Хранение документов: сроки, порядок и штрафы

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Хранение документов: сроки, порядок и штрафы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обилие требований делает процесс определения сроков хранения документов довольно сложным. Информацией об отдельных аспектах работы с документами могут обладать различные службы – финансовая, юридическая, коммерческий отдел, отдел качества и прочее. Службе ДОУ сложно (если не сказать, невозможно) будет в одиночку справиться с такой задачей. Поэтому важно наладить на предприятии совместную и систематическую работу ключевых специалистов из разных подразделений. Только тогда реально будет собрать необходимую информацию, чтобы как можно раньше избавляться от документов, которые уже стали ненужными, и при этом сохранять то, что действительно необходимо.

Кто устанавливает сроки хранения документации

Согласно п. 1 ст. 17 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ, компании и ИП должны обеспечить сохранность архивных документов, в т.ч. документации по личному составу, в течение сроков их хранения. Данные сроки регламентируются федеральными законами, иными нормативно-правовыми актами России и специальными списками.

К примеру, к таким спискам относится Перечень типовых управленческих архивных документов, которые образуются при ведении деятельности госорганами, органами местного самоуправления и организациями, с указанием сроков их хранения, регламентированный Приказом Росархива от 20.12.2019 г. № 236.

Кроме того, сроки хранения документации по бухучету и кадрам определяются на основании иных законодательных положений. Например, минимальное время хранения налоговой документации определено в НК, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. Также в отношении акционерных обществ применяется Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, регламентированное Постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 г. № 03-33/пс.

Внимание! Включение документации в архив не зависит от способа ее создания и вида носителя (ст. 5 Закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ). Соответственно, требуется обеспечить сохранность не только бумажной, но и электронной документации. Вид носителя документа зачастую не имеет влияния на период времени, в течении которого требуется его хранить. И в такой ситуации электронные документы можно хранить без распечатки на бумажном носителе.

Сроки хранения документов по бухучету

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы Законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ. В большинстве случае он равен 5-ти годам, однако имеются некоторые особые моменты по порядку расчета этого срока.

К примеру, по первичной учетной документации, регистрам бухучета, бухгалтерской отчетности, аудиторским заключениям отсчет срока в 5 лет начинается после соответствующего отчетного периода (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Что касается учетной политики и иной документации, которая связана с организацией и ведением бухучета, а также средств, которые обеспечивают воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП, то срок в 5 лет отсчитывается с года, в котором они в последний раз применялись для формирования бухотчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Оправдательные документы, которые прошли проверку, например, кассовая документация и книги, банковская документация, ордера, табели, акты о приеме или сдаче, о списании имущества, квитанции, авансовые отчеты и т.д., также нужно хранить не меньше 5-ти лет. Если же возникли споры или разногласия, то тогда документацию нужно хранить до принятия решения по делу, даже в случае, если его вынесли за пределы указанного срока (ст. 277 Перечня по Приказу № 236).

Что касается времени хранения документов о переоценке основных средств, расчете амортизации, списании основных фондов или нематериальных активов, то этот срок начинается с момента непосредственного выбытия указанных объектов (ст. 323 Перечня по Приказу № 236).

Срок хранения путевых листов — 5 лет, однако этот период увеличивается до 50 лет, когда нет иных документов, которые подтверждали бы вредные или опасные условия труда (ст. 553 Перечня по Приказу № 236).

Важно! Здесь и далее если срок указывается в 50 лет по Перечню из Приказа № 236, то он касается документов, которые созданы после 1 января 2003 года. Эти же документы, сформированные до указанной даты, необходимо хранить не менее 75 лет.

Новые сроки хранения документации

Документы, сформированные до 18 февраля 2020 года, нужно хранить в сроки, регламентированные Приказом Минкультуры от 25.08.2010 г. № 558. Если документы сформированы после указанной даты, их сроки хранения регламентированы Перечнем по Приказу № 236.

