента, допускают ошибки. Работодатель такие листки не принимает к оплате, и работникам приходится обращаться по месту своего лечения с просьбой исправить неточность.
Медицинские учреждения нашли выход — они предпочитают это поле оставлять пустым, чтобы потом работодатель сам внес необходимые сведения. Однако компании, самостоятельно указав свое наименование, часто нарушают правила оформления листка временной нетрудоспособности (используют не те виды ручек или чернил), что при проверках приводит к возникновению претензий со стороны проверяющих.
Если бухгалтер учреждения неправильно указал , ошибочную сумму нужно зачеркнуть, на оборотной стороне поставить верную и заверить исправления подписью руководителя и печатью учреждения. Пример исправления приведен ниже.
Обратите внимание! Сроки исправления недочетов . Точный срок для внесения исправлений в Порядке № 624н не установлен. Безопаснее исправить ошибки до того, как фонд обнаружит их в ходе выездной проверки. Но даже если внести исправления во время ревизии, фонд не вправе будет отказать в возмещении расходов в связи с допущенными ошибками. Это подтверждают и судьи. Примерами тому могут служить постановления ФАС Дальневосточного округа от 16 января 2014 г. № Ф03-6124/2013, Десятого арбитражного апелляционного суда от 28 ноября 2013 г. № А41-10247/13, ФАС Западно-Сибирского округа от 11 апреля 2013 г. №А27-15335/2012.
Однако в сумме пособия возможны и другие ошибки. Например, в больничном заработок верный, но записи бухгалтер сделал не с первой ячейки. Напомню, что данные в бюллетень (стаж, заработок и др.) надо вносить с первой ячейки строки (п. 56 Порядка № 624н, п. 13 письма ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956). Если правильные данные стоят со второй, третьей и так далее ячейки, зачеркивать их не надо. Но на оборотной стороне листка нетрудоспособности следует написать: «Считать запись в строке… внесенной с первой ячейки», после чего поставить подпись и печать учреждения.
Также записи не исправляют, если исходя из известного заработка, а позже сотрудник принес справку о заработке с предыдущего места работы. На момент назначения пособия расчет был верным. Значит, исправлять или перечеркивать его не нужно. Новый расчет приведите на отдельном листе и прикрепите его к больничному.
Больничный лист: не та ручка — расход снят
Стоит ли опасаться претензий со стороны проверяющих из ФСС России, если при заполнении больничного листа использовалась шариковая ручка? Да, стоит. Это подтверждает судебная практика, а именно постановление АС Западно-Сибирского округа от 30.10.2014 № А27-5730/2014. Ревизоры, обнаружив такой огрех, снимают с компаний расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности. Но отстоять расходы можно в суде.
На практике распространена следующая ситуация. Зачастую пациенты не знают точного наименования места своей работы. Как следствие, при оформлении больничного листа медицинские учреждения использую неточную информацию, полученную от пациента, допускают ошибки. Работодатель такие листки не принимает к оплате, и работникам приходится обращаться по месту своего лечения с просьбой исправить неточность.
Медицинские учреждения нашли выход — они предпочитают это поле оставлять пустым, чтобы потом работодатель сам внес необходимые сведения. Однако компании, самостоятельно указав свое наименование, часто нарушают правила оформления листка временной нетрудоспособности (используют не те виды ручек или чернил), что при проверках приводит к возникновению претензий со стороны проверяющих.
Как быть если больничный бухгалтер заполнила синий шариковой ручкой
Перерасчет больничного листа можно оформлять в течение трех лет с момента его закрытия, если это приведет к увеличению размера пособия. При первоначальном расчете пособия в бланк больничного уже внесены данные о среднем заработке и исчисленном пособии, поэтому исправлению зачастую подлежат сразу пять сумм. Внести более двух исправлений в больничный лист нельзя, да и на обороте для этого не хватит свободного места. В таком случае, можно сделать перерасчет на отдельном листе и приложить его к бланку больничного, как и при первоначальном расчете (п.67 Приказа № 624н). Сам бланк останется в том же виде без исправлений.
Печати медицинской организации, учреждения медико-социальной экспертизы могут выступать за пределы специально отведенного места, но не должны попадать на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности.
Срок законодательно не определен. В разделе работодателя можно исправлять любое число ошибок. Одни недочеты бухгалтер исправляет, зачеркивая неверные сведения, другие — без зачеркивания.
Как разобрать почерк врача?
