Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личная карточка сотрудника можно ли не оформлять». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если сотрудник получил дополнительную профессию, это нужно отразить в карточке. Профессиональной переподготовкой считается прохождение специальных программ на базе имеющегося образования – высшего или среднего специального. Присвоение новой профессии подтверждается свидетельством или дипломом.
Профессиональная переподготовка
В графах раздела указывают даты начала и окончания переподготовки, её направление и специальность, данные из диплома и реквизиты приказа руководителя о направлении на учебу (если это инициатива организации).
В качестве этапов профессиональной переподготовки сотрудники могут посещать отдельные курсы. Однако информацию о них вносить в личную карточку не нужно.
Кто должен вести личные карточки
Карточки должны вести на своих работников организации любых форм собственности и любой численности, а также ИП с работниками. Даже если у работодателя всего 1-2 сотрудника, непременно нужно завести на них личные карточки.
Порядок ведения формы № Т-2 регламентируется постановлением Госкомстатистики от 05 января 2004 № 1. Вместе с тем утвержденную унифицированную форму можно заменить на иную, принятую на предприятии. Главное, чтобы она включала всю необходимую информацию.
Роструд указывает на то, что руководство или кадровая служба предприятия обязаны создать личную карточку на каждого человека, с кем возникли трудовые отношения. Создается форма при приеме на работу, а далее данные в нее включаются за весь срок работы у работодателя. Вносится следующая информация:
- фамилия, имя, отчество физического лица и все индивидуальные данные;
- данные, где зарегистрирован и проживает сотрудник и его контактный телефон;
- уникальный номер сотрудника;
- ИНН (если имеется) и СНИЛС;
- дата и номер трудового соглашения;
- профессия;
- уровень образования;
- состав семьи;
- трудовой стаж;
- военная обязанность;
- кадровые перемещения на предприятии (назначения на иную должность, взыскания и награждения);
- информация об аттестации (если необходимо).
Как правильно заполнить личную карточку работника?
Приводим пошаговую инструкцию.
1. Шапка формы.
На первой строке указываем полное наименование организации-работодателя, а в ячейке справа — код по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Далее проставляем в таблице:
- дату заполнения данной личной карточки;
- табельный номер специалиста (был присвоен еще в ходе приема на работу);
- ИНН и СНИЛС;
- первую букву в фамилии;
- вид работы (временно или постоянно, основная либо по совместительству);
- пол (обозначается одной буквой — М или Ж).
2. Общие сведения.
Наверху вписываем номер и дату трудового договора.
Затем заполняем ФИО конкретного сотрудника, а остальную личную информацию — уже вместе с кодами по соответствующим классификаторам в специальной табличке справа:
- дату рождения (в строке месяц должен быть указан прописью, в графе таблицы — полностью цифрами);
- место рождения (код по Общероссийскому классификатору административно-территориальных образований — ОКАТО);
- гражданство (код по Общероссийскому классификатору информации о населении — ОКИН. Например, при российском гражданстве проставляется 1, при двойном — 2, если это иностранный работник — 3, для лиц без гражданства — 4);
- каким иностранным языком владеет и в какой степени — свободно, читает и способен объясниться, читает и переводит со словарем (код по ОКИН);
- уровень образования (код по ОКИН).
Далее идет таблица, в которой нужно перечислить учебные заведения, полученные специальности, годы окончания, номера дипломов. Дополнительно направление подготовки и профессия приводятся в виде кодов по Общероссийскому классификатору специальностей по образованию (ОКСО) и по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), соответственно.
В раздел «Общие сведения» также попадает информация:
- о стаже работы сотрудника (накопленный на момент оформления личной карточки);
- о семейном положении (с кодом по ОКИН). Можно указать, что работник ранее не был в браке (1), в настоящее время замужем или женат (2), состоит в гражданских отношениях (3), вдова или вдовец (4) или находится в разводе (5);
- о близких родственниках. В отдельную таблицу заносится перечень ФИО родителей, супруга и детей, у каждого отмечается степень родства и год рождения;
- паспортные данные, полные реквизиты прописки и фактического места жительства, дата регистрации и номер телефона для связи.