Обновленные сроки хранения наиболее важных документов:

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения имущества	До ликвидации компании	Постоянно
Договор лизинга	5 лет по окончании срока договора или выкупа объекта лизинга	Постоянно
Документы по залогу недвижимого имущества	10 лет	Постоянно
Договор мены недвижимого имущества	До ликвидации компании	5 лет
Договор поручения	10-15 лет в зависимости от вида имущества	5 лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	10 лет	5 лет
Паспорт сделки	15 лет	Постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	5 лет при условии погашения задолженности	5 лет
Счета-фактуры	5 лет	4 года
Документы о выплате зарплаты (если ведутся лицевые счета)	6 лет	5 лет
Реестр сведений о доходах сотрудников	5 лет	75 лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, страхвзносов и иных бюджетных платежей	5 лет	Не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	5 лет	Не установлен
РСВ	50 лет	Не установлен
Документы по переоценке ОС и амортизации	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Документы о списании ОС и НМА	5 лет после выбытия ОС и НМА	Постоянно
Акты приема-передачи недвижимого имущества новому владельцу	5 лет после выбытия объекта	Постоянно
КУДиР при УСН	5 лет	Постоянно

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
• документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Сроки хранения документов

Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно ст. 23 НК РФ, все налогоплательщики обязаны хранить свои документы в течение четырех лет. Однако данное правило распространяется исключительно на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов. Кроме того, в ст. 23 НК РФ делается оговорка, что 4-летний срок применяется для случаев, когда законодательством не установлены другие сроки.

При этом 4-летний срок начинает течь не с даты составления документа, а с момента окончания отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности или уплаты налога (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829). Что касается амортизируемых основных средств, то 4-летний срок хранения документов по таким ОС следует отсчитывать с момента завершения амортизации (письмо Минфина РФ от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

Поэтому можно сказать, что 4 года – это обязательный минимум, в течение которого плательщики обязуются сохранять документы, используемые в налоговых целях. Но, во избежание различных неприятностей с ИФНС, при установлении правил хранения документов лучше ориентироваться на более длительные сроки.

Например, на те, которые установлены в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Эта статья определяет два основных срока, которые применяются для разного вида документов.

Так, не менее 5 лет после окончания отчетного года (т.е. года составления) должны храниться:

• первичные учетные документы (договоры, акты, счета-фактуры, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.);
• регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, инвентарные карточки и т.д.);
• бухгалтерская (финансовая) отчетность (балансы, отчеты о прибылях и убытках, о целевом использовании средств и т.д.);
• аудиторские заключения.

Не менее 5 лет после года последнего использования в целях составления бухотчетности хранятся:

• учетная политика;
• стандарты экономического субъекта;
• документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета.

Приобретение основного средства (амортизация)

Организация приобрела ценное имущество с длительным сроком хранения, например здание, и установила срок его полезного использования — 31 год. В течение этого срока будет начисляться амортизация по данному основному средству, значит, акт приема-передачи и иные документы, связанные с покупкой здания, должны храниться в течение данного срока, и только после его окончания начнется отсчет четырехлетнего срока хранения документов по НК РФ. В результате срок хранения документов составит 35 лет.

В противном случае сложно будет доказать экономическую оправданность расходов, а также данных по основному средству (сроки ввода в эксплуатацию, первоначальную стоимость, амортизацию) при проверке, проводимой налоговой инспекцией (Постановление ФАС Московского округа от 11.03.2009 N КА-А40/1255-09 по делу N А40-32554/08-129-101).

Документы по понесенным убыткам и отложенным расходам

В Письме Минфина России от 02.08.2011 N 03-02-07/1-272 указано: в соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на сумму ранее полученных убытков. А этот срок составляет 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором этот убыток был получен (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Убыток выявляется на предприятии по окончании года (налогового периода) и рассчитывается как разница между всеми доходами и расходами, произведенными организацией за истекший год. Поэтому она должна хранить все документы по произведенным расходам, а также полученным доходам за тот год (налоговый период), когда получен убыток.