Лечащий доктор обычно не обладает стильным каллиграфическим почерком, но как же хочется прочитать историю болезни самому, а позже – найти в интернете народные рецепты исцеления недуга.
В помощь для расшифровки рецепта придут:
- ABBY FineReader. В 2014 году представители корпорации ABBYY заканчивают разработку модуля MedText. Что пользователю и нужно сделать, так это сканировать направление на лечение или рецепт в аптеку – все остальное сделает программа.
- Каракулеграфия. Данная наука не известна широкой публике, но медики любят использовать ее при описании болезней. Суть – научится распознавать буквы от посторонних элементов: усиков, посторонних штрихов и линии, засечек и закорючек в буквах и т.п. Если у вас нет проблем с фантазией, за короткое время можно научиться читать даже слишком запутанный текст.
- Врачебный алфавит. В помощь фармацевтам и аптекарям выпускают специальные врачебные алфавиты. Нужно отметить – единой азбуки нет! Врачеватель пишет на русском или латыни, к тому же стиль может заметно отличаться.
Существуют ли отдельные правила для работодателя при заполнении бланка больничного листа
Для работодателя есть свои правила, которых следует придерживаться, заполняя больничный лист. Основное и главное из них – это проверка правильности внесения всех данных специалистом медицинского учреждения. В случае выявления каких-либо ошибочных записей либо несоответствий стандартному порядку заполнения бланка этого документа, придется требовать его дубликат у того же медучреждения, где проходил лечение работник (чаще всего за дубликатом он сам же и обращается).
Теперь более подробно о других правилах, которые касаются конкретно внесения в бланк листа нетрудоспособности информации работодателя:
- Наименование организации-работодателя может быть прописано в двух вариантах (на это отводится ровно двадцать девять ячеек), но выходить за пределы раздела нельзя:
- полном;
- сокращенном.
- Из наименования ни в коем случае не исключаются такие знаки препинания, как кавычки, запятые, восклицательные знаки, тире и двоеточия.
- Работодатель вносит данные в графу «Дата начала работы», а сотрудник медицинского учреждения в графу «Приступить к работе».
- Нельзя исправлять допущенные описки и ошибки с помощью корректора – Порядок, пункт 65 (приказ № 624н Министерства здравсоцразвития от 29.06.2011 года).
В случае допущенной описки или внесения неверной информации работодатель должен аккуратно зачеркнуть ошибочно сделанную запись, после чего на обороте бланка пишут правильные данные.
Ошибки исправлены с помощью корректирующего средства
Неправильные сведения в больничном надо аккуратно зачеркнуть, а верные указать на оборотной стороне листка (п. 65 Порядка № 624н). Использовать для исправления ошибок корректирующие средства нельзя. Если учреждение будет их применять, фонд при проверке откажет в возмещении пособий. И право на возмещение расходов тогда наверняка придется доказывать в суде. В то же время если сотруднику действительно положено пособие, то судьи считают неверное исправление больничного некритичным нарушением (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 3 июля 2015 г. № Ф04-20576/2015).
Но чтобы не доводить дело до суда, если бухгалтер все же замазал неверные сведения так называемым штрихом, а поверх него вписал синими чернилами правильную сумму, ошибку лучше устранить. Для этого надо зачеркнуть запись, исправленную таким способом, а на обороте листка вписать правильную сумму пособия, заверить ее подписью руководителя и печатью учреждения.
В больничном отражены дополнительные сведения
На заметку . Порядок исправления ошибок в разделе «Заполняется работодателем» больничного содержится в письме ФСС России от 18 октября 2012 г. № 15-03-14/05-12954
Некоторые работодатели по ошибке заполняют строку «Дата начала работы». Напомню: в ней указывают дату, с которой сотрудник должен был приступить к работе, только в случае, когда трудовой договор аннулирован. Если же он не аннулирован, строку оставляют пустой.
Лишние сведения, внесенные по ошибке, удаляют с помощью особой отметки на оборотной стороне. В данном случае вместо пометки «Исправленному верить» можно написать, что строку с лишней записью следует считать незаполненной. Печать и подпись учреждения ставят как обычно (письмо № 15-03-14/05-12954). Пример исправления такой ошибки приведен ниже.
в данном случае никаких последствий для Вашей организации не будет.
Так как не предполагается каких-либо исправлений в уже заполненном листке, если других ошибок в оформлении больничного нет. Территориальные органы ФСС России могут принимать к оплате листки нетрудоспособности с техническими ошибками (в т. ч. заполненные шариковой ручкой), если такие погрешности:
Такие разъяснения приведены в письме ФСС России от 29 апреля 2013 г. № 14-15/10/5851.