Нужно ли вести личные карточки сотрудников (форма Т-2)
Отдел кадров и личная карточка сотрудника – это давняя история. До настоящего времени оформление личных карточек сотрудников было обязательной процедурой. Обязывало к этому Постановление Правительства РФ, известным многим кадровикам под номером №225. Но буквально с июля 2021 года, в рамках перехода на цифровой формат трудовых книг, был пересмотрен и подход к необходимости заполнения личных карт.
Так, Постановление №1250, принятое Правительством России 24.07.2021, отменило предыдущий документ (№225 от 2003 года), поэтому с 1 сентября 2021 года с работодателей снялась обязанность хранения и заполнения личных карточек сотрудников на специальных бланках. Хотя специалисты по кадрам могут продолжать это делать, если такой формат работы с первичной документацией им удобен.
Но есть ли в этом смысл? Опытные кадровики точно выдохнули с облегчением, так как фактически должны были вестись сразу несколько форм учёта: трудовые книжки, личные дела и личные карточки сотрудников. 2021 год расставил все точки.Теперь на вопрос «обязательно ли вести личную карточку сотрудника?» ответ однозначный – не обязательно.
Но как быть с теми карточками, которые уже имеются на предприятии? И ведь сам учёт никуда не делся, наверняка, теперь необходимо будет делать то же самое, но в электронном виде?
Тут нужно понимать, что личные карточки и дела, как правило, дублировали информацию, записанную в трудовой книжке. Но так как книжка в любой момент могла покинуть организацию (при увольнении сотрудника и переходе в другую организацию), то все записи дублировались в другой учетной документации компании. Ее приходилось заводить на всякий случай, чтобы при желании данные можно было восстановить или подтвердить документально.
Электронные личные карточки сотрудников намного удобнее. Их невозможно потерять или испортить, нельзя подделать и т.п.
Вести теперь карточку или нет – каждая организация решает самостоятельно. Штрафовать за отсутствие записей, как и за отсутствие росписей в ознакомлении, после 1 сентября 2021 года в бумажных формах Т-2 никто не будет. Главное – своевременно оформить отказ от ведения бумажных форм соответствующим приказом.
Личная карточка сотрудника обязательна или нет
Понятие личной карточки сотрудника Личная карточка сотрудника представляет собой документ, который заводится на каждого сотрудника при приеме на работу и содержит сведения о работнике, кадровых перемещениях, отпусках, увольнении. Законодательное регулирование вопроса Законодательное регулирование вопроса осуществляется несколькими нормативными актами, среди которых:
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1, в котором приведена данная унифицированная форма;
- Федеральный закон от 6 декабря 2011 года с номером 402-ФЗ, в котором указано на первичные учетные документы;
- Постановление Правительства от 16 апреля 2003 с номером 225, который регламентирует использование трудовых книжек.
Можно ли заполнять личную карточку работника на компьютере и вести ее в электронном виде? Обязательно ли бланк личной карточки, которая заполняется вручную, должен быть картонным
Личные подписи работника кадровой службы и работника, на которого ведется личная карточка, предусмотрены также разделом II формы N Т-2. Так как некоторые записи в личной карточке подтверждаются подписью работника, вести ее в электронном виде нельзя. При этом работодатель не ограничен в праве дублировать записи в личной карточке, которая ведется на бумажном носителе, записями в личной карточке, которая ведется в электронном виде.
Пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
Как оформить личную карточку сотрудника
Пока сотрудник работает в организации, последний раздел «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки остается незаполненным. После того как он уволится, впишите в него основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса РФ. А также укажите дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Закрывают личную карточку подписи ответственного за ведение кадрового учета и сотрудника.
Жители Крыма и г. Севастополя в течение месяца после присоединения этих территорий к России могли сохранить украинское гражданство, заявив об этом. Если они этого не сделали, то по умолчанию считаются россиянами и должны были получить паспорта РФ. Поэтому варианты оформления личной карточки могут быть следующими.