По мнению контролирующих органов, в этом случае к установленному сроку хранения следует прибавить еще четыре года, предусмотренных пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. Основанием служит предположение, согласно которому отсчитывать 4-летний срок хранения нужно не с момента составления документов, а с момента окончания налогового периода, в котором учтен соответствующий убыток. Если этого не сделать, то перенос убытков будет считаться неправомерным.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
• документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Категория документации	Вид документов	Срок хранения
Налоговый учет	Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним	5 лет
Налоговый учет	Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов	5 лет
Налоговый учет	Счета-фактуры	5 лет
Налоговый учет	Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников	5 лет
Налоговый учет	Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС	5 лет
Налоговый учет	Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом	5 лет
Налоговый учет	Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН	5 лет
Налоговый учет	Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов	5 лет
Налоговый учет	Переписка о реструктуризации задолженности по налогам	6 лет
Налоговый учет	Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников	50/75 лет
Налоговый учет	Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ	При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет
Налоговый учет	Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС	5 лет
Налоговый учет	Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов	При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Бухгалтерский учет	Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества)	5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет	Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки)	5 лет при условии проведения проверки
Бухгалтерский учет	Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета)	5 лет после замены на новые
Бухгалтерский учет	Годовая бухгалтерская отчетность	Постоянно
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Бухгалтерский учет	Промежуточная бухгалтерская отчетность	5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Бухгалтерский учет	Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы)	Постоянно
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
Бухгалтерский учет	Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности:	а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
	а) у аудируемого лица;	б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
	б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора
		10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет	Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах	а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
	б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы
	10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу
Бухгалтерский учет	Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы)	При наличии лицевых счетов — 6 лет
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения
	При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Кадровый учет	Документы по личному составу организации	50/75 лет
Кадровый учет	Коллективные договоры	Постоянно
Кадровый учет	Перечни профессий	По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых.
Кадровый учет	Графики отпусков	3 года
Кадровый учет	Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)	До востребования, но не более 50/75 лет
Кадровый учет	Документы о премировании сотрудников	5 лет
Кадровый учет	Приказы о кадровых перемещениях	50/75 лет
Кадровый учет	Личные карточки работников	50/75 лет ЭПК
Кадровый учет	Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже.	5 лет
Кадровый учет	Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве	а) 45 лет;
	связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно
а) по месту составления;
б) в других организациях	б) 5 лет
Кадровый учет	Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях	3 года
Кадровый учет	Заявки о потребности в иностранных работниках	1 год
Кадровый учет	Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения)	5 лет
Кадровый учет	Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий	1 год
Кадровый учет	Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте)	45 лет

Сроки хранения бухгалтерских документов

Установленные законодательством сроки хранения различных документов служат основным критерием в экспертизе ценности. В зависимости от предписанного порядка, документы уничтожаются или передаются на временное или постоянное хранение в архив.

Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558 и № 43-ФЗ от 02.03.2016 г. установлен перечень документов и сроки хранения для каждого типа.

Так, постоянному хранению подлежат:

• годовые отчеты;
• инвентаризационные документы;
• договора и акты, связанные с приемом-передачей имущества.

Не менее 75 лет хранятся документы по личному составу. С 2016 г. в силу вступила поправка – теперь документы данного типа, созданные после 2003 г., подлежат хранению в течение 50 лет.

Сроком не менее 5 лет необходимо хранить:

• квартальные отчеты;
• справки о недостачах;
• учетные документы;
• таблицы, доклады и иные приложения к годовым отчетам;
• учета кассовых документов.