В этом случае еще одну подпись (путем зачеркивания старой) ставить не нужно.
Судьи считают, что подобные нарушения невозможно исправить путем зачеркивания ошибочной записи и внесения на оборотную сторону листка нетрудоспособности правильной (п. 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности). Ведь подпись будет той же самой.
Суды отмечают, что подписи руководителя или главного бухгалтера организации не являются самостоятельными реквизитами, вносимыми при заполнении больничного листа. Их подписи лишь удостоверяют правильность сведений, указанных в листке нетрудоспособности. Поэтому суды пришли к выводу, что выполнение подписей должностными лицами работодателя ненадлежащей ручкой или чернилами запрещенного цвета не является существенным нарушением. Значит, такой недочет не приводит к отказу в зачете суммы пособия, выплаченного сотруднику (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.14 № А27-8345/2013).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» упрощенная версия.
1.Ситуация: как поступить, если больничный листок заполнили шариковой ручкой
Ответ на этот вопрос зависит от того, какой именно раздел больничного листка заполнен шариковой ручкой: тот, что заполняет врач, или тот, что оформляет работодатель.*
Если же шариковой ручкой заполнен раздел «Заполняется работодателем», то возможны два варианта действий.
Первый вариант, который в частных разъяснениях предлагают специалисты ФСС России, следующий. Записи, сделанные шариковой ручкой, аккуратно зачеркните одной черной чертой. На оборотной стороне больничного повторите эти записи гелевой (капиллярной, перьевой) ручкой черного цвета печатными заглавными буквами. Внесите заверяющую запись «Исправленному верить», заверьте исправления подписью ответственного лица и печатью организации. Такие выводы следуют из пункта 65 Порядка, утвержденного .*
Второй вариант не предполагает каких-либо исправлений в уже заполненном листке, если других ошибок в оформлении больничного нет. Дело в том, что территориальные органы ФСС России могут временно принимать к оплате листки нетрудоспособности с техническими ошибками (в т. ч. заполненные шариковой ручкой), если такие погрешности:*
– не влияют на величину выплачиваемого пособия;
– не препятствуют их обработке в ручном режиме (пока не внедрена автоматизированная обработка листков нетрудоспособности).
Такие разъяснения приведены в .
Чтобы выбрать один из предложенных вариантов, рекомендуем дополнительно обратиться за разъяснениями в местное отделение ФСС России, поскольку позиция территориальных органов этого ведомства в регионах может различаться.
Нина Ковязина , заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Статья: Какие ошибки в больничных листах — не повод для отказа компании в возмещении пособия
Технические недочеты в оформлении больничного листа не препятствуют зачету расходов
ФСС РФ неоднократно разъяснял, что различные технические недочеты в заполнении листка нетрудоспособности не являются основанием для его переоформления и не приводят к отказу в назначении и выплате пособия. Правда, только при условии, что все записи в нем читаются (письма и ).*
Попадание оттиска печати на информационные поля больничного листа — не нарушение
Более того, в указанных письмах ФСС РФ даже перечислил допустимые в больничных листах технические недочеты. Среди них названы ():*
Заполнение полей листка нетрудоспособности прописными буквами, а не печатными;
— попадание отдельных букв на границы ячеек бланка;
— указание слов «врач» или «лечащий врач»;
— наличие пробелов между инициалами врача;
— попадание оттисков печатей медицинского учреждения или работодателя на другие информационные поля.
Суды относят к допустимым техническим недочетам также подписание больничного листа руководителем или главным бухгалтером работодателя шариковой ручкой, а не гелевой либо чернилами синего цвета, а не черного ().*
В принципе все записи в листках нетрудоспособности должны быть сделаны чернилами черного цвета. Использование шариковой ручки не допускается (). Несмотря на эти правила, судьи посчитали, что подобные нарушения невозможно исправить путем зачеркивания ошибочной записи и внесения на оборотную сторону листка нетрудоспособности правильной (). Ведь подпись будет той же самой.*
Кроме того, суды отметили, что подписи руководителя или главного бухгалтера организации не являются самостоятельными реквизитами, вносимыми при заполнении больничного листа. Их подписи лишь удостоверяют правильность сведений, указанных в листке нетрудоспособности. Поэтому суды пришли к выводу, что выполнение подписей должностными лицами работодателя ненадлежащей ручкой или чернилами запрещенного цвета не является существенным нарушением. Значит, такой недочет не приводит к отказу в зачете суммы пособия, выплаченного сотруднику ().*
* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение.