Личная карточка по унифицированной форме
Личная карта оформляется при приеме работника на основании тех документов, которые предоставляет работник. В дальнейшем записи делаются на основании Приказов руководителя (Например приказа на отпуск или перевод работнику в другое подразделение). При приеме на работу сотрудник, отвечающий за оформление карточки ставит свою подпись под внесенными сведениями, а также дает расписаться новому работнику в достоверности записанных в карточку сведений. Личная карточка содержит следующие разделы:
| Раздел | Что включает в себя |
| Общие сведения | ФИО, дата и место рождение, образование, стаж, место жительства, состояние в браке, паспортные данные, профессия |
| Сведения о воинском учете | Звание, категория годности, военкомат по месту жительства |
| Прием на работу и переводы | Дата, должность, подразделение |
| Аттестация | Дата, основание |
| Повышение квалификации | Наименование учебного учреждения, даты |
| Переподготовка | Специальность, диплом, дата |
| Награды | Наименование поощрения, дата, документ |
| Отпуск | Основание, вид отпуска, период |
| Социальные льготы | Основание, наименование льготы |
| Доп.сведения | – |
| Прекращение трудового договора | Дата увольнения, номер приказа, подписи |
Начало формы и раздел лОбщие сведения»
Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.
Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:
- табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
- идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
- характер работы (постоянно или временно);
- вид работы (основная или по совместительству);
- пол (мужской, женский).
Начало формы и раздел лОбщие сведения»
Вначале указывается наименование фирмы В соответствии с уставом и другими учредительными документами. В правом верхнем углу нужно проставить код фирмы по ОКПО (его знает ваш главный бухгалтер). Дату заполнения личной карточки пишите цифровым способом, например, 11.08.2006.
Далее в форме идет таблица, в которую заносятся следующие сведения:
- табельный номер (он присваивается сотруднику при приемена работу и не изменяется при переводах и перемещениях внутри организации);
- идентификационный номер налогоплательщика — ИНН. Если сотруднику он не присваивался, оставьте ячейку незаполненной;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит (первая буква фамилии сотрудника);
- характер работы (постоянно или временно);
- вид работы (основная или по совместительству);
- пол (мужской, женский).
Формулировки записей о состоянии в браке
| Брачный статус | Код по ОКИН |
| Никогда не состоял (не состояла) в браке | 1 |
| Состоит в зарегистрированном браке | 2 |
| Состоит в незарегистрированном браке | 3 |
| Вдовец (вдова) | 4 |
| Разведен (разведена) | 5 |
| Разошелся (разошлась) | 6 |
Оперативное хранение и учет
Личная карточка и личное дело работника содержат его персональные данные, а значит, к обеспечению их сохранности предъявляются повышенные требования.
Как для документов, содержащих персональные данные, для личных карточек и дел заводится специальный несгораемый, запирающийся на ключ шкаф. Доступ к документам, содержащим персональные данные, как правило, имеет ограниченный круг лиц, которые подписали обязательство о неразглашении личной информации коллег. При работе с карточками и делами не допускается оставлять их без присмотра на столе, тем более на ночь. Личные карточки и дела должны быть возвращены на свое место строго после того, как в них будет внесена новая информация или подшиты новые документы.
Теперь объясним, как организовать систему учета личных дел в отделе кадров. При заведении личных дел на работников им присваивают порядковые номера, регистрируя в Журнале личных дел в валовом порядке. Как правило, личное дело под номером 1 заводится на руководителя, далее – на остальных сотрудников по мере их поступления в организацию.
На основании каких документов заполняется личная карточка
Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.
Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:
- трудовой договор – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
- удостоверение личности работника (паспорт);
- СНИЛС;
- ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
- свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
- военный билет;
- анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
- трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
- справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.
Воинский учет в организациях в форме Т-2
Кроме кадрового документа, дублирующего во многом информацию из трудовой книжки, форма Т-2 играет важную роль в воинском учете. Ее заполнение предусмотрено п. 23 методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017, которые, по состоянию на 01.09.2021, никто не отменял.
Возникает правовая коллизия, когда нормы приказа Минтруда, которые являются обязательными для всех работодателей, вступают в противоречие с методичкой по воинскому учету, которая является рекомендованной. Конечно, руководитель каждой организации самостоятельно решает, в каком объеме вести кадровый учет в соответствии с требованиями законодательства. За отсутствие карточки Т-2 с 01.09.2021 никто не накажет. Но ее ведение поможет в составлении отчетности, в том числе по воинскому учету. Тем более, что в большинстве учетных программ сведения в форму Т-2 вносятся автоматически, в момент приема на работу сотрудника, там же аккумулируются данные обо всех движениях и изменениях.
Хотя раздел о воинском учете в Т-2 совсем небольшой, в нем собрана вся самая важная информация. Если отказаться от ведения формы № Т-2 в целом, необходимо сохранить этот раздел в качестве самостоятельного документа.