Что относится к данной категории

Платежные документы являются одним из видов первичной документации, подтверждающим факт оплаты компанией товаров или услуг контрагентов, и включают:

• кассовый чек. Он выдается при помощи кассы, которая обязательна к применению для всех организаций, принимающих оплату наличными и банковскими картами. Все чеки передаются в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД);
• товарный чек (или товарная накладная). Это документ, подтверждающий не только оплату определенной суммы, но и покупку конкретного товара или группы товаров;
• платежное поручение. Данный документ подтверждает перевод денежных средств по определенным реквизитам через интернет-банк. Платежное поручение может быть связано с оплатой услуг контрагента или касаться уплаты налогов;
• платежное требование. Оно оформляется, если у одной организации есть какие-либо финансовые требования по отношению к другой, например поставщик требует оплатить какие-либо товары;
• бланк строгой отчетности. Это аналог кассового чека, применяемый в случае отсутствия кассового аппарата.

Некоторые ситуации проще понять на примерах

Чтобы понять принцип действия норм налогового и бухгалтерского законодательства, рассмотрим еще несколько ситуаций.

Пример 1.

В 2014 году организация в качестве генподрядчика заключила договор на выполнение работ. В этом же году были подписаны акты сдачи-приема с субподрядчиком и заказчиком. Расчеты с субподрядчиком произведены полностью, а заказчик не погасил часть задолженности.

В 2017 году бухгалтер списал долг заказчика как безнадежный в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности.

Рассмотрим, в каком году истекает срок хранения документов, подтверждающих:

– затраты по оплате выполненных субподрядчиком работ;

– возникновение дебиторской задолженности заказчика.

Начнем с документов, подтверждающих затраты по оплате выполненных субподрядчиком работ.

Согласно ст. 29 Закона о бухгалтерском учете документы, касающиеся взаимоотношений с субподрядчиком, необходимо хранить в течение пяти лет после отчетного года. Документы можно уничтожить в году, следующем за тем, в котором истек установленный для них срок хранения (п. 4.11 Правил хранения документов). Следовательно, документы могут быть уничтожены организацией не ранее 2020 года.

В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов на протяжении четырех лет после года, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (Письмо Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

Поскольку «бухгалтерский» срок хранения больше, чем «налоговый», генподрядчик должен хранить документы на протяжении пятилетнего периода после завершения 2014 года, то есть в течение 2015 – 2019 годов.

Взаимоотношения с заказчиком начались в том же 2014 году. Однако расходы у организации возникли только в 2017 году в момент списания безнадежной дебиторской задолженности. Поэтому пятилетний срок хранения документов начинает течь в 2018 году и закончится лишь в 2022 году.

Пример 2.

В 2014 году организация заключила договор с субподрядчиком. В этом же году результат работ был принят на основании акта сдачи-приема. Выполненные субподрядчиком работы оплачены не полностью.

В 2017 году в связи с истечением трехлетнего срока исковой давности бухгалтер включил в доходы сумму кредиторской задолженности перед субподрядчиком.

Определим, в каком году истекает срок хранения документов, касающихся взаимоотношений с субподрядчиком.

Задолженность возникла в 2014 году, а доходы – в 2017 году. Пятилетний период хранения документов закончится в 2022 году. Соответственно, принять решение об уничтожении документов можно не ранее 2023 года.

Чем регламентируются сроки хранения документов в организации

В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится:

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

В список «иных нормативных правовых актов Российской Федерации» входят:

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;

1. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
2. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.

Сроки хранения документов акционерных обществ определены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
• документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Постоянно придется хранить, например:

• годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
• передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
• свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
• Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
• договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
• документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
• акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
• договоры дарения;
• документы по операциям с ценными бумагами;
• переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
• паспорта сделок.

75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

• трудовые договоры;
• реестры сведений о доходах физлиц;
• ведомости на выдачу дивидендов;
• лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

10 лет хранят документы, например:

• по продаже движимого имущества;
• договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
• оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
• документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Как указано в основном законе о бухучете 402-ФЗ, срок хранения документов бухгалтерского учета не должен быть:

• меньше 5 лет после отчетного года (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ) — для первичных и кассовых регистров учета;
• меньше 5 лет, начиная с года, в котором ими пользовались в последний раз. Это касается учетной политики и иных локальных актов, устанавливающих порядок, методы и способы учета на конкретном предприятии.