Я случайно заполнила больничный лист со стороны работодателя черной шариковой ручкой. В соответствии с п.65 Порядка № 624н, больничный лист надо заполнять только гелевой, капилярной или перьевой. Теперь не знаю, что делать. Везде пишут по разному, говорят, что можно на оборотной стороне больничного листа написать фразу: «Запись, оформленную шариковой ручкой, считать сделанной гелевой ручкой» и заверить подписью директора и печатью.Скажите, можно ли выйти из положения, чтобы не посылать сотрудника за дубликатом больничного листа?
Нередко в нарушение установленных правил в больничном расписывается не руководитель организации, а непосредственный руководитель заболевшего работника.
Порядок исправления такой ошибки зависит от того, есть ли у сотрудника, подписавшего больничный, . Если есть, то в строке «Фамилия и инициалы руководителя» к подписи надо добавить фамилию и инициалы этого сотрудника (п. 12 письма ФСС России от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956). При таком заполнении исправлять больничный не требуется. Если же директор не передавал сотруднику право подписи бюллетеня, то ошибочную подпись надо зачеркнуть. А на оборотной стороне листка должен расписаться директор. Рядом следует написать: «Исправленному верить», еще раз поставить визу директора и заверить ее печатью учреждения.
В больничном несколько ошибок
Совет . Для проверки листков нетрудоспособности воспользуйтесь шпаргалкой-схемой в конце статьи
Бухгалтер организации может исправить в больничном сколько угодно ошибок, допущенных при заполнении листка. Фонд не вправе отказать из-за этого в возмещении пособия, так как в части больничного, которую заполняет работодатель, допускается неограниченное число исправлений. Порядок исправления нескольких ошибок такой же, как в общем случае. Ошибочные записи на лицевой стороне следует зачеркнуть, а на оборотной сделать правильные. Для этого надо указать название каждой строки, в которой была допущена ошибка, и правильные данные. Все исправления можно заверить один раз. То есть один раз написать: «Исправленному верить», и один раз поставить подписи директора и главбуха, а также печать учреждения. Но не запрещено заверять каждую исправительную запись и по отдельности.
Больничный заполнен шариковой ручкой
Примечание . Разъяснения специалистов ФСС России приведены в письмах от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956, от 30 сентября 2011 г. № 14-03-11/15-11575
ФСС России неоднократно указывал, что различные технические недочеты в заполнении листка нетрудоспособности не являются основанием для его переоформления и не приводят к отказу в назначении и выплате пособия.
Например, заполнение полей листка нетрудоспособности прописными буквами, а не печатными, попадание отдельных букв на границы ячеек бланка, попадание оттисков печатей работодателя на другие информационные поля и т. п.
Суды относят к допустимым техническим недочетам также подписание больничного листа руководителем или главным бухгалтером шариковой ручкой, а не гелевой либо чернилами синего цвета, а не черного (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21 января 2014 г. № А27-8345/2013).
Подобные нарушения невозможно устранить путем зачеркивания ошибочной записи и внесения на оборотную сторону листка нетрудоспособности правильной. Ведь подпись будет той же самой.
Но если организация не готова спорить, то такую ошибку лучше исправить. Обводить записи гелевой ручкой в данном случае не надо. Вместо этого на оборотной стороне можно записать: «Считать записи на лицевой стороне сделанными гелевой черной ручкой», заверив исправления подписью и печатью.
Заявление на оплату больничного после увольнения
Так, если ФСС посчитает, что сведения представлены в ненадлежащем виде, он направит страхователю извещение о представлении документов. И это, в свою очередь, может повлиять на дату выплаты пособия.
Пилотный проект предусматривает, что все виды социальных пособий, в том числе пособие по временной нетрудоспособности, пособие за постановку на учет на ранних сроках беременности, пособие при рождении ребенка, пособие по беременности и родам, по уходу за ребенком и т. п., подразделения ФСС России выплачивают напрямую застрахованным лицам, то есть сотрудникам, минуя работодателей.
Так, п. 60 Порядка установлено, что в графе “Должность врача” таблицы “Освобождение от работы” указывается должность врача, а в случаях, рассматриваемых врачебной комиссией, председатель врачебной комиссии (например, /п/р/е/д/[]/В/К/).