Однако следует учитывать, что порядок и сроки хранения бухгалтерской документации в ООО и организациях других форм собственности устанавливаются каждой организацией самостоятельно, с учетом норм и требований:

• Налогового кодекса РФ;
• закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;
• приказа Росархива от 20.12.2019 № 236;
• приказа Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182;
• перечня, утвержденного Главархивом СССР от 15.08.1988;
• положения, утвержденного постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО.

ВАЖНО! Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 утратил силу 18.02.2020. Новые сроки хранения бухгалтерских документов введены приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

В таблице вы можете найти ответы на вопрос, сколько лет хранится бухгалтерская документация, в зависимости от их вида, с отсылками на законодательные акты.

ВАЖНО! Если в каждом из указанных актов законодательства для одних и тех же документов указан разный срок, установить фактический нужно в соответствии с тем актом, в котором указан максимальный срок.

Вид документации	Сроки	Основание
Налоговые, в т. ч. первичные и счета-фактуры	4 г. по завершении налогового периода, в котором использовался последний раз (для расчета налога и составления отчетности). Приказом Росархива для счетов-фактур срок хранения увеличен до 5 л. Но если есть споры или разногласия, храните их до принятия решения.	Пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
Регистры налогового учета и налоговая отчетность (декларации, расчеты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т. п.)	5 л. после года составления.	Пп. 310-313 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.
Документы о переоценке основных фондов и амортизации, акты приема-передачи недвижимости	5 л. после выбытия основных средств или нематериальных активов.	Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
По начислению и уплате страховых взносов (Т-49, Т-51, Т-53, кассовые и банковские по выплатам сотрудникам, больничные, платежки на перечисление взносов, расчеты по страховым взносам, др.)	6 л. после года, в котором последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчетности по ним.	Пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ.
По персоналу (трудовые договоры, личные карточки (Т-2), лицевые счета (Т-54) работников, приказы и распоряжения о приеме на работу, переводе, увольнении, премировании и т. п.)	В зависимости от даты создания: до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания; созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.	П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле.
Кассовые на выдачу зарплаты, в т. ч. расчетные (Т-49) и платежные (Т-53) ведомости	6 л. после окончания года, в котором составлен. Но если отсутствуют лицевые счета (Т-54), в зависимости от даты создания: до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания; созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.	П. 295 приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле:
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 л. после окончания года, в котором они составлены. Если велся учет периодов работы во вредных или опасных условиях, в зависимости от даты создания: до 2003 г. — хранятся 75 л. со дня создания; созданные в 2003 г. и позже — 50 л. со дня создания.	Ст. 586, п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236. П. 3 ст. 3, ч. 1, ч. 2 ст. 22.1 закона об архивном деле.

Опираясь на упомянутые выше законодательные акты, организуйте хранение бухгалтерских документов в организации. Если срок хранения бухгалтерской отчетности в организации не истек и документ запрашивает в рамках выездной или камеральной проверок налоговый орган, ФСС или трудовая инспекция, а его физически нет, будет предъявлен штраф организации на основании п. 1 ст. 126 НК РФ — в размере 200 руб. за каждый непредоставленный документ. Организации и должностному лицу грозят административные штрафы (ч. 1 ст. 5.27, ч. 1 ст. 15.6, ч. 3, 4 ст. 15.33 КоАП РФ, ст. 26.31 закона № 125-ФЗ).

Похожие записи:

• Земля на третьего ребенка в Башкирии 2023 с чего начать
• ПДД для мотоциклистов в 2023 году
• ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ МЕЖЕВАНИЯ ЗЕМЕЛЬ